Hoe stel je een roadmap op als Product Owner?

Als team prioriteiten stellen, ingewikkeld? Product Owner Richard Groen deelt zijn visie over de totstandkoming van de perfecte roadmap voor een prikkelend proces waarin collectieve prioriteiten worden afgewogen. Met behulp van de Priority Poker legt hij uit hoe je als Product Owner een team door het proces navigeert.

Wie schreeuwt het hardst?

Mijn moeder zei vroeger dat brutale mensen de halve wereld hebben. Ik kan haar geen ongelijk geven, want zo werkt het in veel gevallen ook op de werkvloer: wie zijn stem verheft krijgt doorgaans makkelijker zijn of haar zin doorgedreven. Vooral wanneer er geen methode of werkwijze geïntroduceerd is om dit soort verzoeken te behandelen.

We kennen deze schreeuwers, omdat er eigenlijk in ieder van ons wel eentje schuilt. Dat hoeft helemaal niet erg te zijn natuurlijk. Wanneer je gedreven bent en passie voor de zaak hebt, gil je vanuit de beste intenties. Zoals, de salestopper die graag zijn target wil halen, de customer manager die graag bestaande klanten warm wil houden, of de new business developer die een nieuwe sector wil veroveren. In tijden van onzekerheid worden die stemmen vaak nog luider en is saamhorigheid belangrijker dan ooit. Alleen wordt een succesvol platform niet gebouwd op stemvolume, daarentegen wel op weloverwogen beslissingen. De roadmap moet organisatiebreed gedragen worden, maar dat is niet eenvoudig met zoveel verschillende prioriteiten.

Features, features, features: een monster in de maak

Ik kan niet anders dan concluderen dat de manier van werken met SaySimple helpt in de professionalisering van producten. Om bijvoorbeeld een digitaal platform op te bouwen, zijn het vast stellen van features van belang. Wanneer we lukraak features gaan bouwen zonder centraal denkproces, werken we aan een monster van een applicatie. Met features lukt het de stakeholder om een individuele doelstelling te bereiken, zoals het binnenhalen van een bonus of het pleasen van die vaste klant. Maar alle beslissingen moeten in het belang van het product worden genomen. Op de lange termijn kan een verkeerde feature een groot risico zijn en mogelijk in de weg zitten. Probeer daarom een platform vol met onsamenhangende functionaliteiten te vermijden.

Stel een roadmap op als Product Owner met het team. Op deze manier worden verschillende drijfveren zichtbaar, zoals de wens om innoverend te zijn, bugs gladstrijken, een sexy look and feel realiseren of verkooptargets aantikken. De krachten van strategie, commercie, techniek en marketing zullen aan jou als Product Owner zichtbaar blijven.

Kiezen voor de gulden middenweg

Om hier een goede balans in te vinden is het zaak om iedereen op een constructieve manier mee te laten denken. Dat betekent niet dat alle medewerkers aan tafel moeten: voor een goede start verenig je een select gezelschap waarin iedere afdeling een vertegenwoordiger heeft. Zelf streef ik ernaar dat alle belangen goed worden afgewogen.

Als het gaat om een platform op te zetten, moeten daarvoor eerst een aantal deelvragen worden belicht:

• Is een feature strategisch belangrijk?
• Is de ontwikkeling commercieel verstandig?
• Is de toevoeging een must have?
• Wat kost de implementatie in tijd en geld?
• Wat zijn de mogelijke risico’s van de realisatie?

In de praktijk is er een waslijst aan features die we graag zouden willen uitvoeren. Wanneer we deze kunnen toetsen aan de bovenstaande vragen, wordt het stukken makkelijker om ze te behandelen. Stel dat we vanuit strategisch opzicht gaan focussen op ‘business value’, dan moeten we ook investeren in features die deze missie ondersteunen. En dat onderzoeken we samen in spelvorm, met behulp van een creatief hulpmiddel: pokeren met prioriteiten.

Alle kaarten op tafel met Priority Poker

Als multidisciplinair team komen we eens per drie tot vier weken samen om uitgewerkte aanvragen voor features door te nemen en te beoordelen. Iedere pokeraar bereidt zich voor en heeft toegang tot Airfocus; de online tool die wij gebruiken voor Priority Poker. Na eerdere sessies hebben we geconcludeerd dat een goed omschreven aanvraag beter op waarde geschat kan worden. Vanuit die learning hebben we de eerdergenoemde deelvragen opgesteld. Pas wanneer de feature succesvol door die ‘trechter’ is gegaan, komt deze in aanmerking voor een pokerronde. Als Product Owner maak ik op voorhand een selectie van de features en vraagstukken die we als team gaan verkennen. Wanneer het spel van start gaat, kunnen alle deelnemers tegelijk een vraagstuk beoordelen.

In het bovenstaande voorbeeld zie je een uitgewerkte versie van een spel. Iedere deelnemer weegt de input op basis van zijn of haar functie en kennis af. Bij gebrek aan kennis van bepaalde onderdelen, zoals bijvoorbeeld ‘DevOps cost’, wordt verzocht deze over te slaan. Het is daarom wel verstandig om op voorhand het team zo in te richten dat iedere deelnemer kan inspringen op alle onderwerpen. Zo is het ook aan de aanvrager om de aanvraag precies en helder uit te werken. Met deze werkwijze krijgt iedere deelnemer een gelijkwaardige kans om zijn of haar mening te geven en mee te denken. De collectieve ratings leiden tot een gemiddelde dat voor zichzelf spreekt, zonder dat ook maar iemand hoeft te schreeuwen. Dat is prettig voor het proces én de stembanden.Vervolgens zal per feature een score worden berekend waarna deze in een overzichtelijk kwadrant wordt gezet. De positie in dit kwadrant is afhankelijk van een aantal parameters die vooraf zijn bepaald door het managementteam. Weegt bijvoorbeeld strategie de aankomende tijd zwaarder? Dan werken we met parameters die meer gewicht geven aan strategisch belangrijke features.

Wanneer we een overzicht genereren, ziet het er als volgt uit:

Alle stakeholders zijn deelgenoot van het denkproces en zien in een oogopslag, rekening houdend met het ingestelde gewicht, wat weinig waarde zal creëren en wat we als team hoge prioriteit moeten geven. Dag eindeloze discussies en individueel getouwtrek, hallo overzicht en orde. Ieder potje Priority Poker mondt uit in consensus: het is een spel waarin iedereen wint.

Door de huidige coronacrisis werken we noodgedwongen thuis. Dat komt het proces ten goede, omdat deelnemers zich op hun eigen tempo kunnen voorbereiden en de sessie vanuit één scherm kunnen volgen. De meeting kan niet opeens onderbroken worden door een niet-participerende collega die aanklopt met een vraag, het is makkelijker te plannen en ook nog eens milieuvriendelijk.

Eensgezind en duidelijk zonder te bluffen

Na de sessie gaan we onze roadmap uitwerken, dat gebeurt pas wanneer alle afgevaardigden van de organisatie inbreng hebben geleverd. De vraagstukken hebben dan een plekje gekregen, waardoor mensen dingen ook los kunnen laten. Ze kunnen erop vertrouwen dat de organisatie hun wensen, die van de klant en het bedrijf an sich goed zal bewaken. En dat betekent geen dichte deur voor twijfelgevallen. Door het ‘tijdelijk parkeren’ van een feature, kunnen eerder besproken aanvragen opnieuw in het pokerspel terecht komen en geherevalueerd worden. De markt verandert immers.

Wanneer de route is uitgestippeld, wordt ieder actief betrokken teamlid een interne deelgenoot van de roadmap. De uitwerking blijft een joint effort en ligt niet op het bordje van één persoon. Ik kan niet anders dan concluderen dat deze manier van werken met SaySimple verder heeft geholpen in de professionalisering van producten. De inbreng vanuit onze medewerkers is daarin alles bepalend geweest. Daarom is mijn advies: orkestreer als product owner een prikkelend proces waarin collectief wordt afgewogen waar de prioriteiten liggen.

Tips voor de Product Owner

Tot slot, geef ik je graag nog wat gouden speltips voor een gesmeerde sessie:

1. Geef ruim van tevoren huiswerk voor een goede voorbereiding.
2. Moedig deelnemers aan om user stories gedetailleerd uit te werken.
3. Blijf bij een vaste tool die voor het team werkt.
4. Time iedere sessie om het spel af te bakenen en uitloop te voorkomen.

Meer lezen?

• Hoe bepaal je wat waarde is als Product Owner?
• Klantwaarde meten als Product Owner: CES, CSAT en NPSProduct Owner training volgen?
• Product Owner: de 5 belangrijke taken + een handig template
• Verbeter de Samenwerking tussen Product Owners en Teams met Agile en Lean

Vind je dit artikel interessant?

Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)

Over de auteur: Richard Groen

Richard werkt als Product Owner bij SaySimple en beantwoordt graag alle vragen over productontwikkeling en de wereld daaromheen.