slim
samen
werken

Een Kanban bord maken in 5 stappen

Als een team het werk niet goed georganiseerd krijgt en regelmatig de deadlines niet haalt, dan kan een Kanban-bord wellicht helpen bij het beter plannen en managen van het werk.

Kanban

Wat is een Kanban-bord?

Kanban is Japans voor “visueel signaal”. Een Kanban-systeem is een hulpmiddel om de taken en het werkproces te visualiseren. De taken en het proces worden visueel gemaakt met behulp van kaartjes op een Kanban-bord. Hiermee is er altijd inzicht in de status van het werk en kan een team makkelijker organiseren, plannen en verbeteren.

Beginnen met het Kanban-bord is niet moeilijk. Voor het simpelste Kanban-bord gebruik je een whiteboard met daarop een weergave van het proces in drie kolommen:

Werkvoorraad | Werk in uitvoering | Gereed.

Wat je overigens ook veel ziet is de Engelse versie:

To-Do | Doing  | Done

Gekleurde post-its vertegenwoordigen taken die (naargelang de prioriteit) uit de werkvoorraad worden opgepakt en via Werk in uitvoering uiteindelijk richting Gereed worden verplaatst. In deze blog zetten we een aantal stappen op een rij die je moet zetten naar een eerste Kanban-bord.

Het opzetten van een Kanban-bord

  1. Bepaal eerst of je een digitaal of fysiek bord nodig hebt
  2. Zet een eenvoudig Kanban-bord op en maak werkafspraken omtrent taken
  3. Pas het Pull-principe toe, zodat de teamleden, met inachtneming van de prioritering, zelf kunnen kiezen aan welke items ze gaan werken
  4. Stel een Work in Progress-limiet in en formuleer een kwaliteitsstandaard
  5. Continu verbeteren

Bij 1: Fysiek of digitaal?

Een digitaal bord is handiger als het team niet (altijd) op één locatie zit, een fysiek bord heeft weer het voordeel dat het “tastbaarder” is en altijd in het zicht hangt. Dat helpt met het ontwikkelen van eigenaarschap en het creëren van draagvlak. Voor een digitaal bord zijn er vele opties. Denk aan: TRELLO, WRIKE, MONDAY, ASANA, etc.  Ook hier geldt: ga voor eenvoud. De techniek mag geen obstakel vormen voor het team om de nieuwe manier van werken aan te leren.

Work_in_progress

Bij 2: Hoe vertaal je het proces naar een Kanban-bord?

Als het werk volgens een vast voorgeschreven proces moet worden uitgevoerd, dan volgt het bord gewoon dat proces. Vaak ben je er al met: Werkvoorraad | Werk in uitvoering | Gereed. Is dit toch te hoog over en gaat het om kenniswerk of projectmanagement, dan wordt de opzet meestal iets complexer. Breng het proces zodanig in kaart dat het de realiteit zo dicht mogelijk benadert, maar beperk je tot de hoofdlijnen. Een Kanban bord met teveel stappen werkt namelijk niet.

Waarom je je bord niet te ingewikkeld moet maken

Een Kanban-bord moet het leven van het team makkelijker maken. Met te veel kolommen, labels en kleurcodes wordt het al gauw rommelig op het bord.  Hierdoor wordt het proces minder transparant en is het ook lastiger om de updates bij te houden. Houd de hoeveelheid informatie en betekenislagen op het bord dus beperkt.

Waarom je je bord niet te simpel moet maken

Een Kanban-bord mag niet te ingewikkeld, maar ook niet te eenvoudig zijn. Het bord moet relevant zijn voor het team, zodat het ook echt dagelijks gebruikt wordt.  Je wil het goed georganiseerd en up-to-date houden. Als het bord te simpel en te hoog-over is en daardoor niet vaak wordt bijgewerkt, is het ook niet relevant voor het team.

Maak gebruik van zwembanen

Als er sprake is van parallelle processen die tegelijk worden gevoerd kunnen ‘zwembanen’ een uitkomst bieden.  Door horizontale lijnen te gebruiken in de kolom ‘Werk in uitvoering’, kan het team dezelfde “werk in uitvoering”– en “gereed”-banen delen, terwijl de (sub)stappen kunnen verschillen.

Hoe ziet een Kanban-kaart eruit?

De Kanban-kaart vertegenwoordigt een taak.  Om de status en inhoud van de taak snel te duiden hanteer je een vaste structuur.  De indeling van de kaart is vastgelegd in een standaard, bijvoorbeeld: bovenaan de kaart staat een ticket-ID, daaronder de titel en het teamlid dat momenteel aan de kaart werkt.  De inschatting van hoeveelheid benodigde werkuren staat in de linker onderhoek en de rechterhoek wordt gebruikt om met gekleurde stickers aan te geven of, en hoe urgent iets is.

Bij 3: Pull principe

Een belangrijk aspect van Kanban is het Pull-principe.  Dat gaat ervan uit dat medewerkers zelf besluiten wanneer ze nieuw werk in de werkstroom oppakken. Werk wordt niet naar binnen geduwd om vervolgens ervan uit te gaan dat het meteen afkomt. Met Kanban spreek je af dat een team niet meer werk opgelegd krijgt dan het aankan.  En dat bereik je het beste door het team het mandaat te geven werk op te pakken als daar capaciteit voor is.

Bij 4: WIP-limieten en Definition of Done

De afkorting WIP staat voor Work In Progress. De WIP-limiet beperkt het aantal items waaraan het team momenteel werkt. Het beperken van de hoeveelheid onderhanden werk is een van de belangrijkste eigenschappen van Kanban. Het komt de focus en de kwaliteit ten goede en voorkomt dat teamleden overwerkt raken. Het achterliggende idee is dat als je minder tegelijk doet, je uiteindelijk meer oplevert. Met je team spreek je een exacte limiet af hoeveel werk zich in het proces mag bevinden. Als het proces uit meerdere stappen bestaat dan heeft elke stap een eigen WIP-limiet. Om de voortgang van het werk te borgen is er voor elke processtap ook een duidelijke Definition of Done geformuleerd. Deze D.o.D bepaalt exact wanneer een taak klaar is voor de volgende stap. Met duidelijke kwaliteitsafspraken voorkom je dat een taak heen en weer stuitert door de werkstroom, omdat er aan het begin half werk gedaan wordt, dat aan het einde weer gecorrigeerd moet worden.

Bij 5: Verbeteren

Als het bord niet goed werkt, moet je het aanpassen. Ga ervan uit dat je het Kanban-bord meermaals wijzigt voordat het goed werkt. Voor inspiratie kan je online talloze voorbeelden van bordstructuren vinden die helpen met het vinden van de meest effectieve oplossing. Het blijft sowieso altijd een beetje een werk in uitvoering, dat je het beste beschouwt als een iteratief proces. Schep wat dit betreft ook de juiste verwachtingen bij het team: zeker de eerste periode is er een van voortdurend experimenteren. Elke dagstart kan je besluiten tot verbeteringen en het maken van aanpassingen. Ik raad teams ook altijd aan om retrospectieve bijeenkomsten te organiseren, waarbij de focus uitsluitend op procesverbeteringen ligt.  Eén keer per maand is toch wel het minimum en het is beter dat je de retrospectieve bijeenkomsten vooruit plant. Zo weten teamleden ruim van tevoren wat er van ze verwacht wordt en kom je niet in de knel met conflicterende agenda’s.

Het moge duidelijk zijn dat continue verbeteren (ook wel Kaizen genoemd) geen vrijblijvende zaak is. Kanban is slechts een hulpmiddel en het team moet volledig eigenaarschap nemen van het proces en het resultaat. Anders is de kans van slagen klein.

Wil je ook graag de Kanban werkwijze introduceren in jouw team of organisatie? Neem dan contact op via 020 2614 195 of info@agilescrumgroup.nl of neem eens een kijkje op de Kanban trainingspagina.

Ook interessant:

Over de auteur: Frank Verhelst

Frank is Agile Coach en Scrum trainer. Hij helpt teams met het aanleren van de routines rond Scrum en Kanban. Vanuit ‘Voordoen, na- doen, zelf doen’ is het de bedoeling de teams zo snel mogelijk op eigen kracht op gang te brengen. Frank is een gepassioneerd trainer; energie, inspireren en doen! kenmerken zijn stijl. Naast de Scrum methode heeft hij ook ervaring met Design Thinking en Design Sprints en besteedt hij veel aandacht aan het schrijven van goede User Stories.

[class^="wpforms-"]
[class^="wpforms-"]