slim
samen
werken

Hoe zorgt Scrum voor focus?

Focus is een van de 5 waardes van Scrum. De waardes maken dat Scrum een effectieve werk methode is. Maar hoe zorgt Scrum eigenlijk voor Focus? Hoe helpt Scrum je daarmee in de praktijk? En waarom is focus eigenlijk belangrijk? Vandaag leg ik het je uit.

Hoe Scrum voor Focus zorgt

Focus is belangrijk, maar waarom?

Stel je de volgende maandagmorgen voor als projectmanager in een bedrijf waar ze niet Agile of Scrum werken:

Je stapt het kantoor binnen, gooit je jas aan de kapstok, begroet je collega’s bij het koffiezetapparaat en klapt je laptop open op een flexplek. Zodra je programma’s laden en je je eerste slok cappuccino hebt genomen vraagt je collega hoe je weekend was. Na tien minuten bijkletsen over het verjaardagsfeestje van de kinderen van je collega gaat je blik naar het scherm waar de ongelezen chats, mailtjes en taken zich opstapelen.

Een andere collega spreekt je verbaasd aan om te vragen wat die voor vandaag moet doen. Er staat niks in zijn agenda terwijl jij als projectmanager ervoor moet zorgen dat de taken in de agenda’s staan. Helaas heb je geen tijd om te antwoorden want je moet naar de volgende vergadering waar je aan het hoger management moet verklaren waarom het werk van vorige week niet af is, terwijl jij daar wel verantwoordelijk voor bent. Als je beurt voorbij is en de anderen aan het woord zijn werk je intussen je mailbox bij en kijkt af en toe omhoog zodat je de indruk doet wekken alsof je aan het luisteren bent.

Klinkt dit herkenbaar? Misschien lijkt deze situatie overdreven, maar dit is nog steeds bij veel bedrijven de gang van zaken. De meeste organisaties die traditioneel werken, worstelen dan ook met projecten waarbij de deadlines nooit gehaald worden, er telkens meer budget nodig is, en er ook vaak frustraties bij werknemers en stakeholders heersen.

Gelukkig kan het anders en is Scrum een uitermate geschikt framework om meer focus op de werkvloer te leveren.

Het Scrum framework om focus aan te brengen

Nog even kort: Wat is Scrum?

Scrum is een framework dat je kunt gebruiken voor complexe problemen, waarbij de oplossing en de stappen daarnaartoe nog niet helemaal duidelijk zijn. Is Scrum nieuw voor je? Bekijk dan deze korte video’s waarin we Scrum stap voor stap uitleggen.

 

Hoe zorgt Scrum voor focus tijdens een sprint?

Voordat een project begint is het de taak van de Product Owner om het Product Goal met het team te delen. Dit wordt gedaan om duidelijkheid te bieden wat de focuspunten voor het project zullen zijn. Een goede productvisie zorgt ervoor dat iedereen van het Scrum Team weet waarom we dit project doen, waardoor men eerder intrinsiek gemotiveerd wordt. Dit heeft weer als voordeel dat werknemers dieper over problemen en oplossingen nadenken en niet als de spreekwoordelijke kip zonder kop hun taken uitvoeren, oftewel het brengt focus aan.

Het zou ook raar zijn om een project te beginnen zonder duidelijk doel. Maken we een nieuwe website omdat de huidige site niet meer voldoet aan de huisstijl? Maken we een nieuwe site omdat voor de online marketing hogere conversies willen scoren? Of maken we een nieuwe site omdat we digitoegankelijk willen zijn voor blinden of slechtzienden? Het maakt nogal een verschil en daarom moet het productdoel voor iedereen helder zijn om het project tot een succes te maken.

Hoe het Sprintdoel helpt met focus in Scrum

In de sprint planning zie je de waarde ‘focus’ ook weer terugkomen in de vorm van het Sprint Goal. Of zoals je in de Scrum Guide kan lezen: “The Sprint Goal also creates coherence and focus, encouraging the Scrum Team to work together rather than on separate initiatives.”. Door als team een sprintdoel te formuleren krijg je de neuzen dezelfde kant op wat bijdraagt aan de focus en autonomie binnen Scrum.

De Daily Scrum om te zien als er niet genoeg focus is

Dat het sprintdoel niet onderschat mag worden zie je ook terug tijdens de Daily Scrum. Tijdens trainingen hoor ik regelmatig van deelnemers dat de Daily Scrum qua tijd altijd uitloopt. Er is een  grote kans dat dit gebeurt doordat er geen focus is op de belangrijkste doelen van de Daily Scrum. Oftewel, het inspecteren of er mogelijke obstakels zijn (impediments) en of we het sprintdoel nog gaan halen. Daarop wil je focussen en je wil niet te veel op de inhoud ingaan, anders zal je de timebox van 15 minuten waarschijnlijk niet halen.

Nieuw werk dat tussendoor komt

Als een sprint is begonnen wil je niet tijdens de sprint nieuw werk toevoegen. Waarom? Omdat de Developers dan steeds uit hun werk worden gehaald en zich niet kunnen focussen. Dit heeft als nadeel dat de snelheid en de kwaliteit van het werk achteruitgaat, helemaal voor complexe situaties waar je je hoofd er goed bij moet houden. Dit experiment van Chabris en Simons uit de volgende video laat dit goed ervaren.

Regelmatig zie ik dat de Developers en Scrum Master zich hiervan bewust zijn en proberen te voorkomen dat nieuw werk tijdens een sprint wordt toegevoegd. Helaas blijkt dit niet altijd de natuurlijke neiging van een Product Owner of het management. Het is ook logisch want zij praten het meest met de stakeholders en kunnen vanuit de belanghebbenden druk ervaren.

Product Owner: zeg vaker nee

Door als Product Owner vaker NEE te zeggen tegen nieuw werk, voorkom je dat het team wordt overladen met taken waarvoor ze te weinig tijd krijgen om het goed uit te voeren. Natuurlijk moet je hier als Product Owner wel tactisch in zijn. Hoe je hier als Product Owner of als Manager het beste mee kan omgaan komt in onze trainingen aan bod: Product Owner Training of Agile voor Managers Training

Soms komt er bij alle hectiek van het werk een hoop kijken. Als laatste wil ik meegeven om natuurlijk ook op jezelf te focussen ;)

Vond je dit interessant en wil je als Scrum Master weten hoe je je team effectiever kan maken? Hoe je het beste kunt omgaan met werknemers die parttime werken? En hoe ga je om met bugs en ad hocjes? Volg dan een Scrum Master training en we helpen je er graag bij. Heb je vragen? Neem dan contact op via info@agilescrumgroup.nl of 020 2614 195.

Ook interessant:

Over de auteur: Rob Koppenaal

Rob is Agile Coach en trainer. Met zijn ervaring uit een bachelor en master in informatiekunde, een master toegepaste cognitieve psychologie, soft skills trainer, en projectmanager bij een digital agency geeft Rob het theoretische kader met praktische oefeningen om blijvende veranderingen te realiseren. Met het resultaat dat er een hoop wordt gelachen en cursisten met motivatie en kennis naar huis gaan. Naast anderen helpen te ontwikkelen, is Rob ook altijd bezig met zichzelf te verbeteren.