samen
werken
Zelforganisatie: Wat is het? En hoe start je met zelforganisatie? (+ checklist)
Zelforganisatie, zelfsturend, maar waarom? Het traditionele hiërarchische organisatiemodel raakt uit de tijd. In een hiërarchie wordt uitgegaan van medewerkers die beheersbaar zijn en gecontroleerd moeten worden door een manager. Echter, tegenwoordig zijn medewerkers hoger opgeleid dan een eeuw geleden. Zij willen en kunnen hun kennis en vaardigheden zelf inzetten om werk goed uit te voeren. Ook het verbeteren van de dienstverlening kan (het beste) aan medewerkers zelf worden overgelaten. De organisatie inrichting waarmee we veelal werken is daarom verouderd.
Zelforganisatie stimuleert een noodzakelijke beweging van “medewerkers beheersen en controleren” naar “kundige professionals vertrouwen”. Een beweging waarin niet meer vóór medewerkers, maar mét medewerkers wordt gedacht over werk.
Wanneer zelforganisatie goed uitgevoerd wordt leidt dit tot meer tevreden medewerkers. Blije medewerkers leiden vervolgens tot blije klanten. Een mooie bijvangst van zelforganisatie is dat deze vorm van organiseren vaak lagere kosten met zich meebrengt.
Hoe regel je zelforganisatie in de praktijk?
Je stelt een team verantwoordelijk voor teamresultaat. Een manager bespreekt eens in de zoveel tijd de stip op de horizon met het team. Belangrijk hierin zijn een gedragen visie en heldere kaders waarbinnen het team kan bewegen. Als zelforganiserende teams er even zelf niet uitkomen is er een coach die hen te hulp kan schieten. De ondersteunende diensten (HR, Marketing, Financiën) voeren slechts taken uit die te specialistisch zijn voor het zelforganiserende team. Een kwalitatieve informatievoorziening op teamniveau stelt teams in staat zelf bij te sturen op behaalde resultaten.
Wist je dit? Een zelforganiserend team bepaalt zelf “hoe” zij doelen bereiken, terwijl een zelfsturend team bepaalt “wat” zij willen bereiken én “hoe” zij daar gaan komen.
Hoe start je met zelforganisatie? (een checklist)
Om te komen tot succesvolle zelforganisatie onderscheiden wij twee fasen. In de eerste fase worden de randvoorwaarden voor succesvolle zelforganisatie neergezet. In de tweede fase wordt zelforganisatie in dialoog met de zelforganiserende teams verder uitgewerkt. Onderstaand volgt een checklist:
Fase 1: randvoorwaarden neerzetten voor succesvolle zelforganisatie (op organisatieniveau)
- Creëer een gedragen visie voor zelforganisatie en de inrichting van de organisatie
- Betrek alle betrokken partijen bij meningsvorming (teams, managers, leidinggevenden, ondersteunende diensten)
- Opstellen van kaders waarbinnen teams zelforganiserend kunnen zijn
- Stel een plan op voor medewerkers waarvan de functie verdwijnt
- Informatievoorziening op teamniveau inrichten zodat een team zichzelf kan bijsturen
- Aanpassen arbeidscontracten
- Herinrichting teams
- Werven nieuwe medewerkers
- Afschaffen overbodige “oude” regels
Fase 2: zelforganisatie in de teams
- Opleiden van medewerkers in zelforganisatie
- Teamdoel vaststellen met het team. Binnen zelforganisatie wordt het doel en kaders vanuit het management ingegeven, maar wel in overleg met het team vastgesteld.
- Met het team invulling geven aan de kaders
- Werkwijze team vaststellen (taken en verantwoordelijkheden verdelen; processen rond samenwerking inrichten)
- Afspraken maken over in welke tijd nieuwe (extra) taken worden gedaan
- Coaching op nieuwe werkwijze starten
- Continu lering trekken uit de eerste teams zodat adoptie van zelforganisatie steeds makkelijker gaat
Wil je aan de slag met zelforganiserende teams?
De Zelforganisatie Fabriek is een dochteronderneming van Agile Scrum Group. De Zelforganisatie Fabriek richt zich op het trainen en coachen van teams die aan de slag gaan met zelforganisatie of zelfsturing. Neem contact op om vrijblijvend kennis te maken.
Ook interessant:
- Uitleg Scrum begrippen
- Wat is een User Story
- Product Owner: de 5 belangrijke taken + een template
- Een Product Owner training volgen?
Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)
