samen
werken
Welke SAFe Events zijn er? Alle 11+ meetings op een rij
Ken jij alle meetings die het SAFe Framework met zich meebrengt? In deze blog krijg je een overzicht van alle vergaderingen die je op Essential niveau (Team + ART) doorloopt.
Kan jij de onderstaande tabel invullen voor alle SAFe Events op Team en ART niveau? Ik heb er alvast één voor je ingevuld, de PI planning.
Gelukt? Ik ga ervan uit dat als je op dit artikel hebt geklikt, je een onwijs slim persoon bent en je het even uit je mouw schudden. Om te controleren of je toch echt alles hebt, vind je hieronder de ingevulde tabel. Verderop in het artikel neem ik elke vergadering in meer detail met je door.
Tabel met Team Events in SAFe
Tabel met ART Events in SAFe
SAFe meetings op team niveau
De Iteration Planning, Team Sync, Iteration Review, Backlog Refinement en Iteration Retrospective zijn allemaal Scrum Events. Ze hebben er in SAFe alleen een andere naam voor bedacht. Vervang het woord “Iteration” voor “Sprint” en het wordt al een stuk duidelijker.
Iteration Planning
Dit is in Scrum terminologie de Sprint Planning. Met je team plan je de komende iteratie, oftewel de Sprint. Het verschil met Scrum is dat de Iteration Planning een vaste frequentie heeft van twee weken en een timebox van 90 minuten. In dit artikel gaan we uitgebreid in op de Sprint Planning.
Team Sync
In SAFe heet de Daily Scrum een Team Sync. Veel mensen praten ook over een stand-up of dagstart, maar officieel heet deze kortdurende vergadering de Team Sync. Je bespreekt in maximaal een kwartier wat de voortgang is met betrekking tot het Iteration Goal en of mensen ergens tegenaan lopen (Impediments). Hier hebben we ook een blog over geschreven: de Daily Scrum.
Iteration Review
Scrum noemt deze vergadering de Sprint Review, maar in SAFe heet dit de Iteration Review. De relevante Stakeholders worden uitgenodigd, want het doel van deze meeting is om feedback te krijgen op hetgeen dat het team heeft afgemaakt tijdens de Sprint. Het verschil met Scrum is dat de Iteration Review een Timebox heeft van 90 minuten. Lees hier meer over de Sprint Review.
Backlog Refinement
Deze meeting heet in SAFe hetzelfde als in Scrum. Backlog Refinement is een optionele bijeenkomst waarbij je het werk op je Team Backlog (lees Product Backlog) gaat verfijnen. Grote Features of User Stories breek je op in kleine behapbare werkitems, zodat ze concreet genoeg zijn om op te pakken. Doordat Backlog Refinement optioneel is zijn de verplichte aanwezigen, frequentie en timebox niet gegeven. In de praktijk is eens per week voor 1 á 2 uur refinen gebruikelijk. Hier kun je meer informatie opzoeken over Backlog Refinement.
Iteration Retrospective
De Sprint Retrospective heet in SAFe de Iteration Retrospective. Je bespreekt hier op procesniveau wat er goed gaat in het team en waar mogelijke verbeterpunten liggen. Uit dit evaluatiemoment kunnen natuurlijk ook optimalisaties voortkomen die teamoverstijgend zijn. Meer verdieping? Lees hier over de Sprint Retrospective.
Conclusie van de SAFe meetings op teamniveau
Oude wijn in nieuwe zakken. Vervang het woord “Iteration” door “Sprint” en het is opeens een stuk begrijpelijker. Daarnaast verschillen deze vergaderingen niet met Scrum met de uitzondering dat de timeboxen verschillen en je vaste Iteraties (Sprints) hebt van twee weken voor alle teams in de organisatie.
SAFe Events binnen je ART
SAFe is pas interessant als je minstens 50 mensen in dienst hebt die gezamenlijk aan één product/oplossing werken, of meerdere producten, maar wel veel afhankelijkheden met elkaar delen. Als daar sprake van is kun je een Agile Release Train opzetten, een soort team van teams. Zie de afzonderlijke teams als locomotieven die op dezelfde trein zitten en met z’n allen naar dezelfde bestemming gaan. De trein wordt bestuurd door Product Management en de Release Train Engineer. Product Management (PM) is vergelijkbaar met de Product Owner, maar dan op Agile Release Train niveau. De Release Train Engineer (RTE) komt overeen met de Scrum Master, maar dan op ART hoogte. Om dit in goede banen te leiden zijn er diverse meetings binnen je ART op Essential niveau.
Tip: wil je meer lezen over de rollen in SAFe? Lees dan dit artikel over 21 SAFe rollen uitgelegd.
PI Planning
Planning Interval (PI) Planning (voorheen Program Increment Planning), is een grootschalige Event van twee dagen waarin je met de gehele ART + Business Owners een plan maakt voor de komende 8 tot 12 weken. Veel organisaties noemen dit ook een Kwartaal Planning Event of Big Room Planning. In een PI planning zitten allemaal kleinere meetings. Je kunt hier uitgebreider lezen over de PI planning.
Coach Sync
Zie deze meeting als een Daily Scrum/Team Sync/stand-up van de RTE en de Scrum Masters. Tijdens dit overleg faciliteert de RTE het volgende: risico’s, afhankelijkheden, voortgang en impediments van de huidige PI. De timebox is 30 tot 60 minuten, wat betekent dat de meeting ergens tussen dit tijdvak moet eindigen. In het verleden werd deze meeting ook wel de SOS (Scrum of Scrums) meeting genoemd.
PO Sync
Beschouw deze bijeenkomst als een Daily Scrum, Team Sync of stand-up tussen de Product Owners en Product Management. Mogelijk zijn hier ook anderen bij aanwezig zoals de RTE, Business Owners en vakexperts. Tijdens deze bespreking vindt er afstemming plaats over de voortgang van de huidige PI Objectives, en voorbereiding voor de volgende PI Planning. Net als de Coach Sync doe je dit ook wekelijks en is de timebox 30 tot 60 minuten. De Product Manager of Release Train Engineer begeleidt deze sessie.
ART Sync
Het kan natuurlijk voorkomen dat er regelmatig onderwerpen in de Coach Sync voorbijkomen die ook relevant zijn voor de PO Sync, en andersom. Je kunt er daarom voor kiezen om de Coach en PO Sync te combineren. Dit wordt dan de ART Sync genoemd. De deelnemers van de Coach en PO Sync zijn welkom en het is gebruikelijk dat de RTE deze meeting faciliteert. Let er wel op dat als je een ART Sync doet de Coach en PO Sync vervallen. De tijd voor de ART Sync is ook 30 tot 60 minuten.
System Demo
Als je alleen scrumt zonder SAFe, heb je aan het einde van een Sprint een Sprint Review om feedback te krijgen op het Increment. De Developers vertellen dan wat ze gemaakt hebben. Dit wil je ook op ART niveau doen. We noemen de Review op ART niveau de System Demo.
Wat uniek is aan de System Demo in tegenstellig tot de Sprint Review is dat je het geïntegreerde werk van alle Agile Teams in de ART laat zien. Dit zorgt ervoor dat je vroegtijdig moet integreren, wat in het begin nogal een uitdaging kan zijn. Toch is dit slim om te doen, omdat je de risico’s op integratieproblemen vroegtijdig signaleert. Niet voor niets zegt principe 7 van het Agile Manifest: “Een werkend product is de belangrijkste indicator van vooruitgang.”
Een verschil tussen de Sprint Review en de System Demo is dat de timebox van de System Demo 60 minuten is. Daarnaast neemt de RTE de facilitatie van de System Demo op zich.
Inspect & Adapt (I&A)
De Inspect & Adapt meeting vindt plaats aan het einde van elke PI (8 tot 12 weken) en duurt 3 tot 4 uur. Er wordt teruggeblikt op de inhoud en het proces van het afgelopen kwartaal. Alle ART-leden en Stakeholders zijn uitgenodigd. Het Inspect & Adapt Event bestaat uit drie onderdelen:
PI System Demo: 1 uur
Quantitative & Qualitative Measurement: 30 minuten
Retro & Problem-Solving Workshop: 2 uur en 30 minuten
PI System Demo
Dit is gewoon je System Demo, maar dan aan het einde van de PI in plaats van elke 2 weken. Een verschil: de System Demo wordt door de RTE gefaciliteerd, terwijl bij de PI System Demo de Product Owners, Product Management of het System Team aan het woord wordt gelaten. Verder is het gebruikelijk dat er meer Stakeholders bij de PI System Demo zijn dan bij de tweewekelijkse System Demo’s. Tenslotte wordt de prestatie van het afgelopen kwartaal gedemonstreerd. Dat is niet niks.
Quantitative & Qualitative Measurement
Bij de PI Planning wordt Business Value aan de PI Objectives gegeven door de Business Owners. Met andere woorden: hoeveel waarde hechten we als Business Owners aan dit doel? Er wordt een score toegewezen van 1 tot 10 per PI Objective.
In de Quantitative & Qualitative Measurement meeting wordt er gekeken naar de Actual Value. Oftewel wat vinden we van de uitkomst? Voldoet het aan de verwachtingen van de Business Owners? De Business Value en de Actual Value kun je voor alle teams berekenen en visueel maken samen met andere prestatie-indicatoren. Zo krijg je een beeld hoe je het als Agile Release Train hebt gedaan. De RTE is hier verantwoordelijk voor.
Retro & Problem-Solving Workshop
Veel Impediments die je in je eigen team ervaart worden vaak ook door anderen gedeeld. In een Retrospective van 30 minuten ga je als Agile Team problemen identificeren waar je als gehele ART last van hebt.
Als elk team deze problemen heeft vastgesteld kunnen we naar de Problem-Solving Workshop gaan. Het doel van de Problem-Solving Workshop is niet om alle problemen in de ART op te lossen. Het gaat erom dat je de oorzaken van problemen in kaart brengt en niet alleen de symptomen ziet.
Dit doe je in zes stappen. De samenvatting is dat je eerst heel goed het probleem in kaart brengt en elkaar daarop doorvraagt. Als het probleem duidelijk en op zo’n manier is beschreven dat iedereen het begrijpt, kunnen we brainstormen over de oplossingen en mogelijke verbeteringen op de Backlog plaatsen.
Deze workshop duurt 2 uur of minder en wordt meestal door de RTE of SPC gefaciliteerd.
Conclusie van alle SAFe meetings
Zijn dit dan alle SAFe Events? Op Essential niveau (team + ART) wel. Maar op Portfolio en Large Solution niveau zijn er ook nog veel meer afstemmingsmomenten die we in dit artikel niet hebben behandeld.
Ik kan mij voorstellen dat je nu denkt: “Wow, wat een hoop vergaderingen.” Het klopt inderdaad, en dit is een van de gevolgen van het opschalen van Agile werken in een organisatie waar teams veel afhankelijkheden met elkaar hebben. Daarbij is het wel van belang om te beseffen dat al deze meetings transparant zijn in plaats van de ad-hoc afstemmingen die je anders zou hebben maar niet in de agenda staan. Door een meeting al in te plannen, vergaderruimtes van tevoren vast te leggen en een duidelijke agenda te hebben kun je juist veel tijd en frustratie besparen.
Uiteraard kun je wel weerstand verwachten als je van de ene op de andere dag de agenda’s van je collega’s volplant. Gelukkig hebben we veel ervaring met SAFe-implementaties en kunnen we met je meedenken over stapsgewijze SAFe-transformaties. Meer weten? Neem contact met ons op via info@agilescrumgroup.nl of 020 2614 195.
Gebruikte bron: scaledagileframework.com
Ook interessant:
- Wat zijn Agile teams? Dit zijn 7 kenmerken
- AI & Scrum: waar staan we nu en welke toekomst wacht ons?
- Het verschil tussen Portfolio SAFe & Large Solution SAFe
