samen
werken
PI planning; twee dagen effectief niet werken!
De PI Planning is een twee dagen durend event binnen SAFe waarin alle teams uit de Agile Release Train (ART) samenkomen om richting en commitment te creëren voor het komende Program Increment. Dit helpt verspillingen en miscommunicatie te voorkomen d.m.v. face-to-face-interactie en transparantie. Ze stemmen doelen, planning, afhankelijkheden en risico’s af in face‑to‑face interactie.
Wat is het?
De PI planning is een event uit het SAFe framework dat ten eerste als doel heeft om teams die Agile werken richting te geven (alignment). De PI planning geeft ‘antwoord’ op de vraag; waar gaan alle teams in de ART de komende periode samen aan werken? Met andere woorden; wat is onze gezamenlijke missie voor de komende periode? Het tweede doel van de PI planning is om de teams gecommitteerd te krijgen aan deze missie. Het is geen top-down event waarbij management vertelt wat gedaan moet worden. Het is een proces van gedecentraliseerde besluitvorming waar alle betrokkenen uit de ART aan deelnemen. Alle deelnemers komen samen tot een werkplan voor de komende periode. Door de gezamenlijke totstandkoming van het plan creëer je commitment.
Hoe lang duurt een PI Planning?
Een PI Planning duurt volgens de officiële richtlijnen twee dagen en vind plaats elke 8 tot 12 weken. Tijdens deze twee dagen komt het hele Agile Release Train fysiek of online bij elkaar om plannen te maken voor de komende Program Increment. De tijdsduur is bewust gekozen om voldoende ruimte te bieden voor samenwerking, afstemming en het verwerken van feedback. In sommige organisaties duurt de PI Planning korter, bijvoorbeeld één dag, maar dan is de voorbereiding intensiever en worden onderdelen vooraf gedaan. Daarnaast is dit enkel mogelijk voor kleine Agile Release Trains waarbij het gehele proces dus minder lang duurt. Dit wijkt af van de officële SAFe richtlijnen opgesteld door Scaled Agile Inc. en kan ten koste gaan van de gezamenlijke afstemming.
Wat is het doel van een PI Planning?
Het doel van de PI Planning is om samen tot een plan te komen dat uitvoerbaar en afgestemd is. Teams bespreken wat ze kunnen opleveren en welke afhankelijkheden er zijn. De afstemming en het samen tot het plan komen wordt zo benadrukt omdat het zorgt voor draagvlak en commmitment. Doordat iedereen invloed op de planning heeft, krijgt niemand het gevoel dat zijn of haar belangen niet zijn overwogen, wat de commitment bevorderd. Ook begrijpen alle teams zowel hun eigen werk, als hoe dit aansluit op dat van anderen. Dit voorkomt verrassingen tijdens de uitvoering.
Wanneer iedereen het plan begrijpt en ondersteunt, wordt het makkelijker om beslissingen te nemen en om te gaan met veranderingen. Zonder afstemming en het gezamenlijk formuleren van de planning, kunnen doelen botsen, zijn werknemers niet gecomitteerd, bllijven afhankelijkheden onopgemerkt en ontstaat verwarring tijdens de uitvoering van het werk.
Wat doe je in de planning?
Er vindt in de PI planning afstemming plaats tussen de business en haar doelen, product management en de gewenste functionaliteiten, technische mogelijkheden en afhankelijkheden tussen functionaliteiten. De teams bepalen wat de hoeveelheid werk is die gedaan kan worden om de gewenste doelen te behalen en bepalen ook hoe zij dat gaan doen. De teams stellen in de PI planning een werkplan op voor de komende periode. Elke drie maanden wordt dit ritueel herhaald en wordt opnieuw afgestemd wat de teams gaan opleveren; het zogenaamde Product Increment. Dit ritme van drie maanden zorgt er voor dat de organisatie wendbaar wordt. Het zorgt ook voor het ‘eenvoudiger’ maken van het werk. Denk aan het SAFe principe van beperken van de hoeveelheid werk (Flow). Door minder te doen worden we sneller. Met een PI planning wordt voor drie maanden een focus vastgelegd; Dit is wat we gaan doen en gaan opleveren! Is er commitment gegeven aan het plan door alle belanghebbenden, dan kunnen de Agile teams zelfstandig samenwerken aan het realiseren van het volgende Product Increment.
De agenda
Hoe doe je dat? Met meer dan 100 personen in twee dagen komen tot een werkplan? Om tot een werkplan te komen waar alle belanghebbenden commitment aan geven, heeft de PI planning een ‘vaste’ agenda. Deze agenda ziet er als volgt uit:
Toelichting Agenda
Dag 1:
- De context: De PI planning begint met de context transparant maken van het te ontwikkelen Product Increment. De context wordt hier transparant gemaakt voor de teams. Deze wordt toegelicht in drie delen.
- De Business Context: Waarom werken we aan het increment en waarom is het belangrijk voor de organisatie? (markt en klant wensen/waarde)
- Product/Oplossing/Visie: Wat is de visie m.b.t. het product en welke tien belangrijkste functionaliteiten (oplossingen voor de klant) wil men graag in de komende Product Increment realiseren.
- Architectuurvisie/Ontwikkelervaringen: De technische context van architectuurmogelijkheden (enablers) en beperkingen die er zijn waar teams mee te maken hebben.
- Planning Context (en lunch): Op een lege maag kan niet gewerkt worden, dus een goede lunch is belangrijk! De RTE geeft tijdens de lunch aan wat de planning is, het doel van de meeting en wat verwacht wordt van de teams.
- Team Breakouts: Dit is het moment dat de teams zelf aan de slag gaan om te bedenken hoe ze hun deel, dat bijdraagt aan de missie (het Product Increment), gaan realiseren. Het draait om face-to-face interactie in teams, tussen teams en wie je maar nodig hebt uit de ART. Teams bedenken zelf hoe ze het gaan doen en stemmen onderlinge afhankelijkheden met elkaar af. Teams worden daarbij ondersteund waar nodig door RTE, Product Management, Architecture, Scrum Master of Agile coach.
- Review Conceptplannen: Teams presenteren hoe ver ze zijn met hun plan, wat hun doel is, in welke iteratie men wat gaat doen en welke afhankelijkheden er zijn. Dit wordt transparant gemaakt op een programmabord centraal in de ruimte waar de PI plaatsvindt.
- Management Review & Obstakel Oplossen: Identificeren van obstakels die er voor kunnen zorgen dat teams hun werkplan niet af kunnen krijgen. Bijvoorbeeld de scope is te groot en moet aangepast worden. Dit aanpassen wordt gedaan door het management onder begeleiding van de RTE die faciliteert. (Ze gaan door tot er een oplossing is!)
Dag 2:
- Planning Aanpassingen: Aanpassingen die aan het einde van dag 1 bedacht zijn worden gepresenteerd aan de teams.
- Team breakouts: Daarna gaan teams verder zoals in dag 1. Teams werken verder aan het afmaken van hun plan en maken alle plannen visueel op het programboard. Op dit bord worden afhankelijkheden en volgordelijkheid inzichtelijk gemaakt.
- Review ‘Definitieve’ Plannen: Teams presenteren hun definitieve plannen en geven aan welke risico’s en afhankelijkheden er zijn die teams kunnen beletten om hun doel te realiseren. Dit wordt visueel gemaakt op het programmabord.
- Program Risico’s: In een gezamenlijke sessie worden de risico’s en obstakels die het behalen van het programmadoel in de weg staan doorgenomen. Elk obstakel of risico wordt gecategoriseerd:
- Resolved: We zijn het eens dat het item niet langer een obstakel of risico is.
- Owned: Het item kan niet opgelost worden in de meeting, maar wordt door iemand opgepakt.
- Accepted: Een risico dat geaccepteerd wordt. Het is nou eenmaal zo.
- Mitigated: Teams bedenken een oplossing om de impact van een risico te verminderen.
- Vertrouwensstemming: Dit is het moment dat teams gaan stemmen over het gehele plan. Verwachten we dat we het doel gaan halen? Of kunnen we nog geen commitment geven aan het opgestelde plan? Personen kunnen toelichten welke risico’s zij nog zien of aangeven waarom ze niet vertrouwd zijn met het plan zoals bedacht.
- (Her)Bewerken plannen: Als het nodig is worden nog aanpassingen gedaan in het plan. Of worden risico’s die nog niet benoemd zijn belegd. Het doel is om iedereen gecommitteerd te krijgen aan het plan.
- PI Retrospective & Vooruit gaan: Er wordt met elkaar gekeken naar wat goed ging in de PI planning en wat er in de volgende PI planning beter kan. Bijvoorbeeld: de kroketten waren op tijd aanwezig, maar sommigen waren nog bevroren! ;) En we gaan aan de slag!
In de PI planning draait het vooral om interactie met elkaar. Het is een samenwerking tussen verschillende belanghebbenden in de ART. Het succes van een PI planning wordt bepaald door verschillende factoren. Denk aan voorbereiding, ervaring van teams, de locatie waar een event gehouden wordt, kwaliteit van de lunch en nog veel meer. Het is niet twee dagen niet werken, maar een hele nuttige intensieve meeting die je helpt om de juiste dingen te doen.
Geïnteresseerd om meer te weten over SAFe? Volg dan onze Leading SAFe Training of neem eens contact met ons op om vrijblijvend telefonisch kennis te maken met een van onze ervaren Agile trainers & coaches. We beantwoorden je vragen graag, bel 020 2614 195.
Ook interessant:
- Portfolio SAFe: van strategische thema’s naar klantwaarde
- Welke SAFe certificering past bij jou?
- DevOps Praktijken in SAFe
- SAFe Implementatie Roadmap
Vind je dit artikel interessant?
Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)