slim
samen
werken

Stakeholdermanagement in projecten met Scrum

De Product Owner als stakeholder manager

Als Product Owner ben je verantwoordelijk voor het maximaliseren van de waarde van een op te leveren product of project. Dit doe je onder andere door de wensen en ambities van je (belangrijkste) stakeholders continue te inventariseren. In een omgeving waar je te maken hebt met veel stakeholders kan dit een complexe en chaotische situatie geven. Het is daarom van belang dat je als Product Owner focus aanbrengt en keuzes maakt in wie/ wanneer/ waarvoor te betrekken. Dit gebeurt al bij de start van een Scrumproject, zodra je als Product Owner een stakeholder analyse maakt. Deze stakeholder map is vervolgens een handige tool die kan helpen bij het kaderen en de rol bepalen van de verschillende stakeholders. De tool ondersteunt je bij het snel identificeren en betrekken van key stakeholders wanneer er beslissingen genomen moeten worden. Ook geeft het inzicht in het type input dat per stakeholder vereist is en welke vorm van communicatie nodig is. Stakeholder informatie is bovenal relevant voor het opstellen van de Productvisie.

In deze blog gaan we dieper in op stakeholder management met behulp van stakeholder analyse en handige stakeholder management tools: de stakeholder map, het stakeholder communicatieplan en persona’s. Om deze goed te begrijpen, starten we eerst bij een helder begrip van het woord stakeholder.

Wat is een stakeholder?

Stakeholders zijn alle partijen die interesse hebben in een op te leveren product of project. Het zijn mensen die het project kunnen beïnvloeden of door het project worden beïnvloed. Door deze afhankelijkheid zijn zij in staat het project te maken of te breken. Stakeholders kunnen mensen zijn die dichtbij je Scrum project staan, zoals je belangrijkste klanten, managers en interne opdrachtgevers. Het kunnen echter ook personen zijn die verder van je af staan, zoals de CEO of de board. Wat te denken van de dame achter je in de kassa-rij of de medewerker in het gemeentehuis. Het zijn allemaal personen die (in)direct invloed en interesse kunnen hebben op jouw Scrum project.

Soorten-stakeholders

Stakeholders identificeren

Het identificeren van stakeholders kan je als Product Owner alleen doen, maar je kan hier ook heel goed de hulp van de rest van het Scrum Team bij vragen. Een globale categorisering van stakeholders geeft richting in welke hoek je je stakeholders kunt zoeken. Grofweg kunnen we een categorisering maken op basis van interne, externe en interface stakeholders:

1. Interne stakeholders: deze partijen willen hoofdzakelijk dat het project winstgevend en/of efficiënt verloopt. Voorbeelden zijn afdelingen binnen de organisatie, zoals logistiek, marketing, finance, HR.

2. Externe stakeholders: deze partijen zitten veelal op behoefte-invulling van het project en hebben vaak een emotioneel belang. Het betreft bijvoorbeeld de eindgebruiker, de consument, de betalende klant.

3. Interface stakeholders: deze partijen kunnen van invloed zijn door wet- en regelgeving, bijvoorbeeld de overheid, maatschappij, onderwijs.

Stakeholder analyse

Na het identificeren van de stakeholders start de analyse fase. Tijdens deze fase onderzoek je de verschillende stakeholders en in hoeverre zij van belang zijn bij het Scrum project. Dit kun je doen door de volgende vragen te stellen:
1. Welke stakeholders hebben het meest invloed op het Scrum project?
2. Welke stakeholders worden het meest beïnvloed door het Scrum project?
3. Welke stakeholders betalen voor de geleverde producten?
4. Welke stakeholders zijn verantwoordelijk voor de middelen van het Scrum project?
5. Welke stakeholders zijn je grootste supporters?
6. Welke stakeholders vormen je uitdaging?

stakeholder-matrix-bij-scrum-en-agile

Stakeholder matrix

Nadat de stakeholder analyse heeft plaatsgevonden, kan je met het Scrum Team de stakeholders positioneren. Stakeholder mapping, ook wel een stakeholder matrix genoemd, is een visuele stakeholder management tool die inzicht geeft in welke mate bepaalde stakeholders betrokken zijn/moeten worden. De matrix kent twee assen; een horizontale as die de mate van interesse/belang weergeeft en een verticale as die de mate van invloed weergeeft. De matrix kan je indelen in vier kwadranten:
‘monitoren’, ‘tevreden houden’, ‘informeren’, ‘nauw contact mee onderhouden’. Nadat je de stakeholders geplot hebt, is dus inzichtelijk in welke vorm en mate je contact met je specifieke stakeholders wilt onderhouden.

Monitoren (lage interesse, lage invloed): lage betrokkenheid, val deze stakeholders niet te veel lastig met bovenmatige communicatie. Kies bewuste momenten voor relevantie communicatie. Voorbeeld: informatie verschaffen via je magazine.

Tevreden houden (hoge invloed, lage interesse): besteed genoeg tijd aan deze stakeholders om hen tevreden te houden, maar niet zodanig veel dat ze verveeld raken van je boodschap. Voorbeeld: nodig deze stakeholders uit bij je Sprint Review of vraag hen telefonisch om feedback.

Informeren (lage invloed, hoge interesse): informeer deze stakeholders adequaat en vergaar relevante informatie die ervoor zorgt dat er geen grote problemen ontstaan. Stakeholders in deze categorie kunnen vaak zeer relevant zijn voor details van het project. Voorbeeld: verstuur een nieuwsbrief met highlights.

Nauw contact mee onderhouden (hoge invloed, hoge interesse): dit zijn sleutelfiguren, betrek deze stakeholders volledig bij je project en investeer de nodige tijd om hen tevreden te stellen. Voorbeeld: nodig deze stakeholders ook al uit bij je Sprint Planning, naast de Sprint Review en onderhoud tijdens de Sprint (face to face) contact.

Conclusie

Voor een Product Owner is stakeholder management een essentieel onderdeel van zijn verantwoordelijkheden. Het is vaak complex om de vele stakeholders te managen, contact mee te onderhouden en hun belangen te behartigen. Gelukkig zijn er verschillende tools die helpen bij het reduceren van complexiteit, het bevorderen van communicatielijnen en het prioriteren van tijdsindeling. Allereerst helpt een stakeholder analyse bij het inzichtelijk maken van wie je stakeholders zijn. Deze kun je vervolgens in een matrix of stakeholder map indelen gebaseerd op ‘invloed en interesse’ in het product of Scrumproject. Hierna is duidelijk wie je key stakeholders zijn en in welke mate je met de verschillende stakeholders contact wilt onderhouden. Een stakeholder communicatieplan helpt de Product Owner bij het uitvoeren van zijn communicatiestrategie. Dit helpt vaak de relatie te versterken door wederzijds begrip en interesse.

Vraag je je af hoe je stakeholder management binnen jouw organisatie toe kunt passen of wil je hier direct mee oefenen? Volg dan onze product owner training of neem eens contact met ons op om vrijblijvend kennis te maken met een van onze ervaren Agile trainers & coaches. Je kunt ons bereiken via info@agilescrumgroup.nl of 020 2614 195.

Ook interessant:

Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)

Over de auteur: Willemijn van Lier

Willemijn is Zelforganisatie- en Agile Coach. Haar passie om teams in beweging te krijgen is merkbaar zodra ze de ruimte binnen stapt. Zij benadrukt dat vertrouwen, autonomie en purpose de basis vormen voor succesvolle teams. Dit stimuleert dat teams zelf de verantwoordelijkheid voelen om gezamenlijke resultaten te behalen. Willemijn vertaalt makkelijk theorie naar praktijk; actie wakkert het leervermogen aan en daarmee de potentie om als team te groeien.