slim
samen
werken
samen
werken
Agile Coach Toolkit: 10 tools om te gebruiken als Agile Coach
‘It always starts with the WHY’, althans, volgens Simon Sinek. We kunnen niet vaak genoeg benadrukken dat het helder formuleren van een duidelijke urgentie/noodzaak essentieel is om een Agile verandering effectief te faciliteren. Maar dan… van strategie (WHY), naar tactiek (WHAT) en operatie (HOW). Om de verandering dus ook operationeel te ondersteunen, hebben we tools nodig. Tools die degenen die door de verandering geraakt worden (en daadwerkelijk zelf de verandering bewerkstelligen) moeten ondersteunen.
Kortom, hoe zorg je ervoor dat je in kleine stapjes mensen meeneemt in de gewenste verandering? In deze blog bespreken we 10 verschillende tools die je als Agile Coach kan inzetten om ambities te realiseren op operationeel niveau.
Voor elke tool adviseren we de structuur van behapbaar veranderen
- Activeer het onderdeel bij elk teamlid doordat iedereen er zijn/haar perspectief over los mag laten
- Maak het onderdeel transparant vanuit een gezamenlijke definitie (let wel: iets is vrijwel nooit af in een Agile omgeving, daarom streven we hier niet naar perfectie maar gaan we op een bepaald moment gewoon aan de slag. We ondervinden gedurende de samenwerking waar we kunnen verbeteren en nemen dat in stap 3 hieronder mee).
- Het onderdeel frequent inspecteren tijdens bijvoorbeeld de Review of Retrospective om aanpassingen te maken en bewust te worden van oude patronen/nieuwe gedragingen. Dus: veranderingen/gedragingen transparant maken en actiepunten benoemen.
10 tools om te gebruiken als Agile Coach
1. Het Team canvas/zelforganisatie canvas
- Thema: Transparante cultuur bouwen
- Onderdelen: naar wens in te vullen, voorbeelden:
- Team purpose
- Waardencontract
- Sterktes en valkuilen
- Hoe? Introduceer de canvas en vul deze geleidelijk aan door voorafgaand aan sessies een onderdeel hiervan te introduceren. Reflecteer tijdens retro’s om transparantie rondom cultuurverandering te creëren en daarmee ook te bevorderen.
2. Het Portfolio canvas
- Thema: integraliteit van alle activiteiten (processen/projecten)
- Onderdelen:
- Funnel: welke ideeën leven er allemaal en vormen de pijplijn?
- Analyse: quick & dirty, welk idee levert meer klantwaarde en komt daarmee wel/niet op de Portfolio Backlog
- Portfolio Backlog: geprioriteerde lijst met activiteiten (projecten/processen) die we gaan ondernemen
- Implementatie: op basis van vastgestelde WIP-limieten het aantal activiteiten dat we tegelijk ondernemen te coördineren, om zo de workflow te bevorderen en bottlenecks vroegtijdig te signaleren
- Hoe? Tezamen met de afgevaardigden in de organisatie die over dit speelveld gaan, bespreek je periodiek (idealiter om de 2 maanden, bijvoorbeeld na 6 sprints) de status van alle activiteiten. Waar liggen de prioriteiten voor komende periode en hoe kunnen we dit goed ondersteunen (capaciteit, resources etc) ? Wat is afgelopen periode opgeleverd en zijn er Product Owners die dit samen met Developers kunnen presenteren?
3. Stakeholder analyse/map
- Thema: inzicht in de belanghebbenden van de verandering en communicatielijnen bevorderen
- Onderdelen:
- Wie heeft invloed op de verandering vs. wie hoort invloed te hebben? (hier zit vaak een schokkend verschil)
- Wie wordt geraakt door de verandering, wie is dus betrokken?
- Hoe? Schrijf eerst alle stakeholders op post-its, betrek deze mensen hier zoveel mogelijk bij om ook de blinde vlekken transparant te krijgen. Plot vervolgens de stakeholders zoals ze nu daadwerkelijk in hun gedrag geplaatst worden (ist). Vervolgens kijk je naar de gewenste situatie (soll), deze positie geeft weer waar de verandering naartoe gaat en tot slot creëer gerichte acties in de communicatie met de stakeholders om deze verandering te bewerkstelligen.
4. Transitie roadmap
- Thema: top-line overzicht van tactische thema’s die vorm geven aan de verandering richting de visie
- Onderdelen:
- Visie
- Milestones
- Tactische onderwerpen, zoals leiderschap, way of working, cultuur, mindset
- Metrics t.b.v. de visie
- Hoe? Schrijf alle tactische thema’s op losse post-its. Vervolgens plot je deze in de roadmap op basis van het huidige moment en stel je de vraag wat is de huidige prioritering? Inspecteer frequent en pas aan en denk na over de communicatie richting de belanghebbenden (zowel management als operationele teams)? Gebruik dit vooral als tactische praatplaat.
5. Johari venster
- Thema: zelfbewustzijn en open communicatie bevorderen (oude patronen herkennen en doorbreken)
- Onderdelen:
- (on)bekend aan jezelf: welke blinde vlekken zijn er?
- (on)bekend aan anderen: welke stille talenten komen nog niet tot zijn recht?
- Hoe? Bij het Johari venster laat je iedereen een lijst met acties opmaken die bijdragen aan het verpesten van het doel. Daarna kijkt iedereen kritisch naar wat hij/zij zelf wel eens doet. Plot deze acties in het venster en ga vervolgens na: waarmee willen we stoppen en waarmee willen we doorgaan?
6. Zelforganisatie matrix
- Thema: helderheid verschaffen in de mate van zelforganisatie en daarmee de gewenste veranderingspositie inzichtelijk maken
- Onderdelen:
- Alignment/kaders: in hoeverre geven bepaalde rollen nu duidelijke kaders en richting?
- Autonomie: in hoeverre geven we ruimte aan de medewerkers om hun eigen verantwoordelijkheden te nemen en te experimenteren?
- Hoe? Plot in de grafiek de huidige situatie en vervolgens de gewenste uitgangspositie. Op welk niveau willen we komen? Wat is de lijn van de verandering die gefaciliteerd dient te worden en hoe gaan we de zelforganisatie stapsgewijs faciliteren?
7. Cynefin framework
- Thema: overzicht organisatie-inrichting van verschillende werkwijzen
- Onderdelen:
- Simpel: Welke projecten kunnen we via een waterval planning en via een blauwdruk opleveren?
- Ingewikkeld: Welke projecten vergen wat analyse werk waar we vervolgens direct op kunnen reageren?
- Complex: Welke projecten vragen om wendbaarheid en actie om vanuit experimenten de juiste waarde te leveren?
- Chaos: Welke situaties vragen om direct handelen nadat er iets gebeurt?
- Hoe? Aan de hand van het Cynefin framework plot je in de grafiek alle projecten/activiteiten zoals die nu worden ingevuld. Vervolgens kijk je naar de werkelijke feiten zoals, met welke omgeving hebben we echt te maken in deze situatie en welk umfeld helpt ons dus een beter raamwerk/methode te kiezen?
8. Growth/fixed mindset van Carol Dweck
- Thema: mindset herkennen en beïnvloeden
- Onderdelen:
- Ontwikkelingsgerichte mindset: Wil leren, is op zoek naar uitdaging, zet zichzelf in de regie-modus
- Beperkingsgerichte mindset: enadert situaties statisch, ziet geen nut van moeite doen, heeft een kleine cirkel van invloed
- Hoe? Laat iedereen reflecteren op een situatie van afgelopen periode aan de hand van dit model. Plot dit in het overzicht. Op welke laag ligt de daadwerkelijke dysfunctie? Welke acties dienen we te ondernemen?
9. Team model van Lencioni
- Thema: teamsamenwerking bevorderen
- Onderdelen:
- Vertrouwen: durf kwetsbaarheden te delen, plezier te maken, ervaringen met elkaar op te doen
- Gemeenschappelijk doel: betrek iedereen in de totstandkoming en activeer
- Open communicatie: durf conflicten aan te gaan, geef iedereen vroegtijdig inspraak
- Betrokkenheid: vergroot ieders cirkel van invloed en betrek elkaar bij vragen
- Verantwoordelijkheid: laat mensen elkaar onderling aanspreken en verbinden
- Hoe? Laat iedereen reflecteren op een situatie van de afgelopen periode aan de hand van het team model van Lencioni. Plot dit in het overzicht. Op welke laag ligt de daadwerkelijke dysfunctie? Welke actie(s) dienen we te ondernemen?
10. Learning Agility cirkel
- Thema: basisprincipes inzichtelijk maken om een lerende organisatie te creëren
- Onderdelen:
- Zelfbewustzijn
- Mentale wendbaarheid
- Mensgerichtheid
- Veranderkunde
- Resultaatgericht
- Hoe? Schaalvraag: Met de Learning Agility cirkel laat je iedereen punten geven over de verschillende assen per onderwerp. Iedereen kan 0 tot 5 punten geven. Echter, je hebt over deze vijf onderwerpen in totaal maar 15 punten te verdelen. Vervolgens ga je kijken: waar ligt de nadruk? Wat gaat goed en waar willen we de aandacht leggen? Hoe gaan we dat doen?
Let op!
De kracht van tools zit hem in de dialoog die ermee tot stand komt. Een tool op zich levert niet de oplossing, maar geeft wel de mogelijkheid vroegtijdig kansen of bedreigingen te signaleren. Laat de tool dus niet een doel op zich zijn, maar het middel om doelen te realiseren. Naast deze 10 tools zijn er nog heel veel andere nuttige tools die jou als Agile Coach kunnen helpen bij het faciliteren van verandering. Zie hiervoor ook het Scrum modellenboek. Belangrijk is altijd zoveel mogelijk te visualiseren. Alles wat transparant en visueel is zorgt ervoor dat op een veilige manier gereflecteerd kan worden. Kom dus ook altijd terug op de samengestelde afspraken/transparantie, daar begint verandering pas echt. Veel plezier!
Nieuwsgierig geworden en wil je hier meer van weten? Kijk dan nu naar de nieuwe Agile Coach Leergang of volg eerst de Agile Coach opleiding waar ook verschillende tools aan bod komen. Je kan ook altijd contact opnemen op via 020 2614 195 of info@agilescrumgroup.nl en we plannen vrijblijvend wat in.
Ook interessant:
- Hoe ontwikkel ik als Agile Coach zelfbewustzijn binnen teams?
- Leuke IT trainingen via ITtraininggroep.nl
- Transitie tips van een ervaren Agile Coach
- Positieve psychologie gebruiken als Agile Coach
- Scrum Master salaris: wat verdient een Scrum Master?
