PI planning; twee dagen effectief niet werken!

Twee dagen met alle mensen uit de Agile Release Train (ART) werken aan een PI planning? Een meeting van twee dagen die helpt verspillingen en miscommunicatie te voorkomen d.m.v. face-to-face-interactie en transparantie. Maar wat is een Planning en hoe gaat een PI planning dan? In deze blog geef ik je inzicht in wat een Product Increment planning (PI planning) inhoudt.

Wat is het?

De PI planning is een event uit het SAFe framework dat ten eerste als doel heeft om Agile teams richting te geven (alignment). De PI planning geeft ‘antwoord’ op de vraag; waar gaan alle teams in de ART de komende periode samen aan werken? Met andere woorden; wat is onze gezamenlijke missie voor de komende periode? Het tweede doel van de PI planning is om de teams gecommitteerd te krijgen aan deze missie. Het is geen top-down event waarbij management vertelt wat gedaan moet worden. Het is een proces van gedecentraliseerde besluitvorming waar alle betrokkenen uit de ART aan deelnemen. Samen, in twee dagen, komen alle deelnemers tot een werkplan voor de komende periode. Door de gezamenlijke totstandkoming van het plan creëer je commitment.

Wat doe je in de planning?

Er vindt in de PI planning afstemming plaats tussen de business en haar doelen, product management en de gewenste functionaliteiten, technische mogelijkheden en afhankelijkheden tussen functionaliteiten. De teams bepalen wat de hoeveelheid werk is die gedaan kan worden om de gewenste doelen te behalen en bepalen ook hoe zij dat gaan doen. De teams stellen in de PI planning een werkplan op voor de komende periode. Elke drie maanden wordt dit ritueel herhaald en wordt opnieuw afgestemd wat de teams gaan opleveren; het zogenaamde Product Increment. Dit ritme van drie maanden zorgt er voor dat de organisatie wendbaar wordt. Het zorgt ook voor het ‘eenvoudiger’ maken van het werk. Denk aan het SAFe principe van beperken van de hoeveelheid werk (Flow). Door minder te doen worden we sneller. Met een PI planning wordt voor drie maanden een focus vastgelegd; Dit is wat we gaan doen en gaan opleveren! Is er commitment gegeven aan het plan door alle belanghebbenden, dan kunnen de Agile teams zelfstandig samenwerken aan het realiseren van het volgende Product Increment.

De agenda

Hoe doe je dat? Met meer dan 100 personen in twee dagen komen tot een werkplan? Om tot een werkplan te komen waar alle belanghebbenden commitment aan geven, heeft de PI planning een ‘vaste’ agenda. Deze agenda ziet er als volgt uit:

Toelichting Agenda
Dag 1:

2. De context: De PI planning begint met de context transparant maken van het te ontwikkelen Product Increment. De context wordt hier transparant gemaakt voor de teams. Deze wordt toegelicht in drie delen.
   • De Business Context: Waarom werken we aan het increment en waarom is het belangrijk voor de organisatie? (markt en klant wensen/waarde)
   • Product/Oplossing/Visie: Wat is de visie m.b.t. het product en welke tien belangrijkste functionaliteiten (oplossingen voor de klant) wil men graag in de komende Product Increment realiseren.
   • Architectuur Visie/Ontwikkel Ervaringen: De technische context van architectuur mogelijkheden (enablers) en beperkingen die er zijn waar teams mee te maken hebben.
3. Planning Context (en lunch): Op een lege maag kan niet gewerkt worden, dus een goede lunch is belangrijk! De RTE geeft tijdens de lunch aan wat de planning is, het doel van de meeting en wat verwacht wordt van de teams.
4. Team Breakouts: Dit is het moment dat de teams zelf aan de slag gaan om te bedenken hoe ze hun deel, dat bijdraagt aan de missie (het Product Increment), gaan realiseren. Het draait om face-to-face interactie in teams, tussen teams en wie je maar nodig hebt uit de ART. Teams bedenken zelf hoe ze het gaan doen en stemmen onderlinge afhankelijkheden met elkaar af. Teams worden daarbij ondersteund waar nodig door RTE, Product Management, Architecture, Scrum Master of Agile coach.
5. Review Concept Plannen: Teams presenteren hoe ver ze zijn met hun plan, wat hun doel is, in welke iteratie men wat gaat doen en welke afhankelijkheden er zijn. Dit wordt transparant gemaakt op een programmabord centraal in de ruimte waar de PI plaatsvindt.
6. Management Review & Obstakel Oplossen: Identificeren van obstakels die er voor kunnen zorgen dat teams hun werkplan niet af kunnen krijgen. Bijvoorbeeld de scope is te groot en moet aangepast worden. Dit aanpassen wordt gedaan door het management onder begeleiding van de RTE die faciliteert. (Ze gaan door tot er een oplossing is!)