slim
samen
werken

Een Kanban bord maken in 5 stappen

Heb je met je team moeite om je werk goed georganiseerd te krijgen? Mis je het overzicht? Haal je regelmatig de deadlines niet? Dan kan een Kanban bord wellicht helpen bij het beter plannen en managen van je werk. In deze blog zetten we een aantal stappen op een rij om met Kanban aan het werk te gaan en je eerste Kanban bord te maken.

Kanban bord

In deze blog zullen we de concepten illustreren aan de hand van een voorbeeld. Maak kennis met Piet Penseel. Hij heeft een schildersbedrijf en de zaken gaan goed. Zo goed dat hij net twee werknemers heeft aangenomen, Sjaak en Gerard. Dit omdat hij inmiddels op het punt was aanbeland dat hij klanten moest afwijzen en omdat hij merkte dat hij steeds meer fouten ging maken. Ook helpt zijn vrouw Anja met de planning, om op die manier Piet meer ruimte te geven voor het maken van offertes en natuurlijk het uitvoeringswerk. Dit was aanvankelijk even zoeken, maar langzaamaan gaat de onderlinge afstemming steeds beter. Het organiseren van het werk kost hen echter nog steeds heel veel tijd.

Wat is een Kanban bord?

Kanban is Japans voor “visueel signaal”. De Kanban-methode is een manier om kenniswerk te definiëren, te managen en te verbeteren. Een belangrijk onderdeel hiervan is het Kanban bord. Dit is een hulpmiddel om het werk en het werkproces te visualiseren. Het proces wordt visueel gemaakt met behulp van kolommen op het bord die de processtappen weergeven. In deze kolommen plaatsen we kaartjes die elk een werk-item weergeven. Op deze manier is er altijd inzicht in de status van het werk en kan een team makkelijker organiseren, plannen en verbeteren. Zo geeft het Kanban bord overzicht – je ziet immers in een oogopslag hoe het ervoor staat – en helpt het het team samen te werken.
Beginnen met een Kanban bord is niet moeilijk. Voor het eenvoudigste Kanban bord gebruik je een whiteboard met daarop een weergave van het proces in drie kolommen: To Do | Doing | Done

Gebruik post-its om werk-items te vertegenwoordigen die (naargelang de prioriteit) uit de werkvoorraad (To do) worden opgepakt en via Werk in uitvoering (Doing) uiteindelijk naar Gereed (Done) worden verplaatst.

Piet Penseel zat na te denken over Kanban. Zou dat wat voor hem zijn? Eén ding was zeker: het huidige “systeem” van aanvragen met losse papiertjes die overal rondzwierven, naast appjes en mailtjes en mensen die gewoonweg belde, werkte niet meer. Geregeld had hij ontevreden mensen aan de lijn, omdat hij een offerte vergeten was of omdat ze maar zaten te wachten tot hij het werk ging inplannen. Tot nog toe had hij alle fouten kunnen rechtzetten, maar op deze manier ging het hem klanten kosten. Bovendien was het al een paar keer voorgekomen dat hij en Anja langs elkaar heen werkten. Ze hadden overzicht nodig en zo’n Kanban bord leek wel eens precies de oplossing te kunnen zijn die ze nodig hadden.

Vooral het ‘eenvoudig beginnen’ sprak hem aan. Op deze manier hoefde hij niet eerst dagen na te denken over de nieuwe opzet, maar kon hij snel beginnen en al doende zijn bord uitbreiden. Piet besloot ervoor te gaan.

Het opzetten van een Kanban bord

  1. Bepaal eerst of je een digitaal of fysiek bord nodig hebt
  2. Zet een eenvoudig Kanban-bord op en maak werkafspraken omtrent werk-items
  3. Pas het Pull-principe toe, zodat de teamleden, met inachtneming van de prioritering, zelf kunnen kiezen aan welkevitems ze gaan werken
  4. Stel een Work in Progress-limiet in en formuleer een kwaliteitsstandaard
  5. Blijf continu verbeteren

Voordat je begint, bedenk dat Kanban uitgaat van evolutionair verbeteren. Dat wil zeggen, telkens in kleine stapjes uitproberen en bewust kiezen of je wijzigingen houdt of niet. Durf dus te proberen en fouten te maken. Hoe sneller je dat doet, hoe sneller je je werkwijze kunt verbeteren.

Piet werd enthousiast toen hij dat las. Hij besloot om elke week met Anja hun eigen Kanban-verbetermeeting te houden om stapje voor stapje te verbeteren en de wijzigingen te evalueren.

Stap 1: Een fysiek of digitaal bord?

Een digitaal bord is handiger als het team niet (altijd) op één locatie zit, een fysiek bord heeft weer het voordeel dat het “tastbaarder” en laagdrempeliger is en altijd in het zicht hangt. Dat helpt met het ontwikkelen van eigenaarschap en het creëren van draagvlak. Voor een digitaal bord zijn er allerlei opties. Denk aan: Jira, Trello, Wrike, Monday, Asana, etc. Ook hier geldt: Ga voor eenvoud. De techniek mag geen obstakel vormen voor het team om de nieuwe manier van werken aan te leren. Als het kan, begin fysiek, want dan kun je makkelijk snel wijzigingen aan je bord doorvoeren.

Deze keus was voor Piet niet zo moeilijk. Hij zag zichzelf nog niet overal met een computer rondrijden, dus hij koos voor een fysiek bord. In zijn kantoortje hing hij een groot whiteboard op, kocht een setje stiften en een paar stapeltjes plakbriefjes en schreef de eerste orders op de nieuwe briefjes. Hij vroeg zich af welke kolommen hij nodig had op zijn bord.

Stap 2: Hoe vertaal je het proces naar een Kanban bord?

Als het werk volgens een vast voorgeschreven proces moet worden uitgevoerd, dan volgt het bord gewoon dat proces. Je wilt net iets verder gaan dan: Werkvoorraad | Werk in uitvoering | Gereed. Probeer de kolom Werk in uitvoering in een paar kolommen op te splitsen. Breng het proces zodanig in kaart dat het de realiteit zo dicht mogelijk benadert, maar beperk je tot de hoofdlijnen. Laat bijvoorbeeld in eerste instantie uitzonderingen buiten beschouwing. Een Kanban bord met te veel stappen werkt namelijk niet.

Een Kanban bord moet het leven van het team makkelijker maken. Met te veel kolommen, labels en kleurcodes wordt het al gauw rommelig op het bord. Hierdoor wordt het proces minder transparant en is het ook lastiger om de updates bij te houden. Houd de hoeveelheid informatie en betekenislagen op het bord dus beperkt. Begin eenvoudig, uitbreiden kan altijd nog.

Maar maak het ook niet te simpel, anders is het bord niet relevant voor het team, en dat moet wel, zodat het ook echt dagelijks gebruikt wordt. Je wil het goed georganiseerd en up-to-date houden. Relevantie bereik je door precies genoeg stappen te onderscheiden. Durf dit uit te proberen en vind al doende de juiste oplossing.

“Oké”, dacht Piet, “To do – Doing – Done is dus te simpel. Maar het moet ook niet te ingewikkeld zijn. Meestal krijg ik aanvragen binnen, waarna ik allereerst langsga om het werk op te nemen. Dan breng ik een offerte uit en vervolgens voer ik het werk uit. ‘To do’ wordt dan ‘Aanvraag ontvangen’. ‘Doing’ splits ik dan op in ‘Werk opnemen – Offerte – Uitvoeren’. En dan is het klaar.” Hij schreef het op het bord, waarbij elke stap een kolom werd.

Kanban bord met basis elementen

Maak gebruik van Swimlanes

Als er sprake is van verschillende soorten werk kunnen “Swimlanes” uitkomst bieden. Door horizontale lijnen te gebruiken, kan het team de kolommen onderverdelen in banen voor verschillende soorten werk, terwijl de (sub)stappen kunnen verschillen. Dit komt het overzicht ten goede.

Piet dacht na: “Verschillende soorten werk… Ik heb natuurlijk particuliere klanten en zakelijke klanten. En er is ook sprake van binnen- en buitenschilderwerk. En soms moet ik werken op hoogte, dan moet er een steiger mee. Maar als ik voor al die combinaties een zwembaan maak, wordt het al wel wat ingewikkeld. Even kijken, ‘begin eenvoudig’, zeggen ze, dus ik maak een baan voor particulieren en eentje voor zakelijke klanten. Binnen of buiten vind ik wel even goed zo en de steiger geef ik wel aan met een stip op het kaartje”.

Kanban bord met swimming lanes

Hoe ziet een Kanbankaart eruit?

Elk stukje werk schrijf je op een kaart. Om de status en inhoud van een werk-item snel te duiden hanteer je een vaste indeling. Die bepaal je met je team en leg je vast in een standaard, bijvoorbeeld: Bovenaan de kaart staat een ticket-ID, daaronder de titel en het teamlid dat momenteel aan de kaart werkt. De datum/tijd waarop er met het werk gestart is staat in de linker onderhoek en de rechterhoek wordt gebruikt om met gekleurde stickers aan te geven of, en hoe urgent iets is. Ook hier geldt: Begin eenvoudig, uitbreiden kan altijd nog.

Dit was voor Piet niet zo moeilijk. Elk kaartje kreeg een nummer, gevolgd door een P of een Z. Dan de naam van de klant, de aanvraagdatum, de offertedatum en de uitvoerdatum. “Wie het werk gaat uitvoeren, geef ik wel aan met een stickertje op de kaart. En er is vast nog veel meer,” maar Piet had het goed in zijn oren geknoopt: begin eenvoudig en pas geregeld aan.

Stap 3: WIP-limieten en Definition of Done

De afkorting WIP staat voor Work In Progress. De WIP-limiet beperkt het aantal items waaraan het team momenteel werkt. Het beperken van de hoeveelheid onderhanden werk is een van de belangrijkste werkpraktijken van Kanban. Door minder werk tegelijkertijd op te pakken, voorkom je dat je vaak moet switchen tussen verschillende werk-items (het zogenaamde task-switching). Dit komt de focus en de kwaliteit ten goede. Het resultaat is dat je minder tegelijk doet en daardoor uiteindelijk meer oplevert.

Met je team spreek je een exacte limiet af voor de hoeveelheid werk die zich in het proces mag bevinden. Als het proces uit meerdere stappen bestaat dan geef je elke stap een eigen WIP-limiet.

Deze was lastiger voor Piet. “Ik kan toch maar aan één klus tegelijk werken? Of begrijp ik het verkeerd…? O, wacht eens, soms begin ik wel met voorbereiden en schuren, terwijl bij een andere klus de verf nog moet drogen. Dan heb ik er eigenlijk twee onderhanden en dat geldt ook voor mijn collega’s. Betekent dat dan dat we zes klussen tegelijkertijd kunnen hebben? Dat klinkt wel wat veel; we doen immers ook wel klussen samen. We zetten dat eerst op vier en dan kijken we later wel tijdens zo’n wekelijkse meeting of het hout snijdt,” dacht Piet. “Hoe zit het met de andere kolommen? ‘Aanvragen’ is gewoon wat er binnenkomt, daar zet ik geen WIP-limiet op,” redeneerde Piet. “En ‘Werk opnemen’, daar doe ik er maar één tegelijk van. Hoewel, soms wel meerdere per dag. Als ik daar nou eens van maak: maximaal drie per dag? Hoe zit het dan met offertes? Soms werk ik wel aan vijf offertes door elkaar!” dacht hij trots, maar realiseerde zich direct daarna: “En dan gooi ik dingen door elkaar en ben ik steeds aan het dubbelchecken en dat kost me dan weer extra tijd. Ik zet dat op een WIP-limiet van twee.” Piet knikte tevreden: “Het helpt wel dat je dit nog mag aanpassen, anders zouden het wel een hoop definitieve keuzes zijn, zeg!”

Een kanban bord met swimming lanes en wip limits

Definition of Done

Om de voortgang van het werk te borgen is er voor elke processtap ook een duidelijke Definition of Done geformuleerd. Deze D.o.D geeft duidelijke criteria over wanneer een werk-item klaar is voor de volgende stap. Op deze manier maak je duidelijke kwaliteits–afspraken en daarmee voorkom je dat een werk-item heen en weer vliegt door de werkstroom, omdat er aan het begin half werk gedaan wordt, dat aan het einde weer gecorrigeerd moet worden.

“Ze strooien wel met kreten bij dat Kanban,” dacht Piet. “Definition of Done…, maar dat is toch duidelijk? Als een offerte af is, is-ie af, toch? Of…? Ik weet natuurlijk wel wat er allemaal in moet, maar wat nou als Anja de offertes kan maken? Ik sta liever te schilderen en laten we eerlijk wezen, zij is veel beter in het administratieve werk.” Piet werd steeds enthousiaster. “Laat ik het eens helemaal uitschrijven: NAW-gegevens klant, datum offerte, omschrijving van het werk, te besteden tijd en materialen, en… Maar dat weet ze nooit!” Piet zuchtte.

“Maar wacht! Tenzij ik het haar vertel! Dus dan moet het onderdeel worden van de D.o.D. van het ‘Werk opnemen’! Dan moet ik wel iets preciezer opschrijven wat er nodig is bij het opnemen, maar dan kan zij prima de offerte maken!” En zo ontstond er bij elk van de kolommen een checklist met zaken die gedaan moesten zijn. De kolom ‘Uitvoeren’ kreeg als Definition of Done: “Werk uitgevoerd en samen met opdrachtgever gecontroleerd en opgeleverd.” Veel professioneler dan het ooit was!

Stap 4: Pull

Door WIP-limieten in te stellen creëer je Pull. Dat werkt als volgt: Iets mag pas in een kolom gezet worden als er ruimte is; ofwel er staat minder dan de WIP-limiet. Teamleden bepalen zelf wanneer ze nieuw werk in een kolom naar binnen ‘pull’-en. Werk wordt niet naar binnen geduwd om er vervolgens van uit te gaan dat het meteen afkomt. Met Kanban spreek je af dat een team niet meer werk opgelegd krijgt dan het aankan. En dat bereik je het beste door het team het mandaat te geven werk op te pakken als daar capaciteit voor is. De WIP-limiet is hierbij het belangrijkste hulpmiddel. Goede WIP-limieten hebben als resultaat dat de focus meer komt te liggen op afmaken van werk dan op oppakken van nieuw werk.

Piet liet dit even bezinken: “Dus als iets niet gepulld wordt, bijvoorbeeld naar de kolom ‘Offertes’, blijft het staan in ‘Werk opnemen’. En als die kolom aan zijn WIP-limiet zit, dan kan ik geen nieuw werk opnemen, want dan zou ik over de limiet heen gaan. Aan de andere kant, als ik geen nieuw werk opneem en het gewoon in de kolom laat staan, kan Anja niet verder met de offertes. Bovendien moeten we iets verzinnen om duidelijk te maken dat werk verder gepulld kan worden. Misschien een soort subkolom ‘Done’ onder de kolom ‘Opnemen’?

Om teamleden te helpen met pullen, moeten we zichtbaar maken of er al werk is dat klaar is om gepulld te worden. Dit kunnen we doen door de kolom van waaruit gepulld wordt te verdelen in twee subkolommen: ‘Doing’ en ‘Done’. De WIP-limiet geldt dan voor de beide subkolommen samen.”

Stap 5: Continu verbeteren

Als het bord niet goed werkt, moet je het aanpassen. Ga ervan uit dat je het Kanban bord meermaals wijzigt voordat het goed werkt. Zoals al opgemerkt, Kanban gaat uit van evolutionaire verandering. Dat is veranderen in kleine stappen waarbij telkens de goedwerkende onderdelen behouden blijven. Schep wat dit betreft ook de juiste verwachtingen bij het team: Zeker de eerste periode is er een van voortdurend experimenteren. Elke dagstart kun je besluiten verbeteringen en aanpassingen te doen. Daarnaast is het organiseren van retrospectives een goede manier van inspectie. Hierbij ligt de focus uitsluitend op de verbetering van het proces en de samenwerking. Doe dat in het begin vaak (wekelijks of nog vaker). Na een tijdje kun je, indien gewenst, de frequentie verlagen tot maximaal een maand.

Continu verbeteren (ook wel Kaizen genoemd) is geen vrijblijvende zaak. Kanban is slechts een hulpmiddel en het team moet volledig eigenaarschap nemen over het proces en het resultaat. Dit is de enige weg naar succes.

“Ha!”, dacht Piet, “die wekelijkse meeting van mij was dus zo gek nog niet. Alleen noemen ze het een retrospective. Maar elke dag een dagstart, willen we dat wel?” Hij dacht er even over na: “Waarom ook niet, we beginnen toch elke dag op de zaak, dus dan kunnen we het er met een kop koffie ook wel even over hebben. Wie weet hoe snel we verbeteringen kunnen doorvoeren.”

Na een paar weken had Team Penseel al een flink aantal verbeteringen doorgevoerd. Er waren kolommen toegevoegd na de kolom ‘Offerte’: ‘Offerte akkoord’ en ‘Inplannen’ en aan het eind twee kolommen ‘Factureren’ en ‘Betaald’. De retro was niet meer wekelijks nodig en vond nu tweewekelijks plaats, maar ook Gerard en Sjaak sloten aan en ze sloten hem af met een borrel. Elke kolom had een eigenaar gekregen en Anja deed bijna al het werk in de kolommen Offerte, Inplannen en Factureren. Piet deed alle opnames. Ook had elke kolom een Definition of Done gekregen die al meerdere keren was aangepast. Deze was op een apart briefje onderaan elke kolom opgeschreven. Schildersbedrijf Penseel draaide als een tierelier en de klanten waren zeer tevreden.

Kanban bord met alles er op en er aan

Piet had nog wel meer ideeën. “Wat nou als ik Gerard ook leer om werk op te nemen?” Ook wilde hij de andere schilders meer vrijheid geven bij het pullen van uitvoeringswerk. Tot nog toe had hij het werk verdeeld, maar dat konden ze toch ook prima zelf?

Zou jij de Kanban werkwijze willen introduceren in jouw team of organisatie, maar heb je wat hulp nodig? Neem dan contact op via 020 2614 195 of info@agilescrumgroup.nl of neem eens een kijkje op de Kanban trainingspagina.

Ook interessant:

Over de auteur: Bart Schrap

Bart is Agile coach en trainer bij Agile Scrum Group. Hij wordt er blij van om praktische dingen te maken, die echt van waarde zijn. En deze vervolgens continu te verbeteren. Vanuit een brede praktijkervaring traint en coacht hij mensen en teams om Agile te werken. Als Bart niet aan het werk is, rijdt hij op zijn motor of op zijn mountainbike. Hij houdt ervan om de natuur in te trekken.