slim
samen
werken

De 4 Scrum events/meetings uitgelegd

In Scrum werken we met sprints. Elke sprint heeft een vast ritme. Dit wordt ook wel “The Heartbeat of Scrum” genoemd. Dat ritme wordt bepaald door de meetings in Scrum. In de Scrum Guide worden deze “events” genoemd, of in de Nederlandse Scrum Gids “gebeurtenissen”. Zelf spreek ik vaak van meetings.

Elk event in Scrum is een formele gelegenheid om de drie pijlers van Scrum toe te passen, oftewel om transparantie mogelijk te maken, te inspecteren en aan te passen. De regelmaat van de Scrum events zijn van belang om de behoefte aan veel vergaderen zo minimaal mogelijk te maken. Daarom in dit blog nog eens op een rij: de 4 Scrum events, wie zijn erbij aanwezig en wat is het doel van elk event?De vier Scrum events uitgelegd

Scrum event #1: de Sprint Planning meeting

De sprint start altijd met de Sprint Planning. Het hele Scrumteam is hierbij aanwezig. De Product Owner presenteert de bijgewerkte Product Backlog, herhaalt nog eens wat het Productdoel is zodat iedereen weer scherp heeft waar we naartoe werken, en vaak heeft de Product Owner ook een idee wat het Sprintdoel voor deze sprint zou moeten zijn. Dit Sprintdoel wordt echter uiteindelijk in gezamenlijkheid bepaald. De Developers bepalen welke User Stories zij van de Product Backlog gaan oppakken en dus overzetten naar de Sprint Backlog: dat wat zij deze sprint gaan oppakken. Als zij User Stories niet begrijpen vragen ze de Product Owner om deze toe te lichten. De Developers bepalen vervolgens samen welke taken er gedaan moeten worden om de User Stories te kunnen opleveren. Er kunnen gedurende de sprint nog nieuwe taken bijkomen, als er meer is geleerd en nieuwe inzichten zijn ontstaan.

De User Stories worden vaak ingeschat met behulp van story-points of T-shirt sizing. Dit is geen vereiste in Scrum maar kan vaak wel helpen om een realistische planning te maken zodat aan het eind van de sprint alle “to do”s ook daadwerkelijk in “done” komen te staan.

Het doel van de Sprint Planning is dat er een Sprintdoel is met een plan voor de komende sprint, in de vorm van een Sprint Backlog. Ook is het belangrijk dat Developers weten waarmee ze met focus aan de slag gaan (en waarmee niet!). Belangrijk is dus dat de Scrum Master einde van dit Scrum event checkt: is het Sprintdoel helder voor iedereen, is de Sprint Backlog helemaal op orde, weet iedereen wat hij/zij moet doen en heeft iedereen commitment op deze Sprint Backlog?

Scrum event #2: de Daily Scrum meeting

Het plan is gemaakt, het team kan aan de slag. Elke dag checkt het team of ze “on track” zijn, met andere woorden: zoals het nu gaat, halen we het Sprintdoel nog steeds? Dit checken gebeurt in de Daily Scrum, vaak ook stand up genoemd. Zoals de naam al zegt, deze vindt dagelijks plaats, de meeste teams kiezen ervoor om dit aan de start van de werkdag te doen. Vanwege de eenvoud, een belangrijk Agile principe, is deze elke dag op hetzelfde tijdstip en altijd maximaal 15 minuten. De Daily Scrum is een Scrum Event voor en door Developers. Vaak begeleid de Scrum Master dit. De Product Owner mag eventueel mee kijken, maar is als gast “slechts op bezoek”. Hij/zij mag luisteren maar vooral niet gaan vertellen hóé het werk gedaan moet worden, dat is namelijk aan de Developers. Eventueel kan de PO na de Daily Scrum verder in gesprek met de Developers over de inhoud.

Er kunnen (vaak door de Scrum Master) hulpvragen worden gesteld, alhoewel we moeten opletten wat we vragen. Als je vraagt: “wat heb je gedaan gisteren”, dan is er een groot risico om dat er op inhoud in gegaan wordt. Dat is niet de bedoeling en de grootste valkuil van de Daily Scrum: dat het langer dan 15 minuten duurt. Wat voor hulpvragen mogen dan wel? Mijn suggestie is altijd: “Is dat wat je je had voorgenomen aan taken gisteren gelukt?” “weet je wat je vandaag moet doen?” “heb je blokkades (Impediments) waardoor je niet verder kunt”? Indien het werk gisteren niet gelukt is, of er obstakels zijn, moet er dus een herplanning plaatsvinden- wat heeft dit voor gevolgen voor de taken die je vandaag zou doen?

Let op: tijdens de Daily Scrum bepaal je alleen maar wie met wie hier verder over moet praten, ná de Daily Scrum. Dus niet tijdens de Daily Scrum, want dan haal je de 15 minuten zeker niet. Het belangrijkste om van dit Scrum event te onthouden is dat dit het moment is om met elkaar te bepalen: zijn we nog steeds goed op weg om het Sprintdoel te halen?

Scrum event #3: de Sprint Review meeting

Aan het einde van de sprint vindt de Sprint Review plaats. Dit Scrum event is weer een “inspectie” moment, waarin we gaan bekijken wat we hebben opgeleverd deze sprint. Naast een demonstratie van het Increment (opgeleverde deelproduct) door de Developers, vraagt het team ook om feedback aan stakeholders. De Product Owner heeft de betreffende stakeholders uitgenodigd. We willen van hen graag weten wat ze ervan vinden, zodat we kunnen leren en aanpassen daar waar nodig. Naar aanleiding van alles wat we van de feedback geleerd hebben, kan de Product Backlog worden aangepast en kunnen we een idee vormen over wat de volgende stappen zullen zijn en wat er in de volgende sprint gaat worden opgepakt.

Kortom: het doel van de review is dus om de uitkomst van de sprint te inspecteren en toekomstige aanpassingen te bepalen. Het hele Scrumteam plus uitgenodigde stakeholders zijn aanwezig bij dit Scrum Event.

Scrum event #4: de Retrospective meeting

Tijdens dit laatste Scrum event is het hele Scrumteam bij elkaar om te reflecteren hoe de samenwerking is gegaan om het Sprintdoel te bereiken, en om verbeterpunten te benoemen voor komende sprints. Het doel van de Retrospective is om kwaliteit en effectiviteit te verhogen en als team te groeien in team-performance. Het team evalueert hoe het is gegaan met betrekking tot individuen, interactie, processen en tools en kan ook de Definiton of Done (waarmee kwaliteit wordt geborgd) kritisch bekijken.

Veel gebruikte werkvormen tijdens “de retro” zijn allerlei variaties op het thema “Wat ging goed en wat kunnen we verbeteren”. Naast het stellen van dergelijke vragen, is het ook een idee om de teambuilding nog iets meer aandacht te geven. Door bijvoorbeeld eens in een retro in te gaan op kwaliteiten van de teamleden en hun valkuilen. Door dit te delen met elkaar leert men elkaar iets beter kennen en dit draagt ook bij aan vertrouwen binnen een team. Belangrijk, want zonder vertrouwen geen transparantie en dat is toch een belangrijke pijler van Scrum!

Tenslotte: Een valkuil die we wel meemaken is dat teams een soort “Scrum light” doen en sommige Scrum events overslaan.  Maar “Scrum exists only in it’s entirety”. Alleen als je alle meetings laat plaatsvinden en alle drie de rollen van Scrum toepast, dan pas ervaar je de kracht van Scrum.

Heb je vragen over Agile en Scrum of ben je benieuwd wat de Scrum werkwijze jouw organisatie kan bieden ? Bekijk onze trainingencoaching, of transformatie mogelijkheden. Neem contact op via 020 2614 195 of info@agilescrumgroup.nl en we plannen vrijblijvend wat in.

Ook interessant:

Over de auteur: Ingrid Manasse

Ingrid is Agile coach en trainer bij Agile Scrum Group. Na een studie Psychologie en Communicatiewetenschappen, heeft Ingrid veel ervaring opgedaan als consulant, teamleider en manager. Met veel kennis over leiderschap, Agile en Scrum werken, Deep Democracy, DISC en NLP, is Ingrid uitermaten geschikt om organisaties te helpen veranderen en slimmer samen te werken door middel van Agile werken.

[class^="wpforms-"]
[class^="wpforms-"]