slim
samen
werken

De Sprint Review uitgelegd. Waarom deze meeting? (+ Checklist & Valkuilen)

Naast de Sprint Planning, de Daily Scrum en de Sprint Retrospective is de Sprint Review een vierde officiële meeting is Scrum.

Wat is de Sprint Review?

De Sprint Review is bedoeld als het officiële moment tijdens elke sprint waarin het Scrum Team aan de Stakeholders het gemaakte (deel)product toont.
De Stakeholders geven hun feedback naar aanleiding van het (deel)product dat gedemonstreerd is.
Deze demonstratie moet letterlijk genomen worden. Het is dus geen PowerPointpresentatie met daarin een weergave van de doelen en resultaten, maar het daadwerkelijk laten zien van het opgeleverde werk. Als het doel was om een rapport te schrijven, moet het rapport getoond worden zodat de Stakeholders het kunnen lezen. Als het doel was om een draaiboek voor een evenement op te leveren, toon je het draaiboek zodat iedereen daar feedback op kan leveren.

Overigens worden alleen die items (of User Stories) getoond die daadwerkelijk af zijn gekomen tijdens de sprint. Items die niet (helemaal) klaar zijn, worden niet getoond. Dit zou namelijk een verkeerde indruk geven van de hoeveelheid waarde die opgeleverd is.

Het laatste onderdeel van de Sprint Review is het bespreken van de Product Backlog door de Product Owner. Deze neemt de Stakeholders mee in de stand van zaken. Welke items hebben de hoogste prioriteit en worden waarschijnlijk tijdens de volgende sprint opgepakt? Welke items zijn nieuw op de Product Backlog.
Ook is dit een moment om de Release Burndown of een andere visualisatie van de doelen en verwachtingen te bespreken.
Overigens hoeft dit voor de Product Owner uiteraard niet het enige moment te zijn dat deze met de Stakeholders communiceert over het project.
De Product Owner is voortdurend in gesprek met de Stakeholders om zo snel mogelijk nieuwe wensen en eisen te kunnen identificeren.

Wie doet wat tijdens de Sprint Review?

De verschillende rollen in een Sprint Team hebben hun eigen verantwoordelijkheid tijdens de Sprint Review.

De Scrum Master tijdens de Sprint Review

De Scrum Master is aanwezig bij de Sprint Review om ervoor te zorgen dat de meeting binnen de afgesproken time-box plaatsvindt. Voor een fulltime Sprint van 4 weken, mag deze meeting 4 uur duren. Naar gelang de daadwerkelijke duur van de Sprint en de hoeveelheid gewerkte uren per week, wordt de time-box aangepast. Klik hier om een handige rekentool te vinden om te bepalen hoelang deze meeting voor jouw Scrum Team mag duren.

De Product Owner tijdens de Sprint Review

De Product Owner nodigt de Stakeholders uit voor de Sprint Review. Uiteraard is het dan belangrijk om goed duidelijk te maken waarom zij hier tijd voor vrij moeten maken. Ze willen goed weten wat de toegevoegde waarde is van hun aanwezigheid.

De Product Owner legt aan het begin van de meeting uit welke door het Development Team geselecteerde items afgerond zijn (‘Done’) en welke niet.
Na de demonstratie van het opgeleverde (deel)product door het Development Team met de daarbij behorende feedback van de Stakeholders, bespreekt de Product Owner de Product Backlog om de Stakeholders zo mee te nemen in de toekomstige stappen richting de afronding van het project.

Het Development Team tijdens de Sprint Review

Tijdens de Sprint Review bespreekt het Development Team hoe zij het werk gedaan hebben. Welke problemen hebben ze ervaren? Hoe hebben ze de uitdagingen opgelost? Welke keuzes zijn er gemaakt? Het doel hiervan is om de Stakeholders inzicht te geven in de werkzaamheden en de gemaakte keuzes.
Vervolgens wordt de (deel)oplevering gedemonstreerd en worden de vragen hierover beantwoord. Zoals gezegd gaat het hier om het daadwerkelijk tonen van de resultaten zodat de Stakeholders een goed beeld hebben van de richting waarop het werk zich beweegt.

Waarom een Sprint Review?

De Sprint Review is een informele meeting waarin de samenwerking tussen het Scrum Team en de Stakeholder centraal staat.

Deze meeting is geen status meeting, het tonen van de (deel)oplevering heeft als doel feedback te verzamelen van de Stakeholders. Immers door zo snel mogelijk (iedere sprint) feedback te krijgen op de oplevering, weet het Scrum Team snel of ze op de goede weg zitten.
Deze feedback kan leiden tot bijstelling van prioriteiten op de Product Backlog of tot toevoeging of verwijdering van Product Backlog Items.

Door de Stakeholders voortdurend mee te nemen in de (deel)opleveringen ontstaat er wederzijds begrip tussen het Scrum Team en de Stakeholders. Ook wordt het draagvlak en de betrokkenheid voor het project bij de Stakeholders hierdoor vergroot.

Checklist

Met deze handige checklist verloopt de Review op rolletjes.

Drie Valkuilen

1. Het (deel)product wordt alleen aan de Product Owner opgeleverd

In de praktijk komt het helaas vaak voor dat de Sprint Review gebruikt wordt om het (deel)product op te leveren aan de Product Owner. Het Development Team toont de oplevering dan niet aan Stakeholders, die niet zijn uitgenodigd voor deze meeting.
De Sprint Review is zoals beschreven het moment van afstemming tussen het Scrum Team en de Stakeholders. Zorg er dus voor dat de Product Owner tijdens de Sprint de (deel)oplevering al gezien heeft en nodig de Stakeholders uit.

2. De Sprint Review is een saaie status meeting

De Sprint Review moet een meeting zijn waarin het succes van het Scrum Team met de Stakeholders gedeeld wordt. Er is tenslotte gedurende enkele weken hard gewerkt om waarde aan de organisatie toe te voegen. Dat mag best gevierd worden! Zorg er dan ook voor dat de meeting in een prettige en informele sfeer plaatsvindt. Check uiteraard de behoefte van de Stakeholders, zij moeten er immers tijd voor vrij maken.

3. Items die (nog) niet af zijn worden getoond

Alleen die items die volgens de ‘Definition of Done’ klaar zijn, mogen worden gedemonstreerd. Dus geen items die nog getest moeten worden of waar nog nawerk nodig is.
Alleen (deel)opleveringen die klaar zijn, vertegenwoordigen waarde.
Daarnaast leidt demonstratie van onaffe items tot verwarring bij de Stakeholders. Wat is de status van de (deel)oplevering? Wanneer kan ik wel iets verwachten dat waardevol is?

Vraag je je af hoe je met jouw team of organisatie slimmer kunt samenwerken a.d.h.v. Agile of Scrum? Volg dan een van onze trainingen of neem eens contact met ons op om vrijblijvend kennis te maken met een van onze ervaren Agile coaches. Je kunt ons bereiken via info@agilescrumgroup.nl of 020 2614 195.

Ook interessant:

Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)

Over de auteur: Christiaan Kleczewski

Christiaan is Agile Coach en trainer. Zijn expertise ligt op het implementeren en begeleiden van Agile in organisaties en Scrum en andere raamwerken in teams. Dit doet hij op een pragmatische manier met aandacht voor de specifieke omstandigheden in de organisatie en de teams. Immers, organisaties en teams bestaan uit mensen en mensen zijn allemaal anders. Christiaan deelt zijn kennis en ervaring in blogs die regelmatig te lezen zijn op deze website.