slim
samen
werken

Wat is de Kanban Replenishment Meeting?

Net als Scrum is Kanban een Agile manier van werken. En ook in Kanban, net als in Scrum, is er een noodzaak om bijeen te komen om het werk effectief en zonder verspillingen te laten verlopen. Bij beide werkwijzen is er sprake van een team wat zaken levert aan de klant. Beide werkwijzen zijn gestoeld op transparantie en vertrouwen, en beide werkwijzen kennen meetings. Vandaag gaan we het in het specifiek hebben over de Kanban Repenishment Meeting.

Wat is de kanban replenishment meeting

Deze blog focust dus op de Replenishment Meeting in Kanban. Ik zal twee zaken aanstippen, namelijk: 1.Wat is een Replenishment Meeting, maar ook, omdat we er veel vragen over krijgen 2. Wat is nu precies het verschil tussen de Kanban meetings en de events in Scrum?

De verschillende Kanban Meetings

We zullen eerst op de laatste vraag in gaan. Kanban kent verschillende meetings. Het doel van deze meetings is altijd om tot een betere cadans te komen en tot meer transparantie en vertrouwen binnen het team. Daarin zien we grote overeenkomsten met Scrum, waarbinnen vertrouwen het allerbelangrijkste bouwblok is, en transparantie nodig is om binnen het proces goed te kunnen inspecteren en aanpassen.

De 6 meest gebruikte meetings in Kanban zijn:

  1. De Daily Standup Meeting of Kanban Meeting
  2. De Kanban Replenishment Meeting
  3. Operations Review
  4. Delivery Planning Meeting
  5. Service Delivery Review
  6. Risk Review

Voor hoger management is er vaak ook nog een Strategy Review Meeting—om de noodzakelijke strategie beter te kunnen koppelen aan dat wat het team daadwerkelijk levert, zodat er uiteindelijk waarde voor de organisatie ontstaat.

Het verschil tussen Kanban meetings en Scrum Events

En nu komt het: Er is geen verplichting binnen Kanban om alle meetings ook daadwerkelijk te hebben. Veel organisaties beginnen met de volgende twee meetings—en de andere meetings zitten hierin dan gewoon besloten:

  1. De Kanban Replenishment of commitment meeting: Deze vindt tenminste wekelijks of tweewekelijks plaats; hierbinnen is iets over het commitment punt heen tillen naar de juiste actie op het juiste moment het belangrijkst.
  2. De Daily Standup: Deze is, zoals de titel al zegt, liefst dagelijks; hij dient om te zorgen dat het werk glad verloopt en het Kanban bord op orde blijft.

In Kanban is er, in tegenstelling tot binnen Scrum, geen sprake van een strikt voorgeschreven iteratie. Het gaat bij Kanban echt om het zichtbaar maken van de flow van het werk, en dat er geen werk onafgemaakt blijft steken in het proces. Zie hieronder hoe dat eruit kan zien. Er wordt gewerkt met een backlog, een actieve kolom en een done kolom, en heel belangrijk met een WIP-limiet.

Het kanban proces

Het schema van meetings binnen Kanban moet daarom goed passen bij de organisatie en bij wat deze wil bereiken. En als de organisatie juist wél een vast schema van meetings nodig heeft, gewoon omdat het voor de medewerkers houvast biedt, dan is dat natuurlijk uitstekend. Veel mensen hebben er baat bij als er een zekere mate van routine zit in de overleggen; het herinnert ze aan het werk wat ze moeten leveren, aan hun commitment op het gebied van werk.

Waarom is de Kanban Replenishment Meeting nodig?

Deze meetings zijn noodzakelijk om het commitment van de teamleden gericht te krijgen, om ervoor te zorgen dat de juiste zaken worden opgepakt op het juiste tijdstip.

Hoe gaat dat ook alweer met Kanban? Het gaat om werken met pull—en niet met push. Teamgenoten pakken een taak zodra dat kan, zodra zijzelf ruimte hebben en zodra de andere teamgenoten hun deel af hebben gemaakt. Het gaat er dus om dat dat geolied verloopt en er geen ophopingen van werk of juist tekorten ontstaan in het proces.

De Kanban Replenishment meeting uitgelegd

Kanban gaat dus om een flow bereiken, een cadans in werken. En daarbij geldt natuurlijk dat we ook verspilling willen voorkomen en steeds de werkwijze willen verbeteren waar mogelijk. Echter, cadans zonder nut is erg jammer; daarom gaat dit overleg, de Kanban Replenishment Meeting, over welk werk prioriteit heeft.

Het doel van de Replenishment meeting in Kanban is dus puur de prioritering van de input. Vaak zijn niet alleen de teamleden maar ook de stakeholders hierbij direct betrokken—zij bepalen mede de prioriteit van wat er uit de backlog naar het Kanban bord wordt gehaald.

Marktinformatie is belangrijk voor de Replenishment Meeting

Voor de Kanban Replenishment Meeting is bijvoorbeeld marktinformatie van direct belang; we moeten wel echt aan de juiste dingen werken om uiteindelijk waarde toe te voegen. Vanwege het feit dat de belangrijkste items eerst worden opgenomen en dat transparant gebeurt, en vanwege het feit dat er regelmatig wordt geleverd, wordt het vertrouwen van de stakeholders steeds groter.

Beelden zeggen meer dan 1000 woorden zegt men wel. Ik kan het daarom niet laten om hierbij het McDonalds voorbeeld erbij te halen. Uiteraard denk ik daarbij aan het uitgiftebord—daar waar de kant en klare hamburgers liggen te wachten. McDonalds maakt pas een nieuwe hamburger als daarom wordt gevraagd; anders bied je aan het einde alleen maar akelige oude koude hamburgers. Dus op het moment dat erom wordt gevraagd, (als er nog maar een paar hamburgers op voorraad zijn en er een rij mensen aankomt), dan wordt er vanuit pull, vanaf het laatste punt van uitgifte, waar ruimte zichtbaar is op het bord, (lees: de marktinformatie), gevraagd om meer product.

Het doel: een efficiënt proces

In de rest van het systeem is vanuit ervaring precies bekend hoelang de burgers gebakken worden, hoe lang de voorbewerking van de broodjes is voordat er een hamburger opgaat, en wat de nabewerking is. Afijn alle augurkjes, sausjes, kaas en de juiste verpakking gaan eromheen zodat de klant de juiste burger, op het juiste moment ontvangt. Een belangrijke quote van de oprichters van Mc Donalds was dan ook: “We willen de klanten terug, niet de hamburgers”.

Kanban bij McDonalds

En dat lukte mede dankzij dit strenge systeem, met het voortdurend verbeteren van de processen en het samenwerken tussen de teamleden. Je kunt erop vertrouwen dat je snel je hamburger hebt, en wat je verder ook van de culinaire kwaliteiten vindt, er is geen broodje wat te lang op een tussenstation blijft liggen Ik wil de film “The Founder” van harte aanbevelen om dit alles in actie te zien—en er nog eens over na te denken. Leuker wordt het bijna niet.

Wanneer vindt de Kanban Replenishment Meeting plaats

De Replenishment Meeting kan letterlijk any time plaatsvinden, desnoods zelfs dagelijks—dit wordt helemaal bepaald door de noodzaak binnen het huidige project. Het belangrijkste is dat de juiste mensen, met de juiste informatie, in staat zijn om samen de juiste beslissingen nemen—zodat ze aan de juiste dingen kunnen werken en zo waarde kunnen toevoegen voor de stakeholders. Dat maakt Kanban heel flexibel om in te zetten.

Doe de Replenishment Meeting als team

Het lijkt wellicht overduidelijk, maar in Kanban is het echt belangrijk om deze prioritering overduidelijk als team te doen. Het is erg belangrijk om helder te hebben wat elk teamlid precies gaat doen, wat de precieze verwachtingen zijn. Het kan helemaal geen kwaad om nogmaals aan te stippen met elkaar welke details belangrijk zijn—zodat er gewoon lekker zonder blokkades als team gewerkt kan worden.

Sprint planning in Scrum vs Kanban Replenishment Meeting

En dan nog even samenvattend: Het belangrijkste verschil tussen Kanban en Scrum zit hem in het doel, en dat geld dus ook voor de Kanban Replenishment Meeting en de Sprint Planning in Scrum.

  1. In Scrum gaat het meer over het individu: In Scrum wordt er meer stilgestaan bij de individuele bijdrage van ieder teamlid—en hoe die te verbeteren. In Kanban gaat het meer over de efficiency van het team en de workflow.
  2. Een Scrum meeting focust op de individuele plannen om taken te volbrengen en die samen te voegen met die van de rest van het team—tot een waardevol increment voor de stakeholder. Het doel van Kanban is te visualiseren hoe taken door het Kanban bord heengaan; het gaat om de flow.

Waarom het verschil tussen Scrum en Kanban zo belangrijk is

Waarom leg ik zo de nadruk op de verschillen? Omdat veel organisaties niet puur Scrum werken. We zien steeds vaker hele eigen vormen van Scrum of opgeschaalde Scrum voorbijkomen.

En hoe dat komt? Veel organisaties waarderen de transparantie van visueel management van taken, om zo de processen voortdurend te kunnen verbeteren. Soms waarderen ze de iteraties en de rollen van Scrum dusdanig, dat er daadwerkelijk een mengvorm van Scrum en Kanban ontstaat.

Kanban is goed aan de Agile organisatie aan te passen methode, wat dat betreft is het een prachtige werkvorm. De waarden zijn leidend: transparantie en vertrouwen zijn heilig—en vanwege het feit dat het gaat om voortdurend de flow te verbeteren kan Kanban toe met minder regels.

Wil je meer weten over Kanban? Kom eens een dag een praktijkgerichte training Agile en Kanban volgen. Je kan ons contacteren wanneer je vragen hebt via 020 2614 195 of Info@agilescrumgroup.nl

Ook interessant:

Over de auteur: Mariska Hulsewé

Mariska is een Agile trainer en coach bij Agile Scrum Group. Zij heeft een grote interesse en internationale ervaring in de menselijke effectiviteit in organisaties, waarbij Agile leadership de rode draad vormt. Onderwerpen die daarbij o.a. bij horen zijn, los van leiderschap, faciliteren, influencing, coaching, branded customer service, faciliteren, pitchen en emotionele intelligentie in bedrijven. Mariska vindt het leuk om met diverse groepen mensen te werken aan op maat gemaakte programma’s.

[class^="wpforms-"]
[class^="wpforms-"]