slim
samen
werken

Starten met Scrum: hoe pak je dat aan?

Je hebt het er al maanden over maar het komt er maar niet van: starten met Scrum. Het lijkt je zo handig om niet meer na te hoeven denken over de structuur van meetings en écht stappen te maken, maar je weet niet waar je moet beginnen om zo’n eerste Sprint op te zetten. Herken je dat? Dan is dit het ideale artikel voor je, want in deze blog helpen we je in 6 stappen aan de slag te gaan met Scrum!

Illustratie van het Scrum Framework, het punt om te starten met Scrum.

Stap 1. Bepaal je doel

Waarom wil je eigenlijk gaan Scrummen? Ga je een nieuw product of nieuwe dienst ontwikkelen? Wil je vaart krijgen in de doorontwikkeling van een bestaand product? Ga je aan de slag met een project, in welke vorm dan ook?

Doelen staan centraal in het Scrum Framework. Het belangrijkste doel is de Product Goal: de stip op de horizon. Als je Product Goal bereikt is, is je product of project “klaar”. Vaak betekent dat, dat een bepaald probleem is opgelost. Door bij alle vervolgstappen centraal te stellen dat je – in the end – dat ene probleem op wil lossen, wordt het makkelijker om keuzes te maken en de juiste mensen bij je project te betrekken.

Op je Product Goal kun je ook Sprint Goals baseren: kleine, maar waardevolle stapjes die toewerken naar het behalen van je Product Goal. Als je daar al ideeën voor hebt, kun je die in deze stap al beschrijven. Daarmee maak je een eenvoudige roadmap. Mocht je die stappen nog niet helder hebben, is dat ook helemaal niet erg. Dan komt dat op een later moment.
Het bepalen van een Product Goal is een goede eerste stap, maar til hier ook niet te zwaar aan. Als je aan het begin van een project zit, is het heel logisch dat je nog niet veel weet. Wanneer je gedurende het project reden hebt om je Product Goal bij te stellen, mag dat. Het hoeft niet in één keer perfect te zijn.

Stap 2. Stel een team samen

Een Scrum Team bestaat uit maximaal 10 personen, waarvan 1 Product Owner, 1 Scrum Master en Developers. Ook hier geldt dat het logisch is dat je aan het begin van je project nog niet alles weet. Hoewel je een Scrum Team zo stabiel mogelijk wil houden, is het prima om gaandeweg mensen toe te voegen of af te laten haken.

Ga af op wat je wel al weet. Welke expertises vermoed je nodig te hebben? Zoek dat soort mensen en ga na of zij achter je Product Goal staan. Hoe meer het team intrinsiek gemotiveerd is om het Product Goal te behalen, hoe makkelijker je daadwerkelijk stappen kunt maken.

In deze fase is het ook belangrijk om rollen goed gescheiden te houden. Vaak zien we dat de rol van Product Owner en Scrum Master bijvoorbeeld gecombineerd wordt, of dat de Product Owner ook een belangrijke Developer is. Dat zal je tegenwerken om optimaal te profiteren van het Scrum Framework. Als één persoon keuzes maakt met betrekking tot prioriteiten én het proces begeleidt, lijkt dat al verdacht veel op een teammanager.

Stap 3. Train het team en stakeholders in Scrum

Werken met het Scrum Framework is echt even anders dan traditioneel projectmanagement. Zorg er daarom voor dat het volledige Scrum Team en de directe stakeholders het Scrum Framework begrijpen. Door gezamenlijk stil te staan bij de betekenis van rollen, events en artefacten is het gemakkelijker om hier op een later moment op terug te vallen.
Een training is een prima manier om iedereen het Scrum Framework te leren. Zeker als daarin theorie gecombineerd wordt met een simulatie, waarin iedereen op een laagdrempelige manier ervaart hoe Scrum werkt.

Ook wanneer iemand al ervaring heeft met Scrum is een gezamenlijke training zinvol. De ervaring leert dat er vaak een eigen interpretatie wordt gegeven aan de terminologie, waardoor je met hetzelfde woord iets anders bedoelt.

Stap 4. Verzamel Product Backlog Items

Tijd om het werk wat concreter te maken! Samen met de Developers en Stakeholders kun je nu een eerste aanzet maken voor een Product Backlog. De Product Owner is hierbij in de lead. Door voorafgaand aan het project samen een inventarisatie te maken van alle wensen en de eerste ideeën, krijg je een gezamenlijk beeld van de globale scope van het project.
Een Product Backlog is een levendig ding. Dat betekent dat er altijd items bij mogen komen, items vervallen, en items verder worden uitgewerkt. De prioritering kan per dag veranderen en dat is helemaal oké. Sta daarom niet te lang stil bij de eerste aanzet van je Product Backlog. Het is een startpunt, het hoeft niet compleet te zijn. Als je maar genoeg houvast hebt voor een eerste Sprint, dat is het uitgangspunt van deze stap.

De manier waarop je de eerste aanzet kunt maken, is afhankelijk van de hoeveelheid informatie die je al hebt. Wanneer je al een oplossingsrichting hebt, zou je een Story Mapping workshop kunnen organiseren. Daarin verzamel je alle ideeën en kennis die Developers en Stakeholders op dit moment hebben en breng je daar prioriteiten in aan.
Wanneer je nog geen enkel idee hebt voor een mogelijke oplossing, kun je er een Design Sprint op los laten. In een paar dagen tijd vergaar je dan veel kennis en valideer je een mogelijk concept.

Stap 5. Bepaal de duur van een sprint

Je kunt nu bijna aan de slag. Het enige dat nog afgestemd moet worden, is de duur van een Sprint en de timeboxes van de verschillende events. Een Sprint wil je aan de ene kant zo kort mogelijk houden, om zo vaak mogelijk een feedback cyclus te kunnen doorlopen, en moet tegelijkertijd lang genoeg zijn om daadwerkelijk werk te verzetten.

Als je organisatie al een standaard sprintduur heeft, kun je dat als uitgangspunt nemen. Zo niet, kijk dan vooral naar wat haalbaar lijkt. Mocht je daar nog geen gevoel bij hebben, start dan met een relatief korte Sprint van 1 of 2 weken. Later kun je dit altijd nog bijstellen. Maar doe dat niet te snel en te vaak, want je hebt ook tijd nodig om te ontdekken wat je kunt in een bepaalde tijdsperiode.

Als uitgangspunt voor de timeboxes wordt vaak teruggerekend vanuit de “officiële” timeboxes die gebaseerd zijn op een Sprint van een maand. Zo kun je voor een Sprint Planning bij een Sprint van 2 weken, 4 uur aanhouden. Maar dat hoeft niet. Het hebben van een timebox – die je dwingt om na een vaste tijd aan de slag te gaan – is belangrijker dan de precieze duur daarvan.

Stap 6. Aan de slag!

De eerste Sprint start met een Sprint Planning. Daarin bepaal je de eerste Sprint Goal en selecteer je een aantal Product Backlog Items die daarbij passen. De eerste keer zul je een ruwe inschatting moeten maken van de hoeveelheid werk die je als team aan denkt te kunnen. Gedurende de Sprint kun je daar altijd in bijsturen; de Daily Scrum is daar de ideale meeting voor.
Wanneer je parttime Scrumt, doe je er goed aan om voor focus te zorgen. Vaste dagen of dagdelen als team reserveren om aan de Sprint te werken, werkt over het algemeen beter dan af en toe tussendoor. Het maakt het plannen van de Daily Scrums ook eenvoudiger: als iedereen op dinsdag en donderdag aan de Sprint werkt, heb je op die dagen een Daily Scrum. Op maandag, woensdag en vrijdag werkt iedereen aan andere dingen en is een Daily Scrum dus niet relevant.

Tijdens de eerste Sprint kan de Product Owner de Product Backlog verder uitwerken en alvast nadenken over volgende Sprint Goals. Daarvoor zal de PO af en toe Developers en Stakeholders nodig hebben. Daardoor kun je minder werk verzetten in de Sprint, maar de tijd beschikbaar maken is essentieel om in volgende Sprints door te kunnen werken. Zonder gedegen voorbereiding, zullen Sprints steeds stroever verlopen.

Gaat Scrum voor jou werken?

Met bovenstaand stappenplan kun je in enkele dagen aan de slag met Scrum. Denk je bij één van deze stappen: dat gaat bij ons nooit werken? Dan kan het zijn dat Scrum niet het best passende framework is voor jouw situatie. Scrum is immers ontworpen voor complexe situaties en dat betekent dat het in een context waarin je al precies weet wat je wanneer moet doen, Scrum een beetje overkill kan zijn. Kanban is wellicht geschikter in deze situaties.

Toch kan Scrum ook in zo’n situatie nog zinvol zijn, bijvoorbeeld om de flow erin te houden. Voorkom dat je het Scrum Framework om deze reden maar half gaat implementeren, dat gaat tegen je werken. Scrum is alleen Scrum in zijn geheel. De combinatie van de rollen, events en artefacten maakt het een goed werkend geheel. Aanpassingen maken kan zeker, maar altijd weloverwogen en het betekent dat je niet meer Scrumt.

Ben je niet zeker wat voor jouw situatie de best passende werkwijze is? We kunnen je helpen om dat te ontdekken. Neem vrijblijvend contact met ons op via info@agilescrumgroup.nl of 020 2614 195 onze Agile Consultants helpen je graag op weg.

Ook interessant:

Over de auteur: Dennis Dielissen

Dennis is Agile Coach en trainer. Hij heeft een passie voor producten en diensten waar mensen ├ęcht op zitten te wachten. Vanuit zijn expertise in innovatie management en praktijkervaring als Product Owner, helpt hij teams om op een Agile manier succesvolle oplossingen te ontwikkelen. Dit doet hij voornamelijk door focus aan te brengen in de werkzaamheden en rollen, waardoor kwaliteiten beter tot hun recht komen.