Wat is Kanban? Een volledige uitleg van de Kanban Methode + template

Vraag jij je af wat Kanban is? Dan gaat dit artikel veel opheldering geven. Op deze pagina wordt namelijk van begin tot eind de volledige methode uitgelegd. Na het lezen van deze pagina kun je jouw team of collega’s uitleggen waarom jullie wel of juist geen baat zullen hebben bij de methode. Wil je je na het lezen van dit artikel nog verder ontwikkelen in de Kanban methode? Volg dan onze Kanban training.

Videouitleg Kanban

Wat is Kanban? Een definitie

Laten we beginnen met een definitie van de Kanban-methode: Kanban is een visuele werkmethode voor het beheren en optimaliseren van werkstromen, waarbij taken zichtbaar worden gemaakt op een bord (fysiek of digitaal) en de hoeveelheid werk in uitvoering bewust wordt beperkt.

Kanban wordt vooral toegepast op kenniswerk, werk waarbij de primaire taak bestaat uit het verwerken, analyseren, creëren of toepassen van kennis en informatie, in plaats van fysieke arbeid of routinematige handelingen. Denk bijvoorbeeld aan een dienst als klachtafhandeling, softwaredevelopment, of contentproductie voor een website. De kracht van Kanban zit ‘m vooral in het onzichtbare zichtbaar maken, en in de kunst om niet alles tegelijk op te pakken.

De geschiedenis van Kanban

Allereerst een stukje geschiedenis. Kanban is ontstaan in de jaren ’50 in Japan als een manier om productieprocessen efficiënter te maken. De werkplaatschef van autofabrikant Toyota, Taiichi Ohno, zocht naar manieren om efficiënter om te gaan met materiaalvoorraden vanwege tekorten in het naoorlogse Japan. Hiervoor ontwikkelde hij een systeem met Kanban-kaarten (signaalkaarten). De kaarten dienden als placeholders voor tussenvoorraden van kleinmateriaal (zoals boutjes en moertjes), waardoor de doorstroming hiervan werd verbeterd, zodat er minder grote buffers nodig waren.

Het systeem werd later aangepast voor het ontwikkelen van software door David J. Anderson, die de Kanban-methode introduceerde als een flexibel, visueel systeem voor kenniswerk. De Kanbankaarten in deze methode zijn placeholders voor stukken kenniswerk, dat doorgaans immaterieel en dus onzichtbaar is.

Waarom Kanban?

Waarom zou je Kanban gebruiken? Daar zijn een aantal mogelijke redenen voor, maar de hoofdreden is het efficiënter organiseren van je werk. Als je het overzicht over je werk kwijt bent, kan Kanban je helpen het terug te krijgen. Doordat Kanban het werk visueel maakt en mogelijkheden biedt om dat helemaal op jouw manier te doen, helpt het je om overzicht over je werk te verkrijgen en te behouden.

Met Kanban zul je ook inzicht hebben in je werk, om bijvoorbeeld knelpunten in je proces sneller herkennen, wat je in staat stelt om er wat aan te doen. Omdat Kanban een heel flexibele methode is, is het vrijwel altijd toe te passen. Het geeft je gereedschappen in handen om je onderhanden werk te beperken en zodoende niet te veel tegelijk op te pakken, wat de doorstroomsnelheid, de totaal bestede tijd en de kwaliteit van je werk ten goede komt. Bovendien helpt het je om in kleine stapjes je werkprocessen te verbeteren, telkens weer.

Het Kanbanbord

Kanban gaat uit van het zichtbaar maken van werk, in het bijzonder van kenniswerk dat inherent onzichtbaar is en immateriële goederen levert. Dit doe je met behulp van een Kanbanbord. Dit is een bord met daarop doorgaans een aantal kolommen die stappen vertegenwoordigen van het proces dat het werk doorloopt. Veel mensen denken overigens dat dat bord gelijk is aan Kanban. “Je hebt een backlog, todo, doing en done kolom en je werkt Kanban.” Maar Kanban is, zoals je verderop in dit artikel kunt lezen, veel meer.

Het werk wordt weergegeven door zogenaamde Kanbankaarten, die door het proces bewegen. Zo is het onzichtbare kenniswerk zichtbaar geworden en krijgen we overzicht, want we zien waar ieder stuk werk in ons proces zit. Dit Kanbanbord kunnen we op allerlei manieren uitbreiden, alles met het doel om meer duidelijkheid en inzicht te geven. Zo kun je de werkafspraken vermelden op het bord. Bekende voorbeelden hiervan zijn de Definition of Done, die op een Kanbanbord per kolom weergegeven kunnen worden, en het weergeven van de WIP-limiet, die (meestal) ook per kolom geldt.

Wat zijn de kerngebruiken die horen bij de Kanban Methode?

Binnen de Kanban methode zijn in de loop van de tijd zes zogenaamde practices of kerngebruiken ontstaan.

1. Visualiseer wat je kunt visualiseren

De Kanban-methode hecht zeer veel waarde aan visualisatie. De Kanban-methode start vaak met het visualiseren van het werkproces. Het visualiseren van de workflow is een belangrijk proces om als team samen te doorlopen. Je moet het namelijk met elkaar eens worden over hoe je met elkaar je werk doet.

Een gevisualiseerd werkproces kan er als volgt uitzien:

Naast het proces maak je ook werkafspraken visueel. Zo kun je bijvoorbeeld per processtap toevoegen wat de afspraken zijn voordat het werk door mag naar de volgende stap. Verder is het van belang afspraken te maken wat je aan informatie op een kaartje/werk-item zet. Daar zet je over het algemeen op: wie het item oppakt, hoeveel inspanning het kost om het te realiseren, of het afhankelijkheden heeft en of het is geblokkeerd.

2. Limiteer de hoeveelheid werk die je tegelijkertijd oppakt

De hoeveelheid werk waar je op een bepaald moment mee bezig bent noem je “Work in Progress” oftewel “WIP” afgekort. We zijn gewend om nieuw werk zo snel mogelijk op te pakken. Managers vragen medewerkers zo snel mogelijk, als er een nieuwe taak opduikt, om dit op te pakken. Dit is een Push-model, waar werk aan de voorkant naar binnen wordt geduwd. Het gevolg hiervan is dat processen overvol raken en je met zoveel dingen tegelijk bezig bent dat alles in doorlooptijd langer gaat duren. Je krijgt het gevoel de regie over je eigen werk kwijt te raken en hebt het extreem druk terwijl concreet resultaat achterblijft.

De Kanban-methode gaat uit van een Pull-model. Pull betekent dat je pas nieuw werk het proces in “trekt” als er capaciteit vrijkomt. Je stelt hiervoor een limiet op de Work in Progress, een WIP-limiet.

Door minder dingen tegelijk op te pakken realiseer je een kortere levertijd en betere kwaliteit. Daarnaast vergroot het je wendbaarheid wanneer prioriteiten wisselen. Je bent namelijk niet met honderd dingen bezig die allemaal half af zijn.

3. Manage de flow van werk

Als je de Kanban-methode toepast en je hebt het werkproces en afspraken gevisualiseerd en je WIP-limieten vastgesteld, dan ontstaat er een flow van werk die je kunt optimaliseren. Je hebt een goede flow als items op je Kanbanbord nauwelijks stil komen te staan. Je meet een goede flow af aan de doorlooptijd of levertijd. Hoe korter, hoe beter de flow is.

Het managen van de flow kun je op twee manieren doen. Op individueel niveau: “Hee, dit item staat al een tijdlang stil. Hoe komt dat? Laten we dat samen oppakken en zo snel mogelijk oplossen”, of door te kijken naar de doorlooptijd: “De gemiddelde doorlooptijd is lang. Hoe kunnen we die verkorten? Waar zitten wachttijden en hoe kunnen we die terugbrengen?”

4. Maak afspraken expliciet

Heb jij binnen jouw team afspraken expliciet gemaakt over hoe je samenwerkt? Waarschijnlijk niet, en daar ben je niet uniek in. Maar je kunt de productiviteit en samenwerking een flinke boost geven als je verwachtingen met elkaar afstemt.

Maak dus een paar (niet te veel) simpele afspraken die zichtbaar zijn, altijd toegepast worden, maar aangepast worden wanneer nodig.

Je kunt bijvoorbeeld afspraken maken over de WIP-limieten, het aantal personen per processtap, elkaar helpen wanneer je tijd over hebt, de Definition of Done, wanneer je nieuw werk oppakt en criteria voor prioritering.

5. Implementeer feedback loops

Binnen de Kanban-methode wordt iteratief verbeteren als heel belangrijk gezien. Dit krijgt gestalte door dagelijkse, wekelijkse, en maandelijkse feedback loops te introduceren. Deze feedback loops hebben de vorm van terugkerende meetings waarin op vaste momenten een vast onderwerp besproken wordt. Onderstaand voorbeeld geeft aan welke meetings op welke frequentie geïntroduceerd kunnen worden. Onder de afbeelding worden de meetings kort toegelicht.

Strategy review: om te kijken hoe de buitenwereld verandert in relatie tot jouw proces(sen). Op basis daarvan kunnen aangeboden diensten heroverwogen worden.

Operations review: om balans tussen processen te bespreken (voornamelijk verdeling van beperkte resources).

Risk review: bespreek wat jou als team blokkeert, of de productiviteit vermindert.

Service delivery review: beoordeel en verbeter effectiviteit van de diensten.

Replenishment meeting: items selecteren om aan te werken. Items worden dan van de kolom “Backlog” naar de kolom “geselecteerd” verplaatst. Deze meeting lijkt een beetje op een Sprint Planning voor de Scrummers onder ons.

Kanban-meeting of Stand-Up: voor de dagelijkse coördinatie, hierin bekijkt het team de voortgang. Deze meeting lijkt op de Daily Scrum, maar stelt slechts de vraag of er iets is dat iemand blokkeert.

Delivery planning: het monitoren en plannen van opleveringen.

Let op: Je hoeft niet al deze meetings apart plaats te laten vinden in de Kanban-methode. Veel teams starten bijvoorbeeld alleen met de introductie van de Kanban-meeting en Replenishment-meeting. De overige onderwerpen worden dan opgenomen in bestaande meetings.

6. Verbeter samen, evolueer experimenteel

Veel verandertrajecten starten met een duidelijk begrip van het eindpunt, en werken dan doelgericht naar dat eindpunt toe. De Kanban-methode niet, die gaat uit van de huidige situatie (en de wijsheid die daarin zit en over de jaren is opgebouwd) en zet telkens kleine stappen. Teams die de Kanban-methode adopteren zullen geleidelijk evolueren door kleine experimenten uit te voeren en consequent te evalueren, waarbij telkens een bottleneck voor het team wordt aangepakt.

Rollen in Kanban

Hoewel Kanban geen vaste rollen vereist zoals Scrum, zijn er enkele rollen die nuttig zijn.

• Service Request Manager: Verantwoordelijk voor het afhandelen van de instroom van werk. Deze rol zorgt voor het prioriteren van werk en het opstellen van beleid (werkafspraken) voor het systeem zodat het team zelfstandig beslissingen kan nemen. De Scrummers onder ons zullen hierin de Product Owner herkennen.
• Service Delivery Manager, ook wel bekend als Flow Manager of Flow Master: Verantwoordelijk voor het optimaliseren van de doorstroom en efficiëntie binnen het team. Door iemand in het team te hebben die kijkt naar het verloop van het proces, zorg je ervoor dat er gericht en telkens weer verbeteringen worden doorgevoerd. De Scrummers onder ons hebben het al gezien: De Scrum Master.

Uitdagingen en valkuilen

Elke manier van werken heeft zijn eigen uitdagingen en valkuilen.

• Weerstand tegen verandering: Kanban gaat uit van continu verbeteren (Kaizen). De veranderingen die hiervoor nodig zijn kunnen weerstand oproepen en dat zorgt ervoor dat niet iedereen hier enthousiast over is. Kanban speelt hierop in door veranderingen vanuit de huidige situatie en in kleine stapjes in te voeren (zogenaamd evolutionair veranderen). Doe dus niet te veel tegelijk en zorg ervoor dat een verandering eerst ingebed raakt voordat je de volgende verandering invoert.
• Niet tot actie komen: Kanban gaat uit van gerichte evolutionaire verandering door een systematische aanpak aan de hand van de wetenschappelijke methode. Er wordt een probleem (bottleneck) geïdentificeerd, er wordt een hypothese opgesteld voor de oplossing, de hypothese wordt uitgevoerd als experiment, de uitkomst wordt gecheckt en als resultaat van de check wordt de experimentele werkwijze teruggedraaid (het hielp niet) of verder uitgerold (het hielp wel).

  Het gevaar bij deze aanpak zit erin dat er veel te veel tijd wordt besteed aan het opstellen van de hypothese, waardoor de stap maar niet wordt uitgevoerd. Je wilt juist snel een experiment uitvoeren, want dan weet je of het wel of niet werkt. Deze valkuil is te ontwijken door de analyse/hypothesefase te timeboxen.

• Te veel onderhanden werk (WIP): Teams pakken te veel werk tegelijk op en vinden het moeilijk dit te verminderen. Mogelijke oorzaken hiervoor zijn een manager die werk naar binnen ‘pusht’ of een halsstarrige cultuur van alles zo snel mogelijk willen oppakken. Dit zorgt ervoor dat het team overloopt, het overzicht verliest en aan efficiëntie en kwaliteit inlevert. Dit kan worden opgelost door het invoeren van WIP-limieten en duidelijke afspraken over hoe je hier in het team mee omgaat.
• Onvoldoende metingen: Kanban gaat ervan uit dat we zaken meten. Denk hierbij aan doorlooptijd en flow. Doe je dit niet, dan zullen wijzigingen onduidelijke effecten hebben en ga je keuzes maken op onderbuikgevoel.

Verschil tussen Kanban en Scrum

Dit artikel gaat over Kanban, maar veel mensen kennen Scrum. Het is daarom interessant om ze met elkaar te vergelijken. Wat zijn de verschillen?

Keuzevrijheid

Het belangrijkste verschil tussen Kanban en Scrum is dat Kanban meer vrijheid biedt dan Scrum. Dit zie je op allerlei manieren terug. Veel mensen vinden die vrijheid op het eerste gezicht prettig, zeker als Scrum voor hen te beperkend voelt. Scrum heeft drie rollen (Scrummaster, Product Owner en Developer), elk met een vrij duidelijk omschreven set verantwoordelijkheden. Kanban heeft dat niet. Scrum onderkent drie zogenaamde artefacten (Product Backlog, Sprint Backlog, Increment), elk met een duidelijk doel en een verantwoordelijke. Kanban heeft dat niet.

Zelf bedenken

Wat veel mensen echter over het hoofd zien is de keerzijde daarvan. Scrum heeft in veel gevallen een keuze voor je gemaakt en daarmee het denkwerk voor je gedaan. Kanban heeft dat niet. Zo stelt Scrum: De Product Owner is verantwoordelijk voor het maximaliseren van waarde. Kanban gaat ook uit van het leveren van maximale waarde, maar wie daarvoor verantwoordelijk is en op welke manier (Scrum gaat uit van het prioriteren van de Product Backlog door de PO), daar moet je zelf over nadenken. En dit geldt voor veel meer dingen, maar daar krijg je wel heel veel flexibiliteit voor terug.

Sprint vs. Flow

Een ander belangrijk verschil is dat Scrum met Sprints werkt en Kanban niet. Sprints zijn periodes van één tot enkele weken waarin een van tevoren afgesproken stuk werk wordt uitgevoerd. Het is niet de bedoeling om gedurende de Sprint de afgesproken scope te veranderen. Op deze manier zorgt Scrum voor focus: de werkvoorraad is beperkt tot wat er in een Sprint past en de Developers kunnen zich er volledig op richten, omdat nieuw werk dat opduikt op zijn vroegst in de volgende Sprint opgepakt gaat worden.

Kanban kent geen Sprints, maar gaat uit van een continue stroom (Flow) van werk. Kanban beperkt ook (heel expliciet) de werkvoorraad, maar doet dat met de hierboven genoemde WIP-limieten, die op elk moment gelden voor het onderhanden zijnde werk. Dit maakt Scrum geschikt voor ontwikkelwerk, waar nieuwe producten of productfeatures worden gemaakt en waarbij de dynamiek niet al te groot is (werk kan wachten tot de volgende sprint). Kanban is veel flexibeler, want elk stuk werk kan in principe vrijwel onmiddellijk in behandeling worden genomen. Daar kun je je werkafspraken op inrichten.

Combineren

Het mooie is dat Scrum en Kanban elkaar niet hoeven uit te sluiten. Je kunt ze prima combineren. Dit kan op verschillende manieren. Als eerste door uit te gaan van Kanban en dan elementen van Scrum toe te voegen. Bijvoorbeeld door de rol van Product Owner te lenen. Een andere combinatie ontstaat door uit te gaan van Scrum en dan een aantal van de ‘strakke’ kaders (bijvoorbeeld het werken in sprints) los te laten. Zo ontstaat de tussenvorm Scrumban. Je kunt ook Scrum aanvullen met Kanban door bijvoorbeeld je sprints te verbeteren met de flow-metrics uit Kanban.

Kanban voor gevorderden

Je kunt Kanban in principe heel eenvoudig invoeren. Je hangt een bord aan de muur, tekent er wat kolommen op en plakt er wat kaartjes op en je gaat aan de slag. Wil je het iets gestructureerder aanpakken, dan kun je STATIK toepassen.

STATIK (Systems Thinking Approach To Introducing Kanban) is een slimme en gestructureerde manier om Kanban in een team of organisatie te introduceren. Je kijkt eerst goed hoe het werk nu echt loopt, waar de knelpunten zitten en wat je eigenlijk probeert op te lossen. Je kijkt naar de klantbehoeftes, de huidige processen, en waar er verspilling of overbelasting zit. Dat gebruik je om samen een Kanban-systeem te ontwerpen dat past bij jullie situatie.

STATIK is dus geen kant-en-klaar recept, maar meer een denkwijze waarmee je zorgt dat de verandering logisch en gedragen is.

Als je de basis van je Kanbansysteem op orde hebt en het werk er soepel doorheen loopt, kun je achterover leunen en tevreden toekijken. Of je gaat door met verbeteren, maar dan heb je wat extra gereedschap nodig.

Allereerst kun je structureler gebruik maken van flow metrics. Dit zijn grootheden zoals doorlooptijd, wachttijd en doorvoersnelheid. Je kijkt dan minder naar individueel werk, maar meer naar het werk en het systeem als geheel. Het uitgangspunt is nog steeds continu verbeteren, en dat roept vragen op zoals: “Aan welke knoppen moet ik draaien om de doorlooptijd te verkorten?” en “Wat moet ik doen om de spreiding in de doorlooptijd te verkleinen?” Dit vergt een meer statistiche aanpak, waarbij hulpmiddelen als Cumulative Flow Diagram en Cycle Time Scatter Plot je kunnen helpen.

Kanban spreekt van “Evolutionair veranderen.” Als je deze aanpak volgt en dat maar lang genoeg volhoudt, wordt je team of je organisatie steeds beter. Ook hier kun je gericht aan werken en Kanban heeft zelfs een model om je hierbij te helpen. Dit is het Kanban Maturity Model, een soort groeipad voor teams en organisaties die met Kanban werken.

het Kanban Maturity Model laat zien hoe je stap voor stap professioneler kunt worden in je manier van werken. In het begin ben je vooral bezig met dingen zichtbaar maken en de chaos structureren (dat noemen ze dan ‘maturity level 0 of 1’). Hoe verder je komt, hoe meer je je processen verbetert, de samenwerking stroomlijnt en steeds beter strategisch werkt. Het model helpt je om te zien waar je nu staat en welke volgende stap logisch is. Heel handig dus als je niet van vandaag op morgen alles anders wilt doen, maar wel serieus beter wilt worden.

Hoe kan ik meer te weten komen over de Kanban-methode?

“Wat is Kanban?” Daar begon het artikel mee. We hopen dat je antwoord heb op die vraag. Wil je nog veel meer weten over Kanban, of wil je Kanban introduceren binnen jouw team of organisatie? Neem dan contact met ons op over onze Kanban Training en Kanban Coaching.

Extra’s in de Kanban Training:

• Wat is een flow systeem?
• Wat zijn de onderliggende principes waaruit de Kanban Methode is ontstaan?
• Herhaling en verdieping op bovenstaand artikel
• Forecasting en metrics binnen Kanban
• Kanban mindset/waarden
• Introduceren van Kanban in jouw team of organisatie
• Opschalen van Kanban naar organisatieniveau

Ook interessant:

• Agile Marketing: 2 Veelgebruikte Methoden
• Wat is Scrum?
• Wat is een Agile Coach?

Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)