slim
samen
werken

Hoe ‘nee’ zeggen tegen stakeholders als Product Owner?

Afwijzing, velen hebben er een hekel aan. Zowel afgewezen worden als af te moeten wijzen. Toch, soms is het gewoon nodig, met het vertrouwen dat dan ook weer de juiste deuren open gaan. In een Agile omgeving heb je te dealen met een heleboel stakeholders, die allemaal wel iets van je product of dienst vinden, willen of gebruiken. En toch kan je niet iedereen plezieren en zul je af en toe ‘nee’ moeten zeggen. Dit vergt bekwaam stakeholder management. Hoe kan je dit prettiger vormgeven zodat alle stakeholders daadwerkelijk een waardevolle bijdrage?

Check ook eens onze stakeholder management training

Met onderstaande 3 tips kun je beter worden in het ‘nee’ zeggen tegen stakeholders:

  1. Beredeneer vanuit waarde. In iedere omgeving is het aannemelijk dat er stakeholders zijn die (onbedoeld) verzanden in eigen belang. Daarom is het essentieel continue terug te relateren aan ‘waarde’. Is het standpunt dan ook nog relevant? Dit begint al bij het bewust zijn van wie je uitnodigt bij bijvoorbeeld reviews. Daar waar nog steeds vanuit traditionele organisatie-inrichtingen wordt gekeken, zie je dat er stakeholders zijn die een grote invloed krijgen terwijl de vraag is of zij inderdaad degene zijn met kennis over de waarde (denk aan bepaalde groeperingen zoals MT, stuurgroepen, Raad van Bestuur; zit daar de echte kennis over de waarde?).

 

  1. Wees bewust van ego-gerelateerde factoren die meespelen. Kan men een nee accepteren? Dan trekt het ego zich terug. Ontstaat er veel weerstand? Dan kan het zijn dat het ego een grotere rol speelt (hoeft niet altijd zo te zijn). Herken deze situaties zodat je ook hier op de juiste manier omgaat met de stakeholder. Stel vragen over het belang, maar probeer ook weer pure verbinding te krijgen door bewust te worden van elkaars waarden, nut en behoeftes.

 

  1. In een duale wereld bestempelen we snel iets als goed of fout. Echter, er zijn altijd 2 kanten van de medaille. Beide kanten insluiten geeft rust en vertrouwen. Een ‘nee’ betekent een ‘nee’ voor nu en op dat moment een ‘ja’ tegen iets anders. Immers, we weten dat we in een Agile omgeving continue met veranderende omstandigheden te maken hebben. Dat wat nu niet relevant is, zegt niet dat het dat nooit kan worden. En als het nooit relevant wordt, dan was er een waardevollere andere kant. Voel jezelf comfortabel met het discomfort van afwijzen, een nee is oké!

Hoe breng je de boodschap over? wees het voor!

Vanuit inzicht kun je weloverwogen interveniëren. Daarom is het aan te raden jezelf de nodige tools te verschaffen die je helpen bij het creëren van dit inzicht. Zelf gebruik ik daarvoor de Stakeholder map, welke door middel van een continue veranderend overzicht inzichtelijk maakt waar het belang en de invloed van de verschillende stakeholders zit.

Gebruik de stakeholder map om nee te zeggen tegen stakeholders

(By Smartsheet)

Stap 1: noteer (doe dit samen met je team!) alle stakeholders die ook maar enigszins invloed of belang/interesse in het product hebben (gebruik ervan maken).

Stap 2: maak een eerste overzicht van waar jullie denken dat de verschillende stakeholders staan voor de komende tijd. Relateer dit bijvoorbeeld aan de thema’s van de komende Sprint(s), de Product Goal en de verwachtte Sprint Goal.

  • LET OP, op dit moment is de map gevuld op basis van aannames. Dit is de aanleiding voor de dialoog met de stakeholders zelf!

Stap 3: Laat deze map dus transparant zien aan de stakeholders en stel hen de vraag: waar zie je jouw positie als we kijken naar de komende thema’s/Sprint? Wees eerst onderzoekend; wat ondersteunt zijn/haar keuze? En als het te veel afwijkt van wat jij als Product Owner vindt, stel de vraag hoe hij/zij de rol ziet ten opzichte van een andere rol. Bijvoorbeeld iemand die hij/zij nu als minder belangrijk plaatst, terwijl je het idee hebt dat dit anders zou moeten zijn. Onderzoek dit standpunt alvorens het eigen perspectief op te leggen. Vaak zie je dat door deze onderzoekende gesprekken inzichten bewust worden en vanuit daar de stakeholder zelf ook in ziet waar zijn belang zit.

Let wel op:

  • Laat vooral de stakeholder zijn eigen plek inzichtelijk maken en voorkom dat vermijdingstactieken opspelen doordat jullie bijvoorbeeld alleen maar de andere stakeholders positioneren
  • Besluit de sessie met een heldere outtake zodat de te verwachten rol tijdens de review ook uitgesproken is

Stap 4: elke keer voordat je weer een nieuwe Sprint-periode in gaat, herzie de plek van de stakeholders voor de komende periode. En volg dan weer wat je in stap 3 deed.

NB een stakeholder map is nooit af. Door los te laten dat het af moet zijn, voorkom je perfectionisme. Zoals immers geldt bij Agile, leren we vooral door te doen en te ervaren. Dat betekent dat je gedurende de tijd weer nieuwe stakeholders kunt toevoegen, evenals de positie herzien.

Erkennen van je plek geeft ruimte voor ja en nee

Door dus op deze manier de plek van jou als Product Owner maar ook van alle stakeholders zichtbaar te maken, gedragen door henzelf, voorkom je dat een ‘nee’ lastig wordt. Je zult merken dat dit nu veel gemakkelijker gaat omdat de ‘nee’ niet meer onverwachts komt maar juist ook in samenspraak. Het is het driedubbel waard om tijd in te plannen om deze map met je stakeholders te bespreken. De genomen tijd haal je immers fors in door de effectievere communicatiestromen die zullen ontstaan.

Ook interessant:

Wil je eens doorpraten met een van onze ervaren coaches of trainers over hoe je beter je stakeholders kan managen? Neem contact op via 020 2614 195 of info@agilescrumgroup.nl en we plannen vrijblijvend wat in.

Over de auteur: Willemijn van Lier

Willemijn is Zelforganisatie- en Agile Coach. Haar passie om teams in beweging te krijgen is merkbaar zodra ze de ruimte binnen stapt. Zij benadrukt dat vertrouwen, autonomie en purpose de basis vormen voor succesvolle teams. Dit stimuleert dat teams zelf de verantwoordelijkheid voelen om gezamenlijke resultaten te behalen. Willemijn vertaalt makkelijk theorie naar praktijk; actie wakkert het leervermogen aan en daarmee de potentie om als team te groeien.