slim
samen
werken

PI planning; twee dagen effectief niet werken!

Twee dagen met alle mensen uit de Agile Release Train (ART) werken aan een PI planning? Een meeting van twee dagen die helpt verspillingen en miscommunicatie te voorkomen d.m.v. face-to-face-interactie en transparantie. Maar wat is een Planning en hoe gaat een PI planning dan? In deze blog geef ik je inzicht in wat een Product Increment planning (PI planning) inhoudt.

Wat is het?

De PI planning is een event uit het SAFe framework dat ten eerste als doel heeft om Agile teams richting te geven (alignment). De PI planning geeft ‘antwoord’ op de vraag; waar gaan alle teams in de ART de komende periode samen aan werken? Met andere woorden; wat is onze gezamenlijke missie voor de komende periode? Het tweede doel van de PI planning is om de teams gecommitteerd te krijgen aan deze missie. Het is geen top-down event waarbij management vertelt wat gedaan moet worden. Het is een proces van gedecentraliseerde besluitvorming waar alle betrokkenen uit de ART aan deelnemen. Samen, in twee dagen, komen alle deelnemers tot een werkplan voor de komende periode. Door de gezamenlijke totstandkoming van het plan creëer je commitment.

Naar SAFe training

Wat doe je in de planning?

Er vindt in de PI planning afstemming plaats tussen de business en haar doelen, product management en de gewenste functionaliteiten, technische mogelijkheden en afhankelijkheden tussen functionaliteiten. De teams bepalen wat de hoeveelheid werk is die gedaan kan worden om de gewenste doelen te behalen en bepalen ook hoe zij dat gaan doen. De teams stellen in de PI planning een werkplan op voor de komende periode. Elke drie maanden wordt dit ritueel herhaald en wordt opnieuw afgestemd wat de teams gaan opleveren; het zogenaamde Product Increment. Dit ritme van drie maanden zorgt er voor dat de organisatie wendbaar wordt. Het zorgt ook voor het ‘eenvoudiger’ maken van het werk. Denk aan het SAFe principe van beperken van de hoeveelheid werk (Flow). Door minder te doen worden we sneller. Met een PI planning wordt voor drie maanden een focus vastgelegd; Dit is wat we gaan doen en gaan opleveren! Is er commitment gegeven aan het plan door alle belanghebbenden, dan kunnen de Agile teams zelfstandig samenwerken aan het realiseren van het volgende Product Increment.

De agenda

Hoe doe je dat? Met meer dan 100 personen in twee dagen komen tot een werkplan? Om tot een werkplan te komen waar alle belanghebbenden commitment aan geven, heeft de PI planning een ‘vaste’ agenda. Deze agenda ziet er als volgt uit:

Agenda-PI-Planning

Toelichting Agenda
Dag 1:

De context: De PI planning begint met de context transparant maken van het te ontwikkelen Product Increment. De context wordt hier transparant gemaakt voor de teams. Deze wordt toegelicht in drie delen.
- De Business Context: Waarom werken we aan het increment en waarom is het belangrijk voor de organisatie? (markt en klant wensen/waarde)
- Product/Oplossing/Visie: Wat is de visie m.b.t. het product en welke tien belangrijkste functionaliteiten (oplossingen voor de klant) wil men graag in de komende Product Increment realiseren.
- Architectuur Visie/Ontwikkel Ervaringen: De technische context van architectuur mogelijkheden (enablers) en beperkingen die er zijn waar teams mee te maken hebben.
Planning Context (en lunch): Op een lege maag kan niet gewerkt worden, dus een goede lunch is belangrijk! De RTE geeft tijdens de lunch aan wat de planning is, het doel van de meeting en wat verwacht wordt van de teams.
Team Breakouts: Dit is het moment dat de teams zelf aan de slag gaan om te bedenken hoe ze hun deel, dat bijdraagt aan de missie (het Product Increment), gaan realiseren. Het draait om face-to-face interactie in teams, tussen teams en wie je maar nodig hebt uit de ART. Teams bedenken zelf hoe ze het gaan doen en stemmen onderlinge afhankelijkheden met elkaar af. Teams worden daarbij ondersteund waar nodig door RTE, Product Management, Architecture, Scrum Master of Agile coach.
Review Concept Plannen: Teams presenteren hoe ver ze zijn met hun plan, wat hun doel is, in welke iteratie men wat gaat doen en welke afhankelijkheden er zijn. Dit wordt transparant gemaakt op een programmabord centraal in de ruimte waar de PI plaatsvindt.
Management Review & Obstakel Oplossen: Identificeren van obstakels die er voor kunnen zorgen dat teams hun werkplan niet af kunnen krijgen. Bijvoorbeeld de scope is te groot en moet aangepast worden. Dit aanpassen wordt gedaan door het management onder begeleiding van de RTE die faciliteert. (Ze gaan door tot er een oplossing is!)

Naar SAFe training

Dag 2:

Planning Aanpassingen: Aanpassingen die aan het einde van dag 1 bedacht zijn worden gepresenteerd aan de teams.
Team breakouts: Daarna gaan teams verder zoals in dag 1. Teams werken verder aan het afmaken van hun plan en maken alle plannen visueel op het programboard. Op dit bord worden afhankelijkheden en volgordelijkheid inzichtelijk gemaakt.
Review ‘Definitieve’ Plannen: Teams presenteren hun definitieve plannen en geven aan welke risico’s en afhankelijkheden er zijn die teams kunnen beletten om hun doel te realiseren. Dit wordt visueel gemaakt op het programmabord.
Program Risico’s: In een gezamenlijke sessie worden de risico’s en obstakels die het behalen van het programmadoel in de weg staan doorgenomen. Elk obstakel of risico wordt gecategoriseerd:
- Resolved: We zijn het eens dat het item niet langer een obstakel of risico is.
- Owned: Het item kan niet opgelost worden in de meeting, maar wordt door iemand opgepakt.
- Accepted: Een risico dat geaccepteerd wordt. Het is nou eenmaal zo.
- Mitigated: Teams bedenken een oplossing om de impact van een risico te verminderen.
Vertrouwensstemming: Dit is het moment dat teams gaan stemmen over het gehele plan. Verwachten we dat we het doel gaan halen? Of kunnen we nog geen commitment geven aan het opgestelde plan? Personen kunnen toelichten welke risico’s zij nog zien of aangeven waarom ze niet vertrouwd zijn met het plan zoals bedacht.
(Her)Bewerken plannen: Als het nodig is worden nog aanpassingen gedaan in het plan. Of worden risico’s die nog niet benoemd zijn belegd. Het doel is om iedereen gecommitteerd te krijgen aan het plan.
PI Retrospective & Vooruit gaan: Er wordt met elkaar gekeken naar wat goed ging in de PI planning en wat er in de volgende PI planning beter kan. Bijvoorbeeld: de kroketten waren op tijd aanwezig, maar sommigen waren nog bevroren! ;) En we gaan aan de slag!

PI Program Board

In de PI planning draait het vooral om interactie met elkaar. Het is een samenwerking tussen verschillende belanghebbenden in de ART. Het succes van een PI planning wordt bepaald door verschillende factoren. Denk aan voorbereiding, ervaring van teams, de locatie waar een event gehouden wordt, kwaliteit van de lunch en nog veel meer. Het is niet twee dagen niet werken, maar een hele nuttige intensieve meeting die je helpt om de juiste dingen te doen.

Geïnteresseerd om meer te weten over SAFe? Volg dan onze Leading SAFe Training of neem eens contact met ons op om vrijblijvend telefonisch kennis te maken met een van onze ervaren Agile trainers & coaches. We beantwoorden je vragen graag, bel 020 2614 195.

Ook interessant:

Vind je dit artikel interessant?

Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)

Over de auteur: Ronny Veen

Ronny is een Agile (team)coach en trainer. Zijn expertise ligt in teamontwikkeling en teamcoaching. Hiervoor gebruikt hij elementen uit de sport en elementen uit het Agile gedachtengoed. Samen in kleine stapjes ontwikkelen naar het gewenste doel.