slim
samen
werken

Burndown Chart: wat is het en wat kan ik ermee?

De burndown chart (ook wel burndown genoemd) levert de visuele informatie waarmee je je Agile project of Scrum sprint dagdagelijks kan managen. De burndown toont de resterende hoeveelheid werk van het totale project of de huidige sprint. Deze voortgang wordt inzichtelijk gemaakt met behulp van ​​twee lijnen:

  • Een “resterend werk” lijn
  • Een “ideale” lijn

burndown chart

Product backlog en story points

Het begint natuurlijk bij een project met een Product Backlog waar – in ieder geval een deel – van de items al zijn “ingeschat” met story points. De optelsom van alle story points op de Product Backlog is de totale hoeveelheid “werk”.  Anders gezegd: de totale “omvang” van je project, voor zover ingeschat en dus bekend. De voortgang van het project maak je inzichtelijk door continu het aantal opgeleverde story points af te zetten tegen de verstreken tijd. *meestal per dag, maar het kan ook per week of maand, etc.

Hoe zit een burndown in elkaar?

De story points, of “werk “zet je uit op de y-as, de tijd zet je uit op de x-as en omvat de totale duur van je sprint of project. Gedurende je project meet je vanaf t=0 met vaste intervallen hoeveel “werk” er is opgeleverd. Vervolgens doe je een simpele rekensom: Totaal – Opgeleverd.  De uitkomst van deze rekensom plot je in de grafiek.  Een reeks van dit soort punten resulteert dan in een neergaande lijn met “resterend werk”. De lijn toont per punt toont hoeveel “werk” er nog overblijft van het totaal waarmee je begon.

Hoe lees je een burndown uit?

De ‘ideale’ lijn in een burndown loopt diagonaal van de linkerbovenhoek naar de rechter onderhoek.  De neergaande “resterend werk” lijn volgt uit de meetpunten die je zelf in de grafiek plot. De “ideale lijn” geeft exact het gemiddeld aantal punten aan dat per dag “opgeleverd” moeten worden om het project- of sprintdoel te bereiken in de daarvoor gestelde tijd. Bij het uitlezen van de grafiek gebruik je de “ideale lijn” als volgt:

  • De afstand tussen de reële lijn (onder of boven) en de ideale lijn geeft aan hoeveel het project vóór of áchter loopt op de planning.
  • Ligt de daadwerkelijke lijn boven de ideale lijn, dan loopt het project áchter op schema.
  • Ligt de daadwerkelijke lijn onder de ideale lijn, dan loopt het project vóór op schema.

Hoe maak je een burndown?

Een burndown maak je met pen en papier, of je zet hem op in Excel. Met de meeste digitale projectmanagementsoftware kan je het genereren van burndowns gemakkelijk automatiseren.

De burn-up chart

Een burn up (chart) maakt de voortgang van je project inzichtelijk met behulp van ​​drie lijnen:

  • Een “totaal werk” lijn
  • Een “voltooid werk” lijn
  • Een “ideale” lijn

Hoe zit een burn-up in elkaar?

De story points, of “werk” zet je uit op de y-as, de tijd zet je uit op de x-as en omvat de totale duur van je sprint of project. Gedurende je project plot je vanaf t=0 met vaste intervallen de totale hoeveelheid story points of “werk” in de grafiek. Met dezelfde intervallen meet je hoeveel “werk” er is gedaan en óók dit plot je dit in de grafiek. Dit resulteert dan in twee lijnen: de redelijk horizontale “totale hoeveelheid werk”-lijn en de opgaande “voltooid werk”-lijn. Een burn-up grafiek toont daarmee duidelijk het voltooide “werk” in relatie tot de totale hoeveelheid “werk” in je project. Het project is voltooid als de lijnen elkaar kruisen.

Hoe lees je een burn-up uit?

Elke dag zet je de hoeveelheid werk die is voltooid af tegen de totale hoeveelheid werk in het project. De afstand tussen de twee lijnen is dus de hoeveelheid werk die overblijft. Zoals gezegd is het project voltooid als de twee lijnen elkaar ontmoeten,. De “ideale lijn” geeft exact het gemiddeld aantal punten aan dat per dag “opgeleverd” moeten worden om het project- of sprintdoel te bereiken in de daarvoor gestelde tijd. Bij het uitlezen van de grafiek gebruik je de “ideale lijn” als volgt:

  • De afstand tussen de “voltooid werk” lijn (onder of boven) en de ideale lijn geeft aan hoeveel het project vóór of áchter loopt op de planning.
  • Als de “voltooid werk” lijn boven de ideale lijn ligt, dan loopt het project vóór op schema.
  • Als de “voltooid werk” lijn onder de ideale lijn ligt, dan loopt het project áchter op schema.

Meer- en minder werk

Uit de “totale hoeveelheid werk” lijn valt duidelijk af te lezen wanneer er werk is toegevoegd aan, of verwijderd uit het project. Als er “werk” aan het project of sprint wordt toegevoegd dan wordt de afstand tussen de twee lijnen groter. De invloed is op de geplande einddatum wordt dan ook duidelijk.  Om dit inzichtelijk te maken trek je een trendlijn die gebaseerd is op  de gemiddelde hoeveelheid “werk” is die wordt opgeleverd door het team.  De nieuwe einddatum van je project ligt daar waar deze trendlijn de (opgehoogde) totale werklijn kruist

Hoe maak je een burn-up?

Net als een burndown maak je een burn-up eenvoudig met pen en papier, of je zet hem op in Excel. Met de meeste digitale projectmanagementsoftware kan je het genereren van burn-ups gemakkelijk automatiseren.

Wanneer een burndown, en wanneer een burn-up?

Afhankelijk van wat je wil bereiken bepaal je welke van de twee grafieken het meest geschikt voor je is:

  1. Wil je de voortgang van je eigen project in detail monitoren en op regelmatige basis delen met klanten en stakeholders?
  2. Wil je de voortgang op de eenvoudigste manier inzichtelijk maken voor het team en direct betrokkenen?

1

Een burn-up toont het voltooide werk én het totale projectomvang in één overzicht. In tegenstelling tot de burndown die met één regel enkel het resterende werk toont. Doordat de totale projectomvang met de burn-up inzichtelijk is krijg je antwoord op vragen zoals: is het project nog niet voltooid omdat er weinig werk wordt verzet? of is er te veel nieuw “werk” toegevoegd?
Deze informatie komt van pas bij het identificeren en verhelpen van problemen binnen het project, bijvoorbeeld een klant die voortdurend de scope wijzigt, waardoor de deadline in gevaar komt. Gebruik de burn-up dus in de volgende situaties:

  • Regelmatige updates over de voortgang. Als je regelmatig de projectvoortgang aan hetzelfde publiek presenteert, bijvoorbeeld wekelijkse voortgangsbijeenkomsten voor klanten, gebruik dan de burn-up. Hiermee maak je eenvoudig de vooruitgang zichtbaar, inclusief het toegevoegde meerwerk en de consequenties daarvan.
  • Scope change. is wanneer er plotseling “werk” wordt toegevoegd aan het project: de klant vraagt ​​plotseling om extra functionaliteit, óf als er “werk” plotseling wordt verwijderd uit een project. Dit laatste meestal vanwege onverwachte problemen met kosten, budget en tijd. In een project waar klanten gedurende het project veel werk toevoegen of verwijderen, is een burndown geen complete weergave van de voortgang.
  • Scope creep. is als de projectscope geleidelijk steeds verder wordt uitgebreid, soms ver voorbij de oorspronkelijke kaders. Als er sprake is van Scope creep lijkt het in de burndown alsof er gewoon weinig vooruitgang wordt geboekt. In zo’n geval maakt een burn-up het probleem veel eerder inzichtelijk voor de klant. Dat kan je helpen om het probleem van scope creep tijdig bespreekbaar te maken en zo mogelijk in te dammen.

2

  • Eenvoud. Burndown grafieken zijn eenvoudig. Een eenduidige lijn richting de nul waar het project is voltooid. Iedereen kan deze grafiek begrijpen en er is bijna geen uitleg voor nodig. Daarom is het vaak een goed idee om een ​​burndown te maken voor gebruik in presentaties en demonstraties voor klanten en niet-technisch management. NB: Het laat echter belangrijke informatie uit het zicht, bijvoorbeeld de gevolgen van scope-wijzigingen. Gebruik in deze gevallen de Burn-up.
  • Projecten met vaste scope. Als je het geluk hebt dat je project een vaste scope heeft die niet wijzigt, dan haal je uit de burn-up chart niet meer informatie dan uit een burndown chart. Hou het dan zo eenvoudig mogelijk en gebruik de burndown.
  • Motivatie. Omdat de burndown op de meest simpele manier laat zien hoever je nog van “de meet” verwijderd bent, kan je deze gebruiken om het team te motiveren de laatste eindspurt tijdig in te zetten.
Vraag je je af hoe je met jouw team of organisatie slimmer kunt samenwerken a.d.h.v. Agile of Scrum? Volg dan een van onze trainingen of neem eens contact met ons op om vrijblijvend kennis te maken met een van onze ervaren Agile coaches. Je kunt ons bereiken via info@agilescrumgroup.nl of 020 2614 195.

Ook interessant:

Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)

 

Over de auteur: Frank Verhelst

Frank is Agile Coach en Scrum trainer. Hij helpt teams met het aanleren van de routines rond Scrum en Kanban. Vanuit ‘Voordoen, na- doen, zelf doen’ is het de bedoeling de teams zo snel mogelijk op eigen kracht op gang te brengen. Frank is een gepassioneerd trainer; energie, inspireren en doen! kenmerken zijn stijl. Naast de Scrum methode heeft hij ook ervaring met Design Thinking en Design Sprints en besteedt hij veel aandacht aan het schrijven van goede User Stories.