PI planning; twee dagen effectief niet werken!

De PI Planning is een twee dagen durend event binnen SAFe waarin alle teams uit de Agile Release Train (ART) samenkomen om richting en commitment te creëren voor het komende Program Increment. Dit helpt verspillingen en miscommunicatie te voorkomen d.m.v. face-to-face-interactie en transparantie. Ze stemmen doelen, planning, afhankelijkheden en risico’s af in face‑to‑face interactie.

Wat is het?

De PI planning is een event uit het SAFe framework dat ten eerste als doel heeft om teams die Agile werken richting te geven (alignment). De PI planning geeft ‘antwoord’ op de vraag; waar gaan alle teams in de ART de komende periode samen aan werken? Met andere woorden; wat is onze gezamenlijke missie voor de komende periode? Het tweede doel van de PI planning is om de teams gecommitteerd te krijgen aan deze missie. Het is geen top-down event waarbij management vertelt wat gedaan moet worden. Het is een proces van gedecentraliseerde besluitvorming waar alle betrokkenen uit de ART aan deelnemen. Alle deelnemers komen samen tot een werkplan voor de komende periode. Door de gezamenlijke totstandkoming van het plan creëer je commitment.

Hoe lang duurt een PI Planning?

Een PI Planning duurt volgens de officiële richtlijnen twee dagen en vind plaats elke 8 tot 12 weken. Tijdens deze twee dagen komt het hele Agile Release Train fysiek of online bij elkaar om plannen te maken voor de komende Program Increment. De tijdsduur is bewust gekozen om voldoende ruimte te bieden voor samenwerking, afstemming en het verwerken van feedback. In sommige organisaties duurt de PI Planning korter, bijvoorbeeld één dag, maar dan is de voorbereiding intensiever en worden onderdelen vooraf gedaan. Daarnaast is dit enkel mogelijk voor kleine Agile Release Trains waarbij het gehele proces dus minder lang duurt. Dit wijkt af van de officële SAFe richtlijnen opgesteld door Scaled Agile Inc. en kan ten koste gaan van de gezamenlijke afstemming.

Wat is het doel van een PI Planning?

Het doel van de PI Planning is om samen tot een plan te komen dat uitvoerbaar en afgestemd is. Teams bespreken wat ze kunnen opleveren en welke afhankelijkheden er zijn. De afstemming en het samen tot het plan komen wordt zo benadrukt omdat het zorgt voor draagvlak en commmitment. Doordat iedereen invloed op de planning heeft, krijgt niemand het gevoel dat zijn of haar belangen niet zijn overwogen, wat de commitment bevorderd. Ook begrijpen alle teams zowel hun eigen werk, als hoe dit aansluit op dat van anderen. Dit voorkomt verrassingen tijdens de uitvoering.

Wanneer iedereen het plan begrijpt en ondersteunt, wordt het makkelijker om beslissingen te nemen en om te gaan met veranderingen. Zonder afstemming en het gezamenlijk formuleren van de planning, kunnen doelen botsen, zijn werknemers niet gecomitteerd, bllijven afhankelijkheden onopgemerkt en ontstaat verwarring tijdens de uitvoering van het werk.

Wat doe je in de planning?

Er vindt in de PI planning afstemming plaats tussen de business en haar doelen, product management en de gewenste functionaliteiten, technische mogelijkheden en afhankelijkheden tussen functionaliteiten. De teams bepalen wat de hoeveelheid werk is die gedaan kan worden om de gewenste doelen te behalen en bepalen ook hoe zij dat gaan doen. De teams stellen in de PI planning een werkplan op voor de komende periode. Elke drie maanden wordt dit ritueel herhaald en wordt opnieuw afgestemd wat de teams gaan opleveren; het zogenaamde Product Increment. Dit ritme van drie maanden zorgt er voor dat de organisatie wendbaar wordt. Het zorgt ook voor het ‘eenvoudiger’ maken van het werk. Denk aan het SAFe principe van beperken van de hoeveelheid werk (Flow). Door minder te doen worden we sneller. Met een PI planning wordt voor drie maanden een focus vastgelegd; Dit is wat we gaan doen en gaan opleveren! Is er commitment gegeven aan het plan door alle belanghebbenden, dan kunnen de Agile teams zelfstandig samenwerken aan het realiseren van het volgende Product Increment.

De agenda

Hoe doe je dat? Met meer dan 100 personen in twee dagen komen tot een werkplan? Om tot een werkplan te komen waar alle belanghebbenden commitment aan geven, heeft de PI planning een ‘vaste’ agenda. Deze agenda ziet er als volgt uit:

Toelichting Agenda
Dag 1:

2. De context: De PI planning begint met de context transparant maken van het te ontwikkelen Product Increment. De context wordt hier transparant gemaakt voor de teams. Deze wordt toegelicht in drie delen.
   • De Business Context: Waarom werken we aan het increment en waarom is het belangrijk voor de organisatie? (markt en klant wensen/waarde)
   • Product/Oplossing/Visie: Wat is de visie m.b.t. het product en welke tien belangrijkste functionaliteiten (oplossingen voor de klant) wil men graag in de komende Product Increment realiseren.
   • Architectuurvisie/Ontwikkelervaringen: De technische context van architectuurmogelijkheden (enablers) en beperkingen die er zijn waar teams mee te maken hebben.
3. Planning Context (en lunch): Op een lege maag kan niet gewerkt worden, dus een goede lunch is belangrijk! De RTE geeft tijdens de lunch aan wat de planning is, het doel van de meeting en wat verwacht wordt van de teams.
4. Team Breakouts: Dit is het moment dat de teams zelf aan de slag gaan om te bedenken hoe ze hun deel, dat bijdraagt aan de missie (het Product Increment), gaan realiseren. Het draait om face-to-face interactie in teams, tussen teams en wie je maar nodig hebt uit de ART. Teams bedenken zelf hoe ze het gaan doen en stemmen onderlinge afhankelijkheden met elkaar af. Teams worden daarbij ondersteund waar nodig door RTE, Product Management, Architecture, Scrum Master of Agile coach.
5. Review Conceptplannen: Teams presenteren hoe ver ze zijn met hun plan, wat hun doel is, in welke iteratie men wat gaat doen en welke afhankelijkheden er zijn. Dit wordt transparant gemaakt op een programmabord centraal in de ruimte waar de PI plaatsvindt.
6. Management Review & Obstakel Oplossen: Identificeren van obstakels die er voor kunnen zorgen dat teams hun werkplan niet af kunnen krijgen. Bijvoorbeeld de scope is te groot en moet aangepast worden. Dit aanpassen wordt gedaan door het management onder begeleiding van de RTE die faciliteert. (Ze gaan door tot er een oplossing is!)

Over de auteur: Ronny Veen

Ronny is een Agile (team)coach en trainer. Zijn expertise ligt in teamontwikkeling en teamcoaching. Hiervoor gebruikt hij elementen uit de sport en elementen uit het Agile gedachtengoed. Samen in kleine stapjes ontwikkelen naar het gewenste doel.