samen
werken
De 8 kenmerken van een Agile organisatie
Agile werken is naast het toepassen van een framework zoals Scrum en Kanban, vooral een mindset en de cultuur van een bedrijf. We kennen natuurlijk het Agile Manifesto met zijn 12 principes dat een goede beschrijving geeft van het Agile gedachtengoed. Maar als je nu naar jouw organisatie kijkt, wat zie je dan terug aan specifieke kenmerken in het geval van een Agile organisatie?
Onderstaand een tekening met 8 kenmerken waaraan je een Agile organisatie herkent. Het zal je niet verbazen dat veel van de kenmerken een directe relatie hebben met de cultuur van een organisatie.
1. Waarde creëren
Het eerste kenmerk van een Agile organisatie is dat de klant centraal staat om te bepalen of iets waarde heeft. Eenvoudig gezegd, welk probleem wordt er opgelost door een product of dienst? Welk voordeel kan het een klant geven? Hierbij worden oplossingen geboden op basis van ‘minimum viable products’ (MVP) zodat er snel waarde wordt geleverd, hoe gering ook van omvang. Op basis van de ervaringen met het MVP wordt bepaald wat de volgende stap is om maximale waarde te creëren.
Organisaties die waardecreatie hoog in het vaandel hebben staan zorgen ervoor dat de operationele en development teams, (officieel Developers genoemd) expliciet met elkaar communiceren over de waarde die continue wordt toegevoegd. Als er met het Scrum framework wordt gewerkt dan zie je dat terug in heldere Sprintdoelen en Productvisies. Daarnaast zie je vaak de toepassing van portfolio management waarmee een juiste vertaling van strategie naar operatie wordt geborgd.
2. De klant kennen
De klant begrijpen begint vaak met binnen de organisatie focus aan te brengen rondom specifieke klanten of klantsegmenten. In het Engels wordt hier de term ‘organize around value’ voor gebruikt. Dit kan bijvoorbeeld door het organiseren van multidisciplinaire teams rondom een klant of klantsegment. Dit is belangrijk omdat de behoefte per klant behoorlijk kan verschillen.
De volgende stap is echt in contact te treden met de klant. Dit kan door het gebruik van ‘voice of the customer’ bronnen maar kan ook directer door ze nieuwe producten en diensten uit te laten proberen. Als we weer de vertaling maken voor een organisatie die het Scrum framework gebruikt, dan participeren klanten als Stakeholders. Hierbij kan de klant bijvoorbeeld input geven tijdens de Sprint Review.
3. Duidelijke doelstellingen
Van oudsher zijn we gewend om teams te creëren rondom een project. Het idee is dat je daarmee de hoogst mogelijke efficiëntie bereikt voor de werkzaamheden die binnen een functioneel gebied vallen. Het nadeel is echter dat het doel voor een dergelijk team zich vaak beperkt tot een deel van de dienstverlening die wordt geleverd aan een klant. M.a.w. de focus komt te liggen op ‘output’ in plaats van ‘outcome’. Zo kan een team van uitsluitend designers een geweldig design opleveren met gave grafische hoogstandjes. Alleen als niemand dit design kan bouwen ga je niet het gewenste resultaat bereiken.
Er zijn processen waarbij bovenstaande prima werkt. Echter, in heel veel situaties is het beter om multidisciplinaire teams te hebben die zich focussen op de gezamenlijke waarde (outcome) die ze leveren voor een klant. Zij kunnen beslissen om bepaalde zaken niet of in beperkte mate te doen, omdat het weinig waarde toevoegt. Binnen het team helpen ze elkaar om het gezamenlijke doel te halen en ze discussiëren met elkaar over de beste (efficiënt & effectief) manier om invulling te geven aan het gezamenlijke doel. Het feit dat iedereen betrokken wordt leidt automatisch tot betere oplossingen.
4. Mandaat en vertrouwen
In het verleden was het gebruikelijk dat degene die het beste wist hoe het werk moest worden uitgevoerd (de specialist), doorgroeide naar een leidinggevende positie. Echter, in de huidige wereld verandert alles zo snel dat dit niet meer vanzelfsprekend is. Daarom zie je vandaag de dag veel generieke leidinggevenden.
In dat geval is het verstandig om de verantwoordelijkheid voor de beste oplossing en uitvoering bij degenen neer te leggen die operationeel uitvoerend zijn. Dit betekent dat het mandaat om keuzes te maken bij het team wordt neergelegd in plaats van bij de leidinggevende. Oftewel een Bottom Up i.p.v. een Top Down aanpak. Hiervoor is het natuurlijk noodzakelijk dat de leidinggevende het vertrouwen heeft in het team om de juiste beslissingen te nemen.
Voor een Agile organisatie is het dan ook kenmerkend dat je de leidinggevende die taak gestuurd leiding geeft, niet meer terugvindt. Daarentegen is het de coachend leidinggevende die een Agile organisatie nodig heeft.
5. Leren door experimenteren
Het kenmerk ‘mogen leren’ is een typisch cultuur aspect. Door allerlei redenen kan de cultuur binnen een bedrijf zodanig zijn dat niemand fouten durft te maken. En laten we niet vergeten: bij het leren van iets nieuws zullen er geheid dingen mis lopen.
Deze cultuurverandering begint bij het erkennen dat in heel veel situaties er allerlei zaken onduidelijk zijn en dat er op basis van aannames beslissingen worden genomen over wat de beste oplossing is. Dat heeft onherroepelijk tot gevolg dat zaken soms anders uitpakken dan van tevoren bedacht. Alleen al hierdoor moet het mogelijk zijn om ‘fouten’ te mogen maken. Want alleen dan wordt duidelijk of aannames correct zijn of niet.
Een organisatie die dit onderwerp heeft omarmt, kenmerkt zich doordat mensen en teams, met respect naar elkaar, de resultaten van hun werk met elkaar bespreken. Vervolgens maken ze expliciet wat er goed en fout is gegaan en definiëren acties om het geleerde in de praktijk te brengen.
6. Transparant en visueel communiceren
Transparantie is een kernwaarde van het Agile gedachtengoed. Agile organisaties gebruiken Scrum- en of Kanban borden om het werk en de status daarvan, transparant te delen. Idealiter doen ze dat in een ruimte waarin ze als team samenwerken. De Scrum en of Kanban borden hangen, voor iedereen zichtbaar, aan de muren van deze ruimte. Het samenwerken als team in dezelfde ruimte, zorgt ervoor dat interactie tussen teamleden vanzelfsprekend plaatsvindt. Als de collega naast je met een probleem zit, dan valt dat direct op en kan men elkaar helpen.
Om te zorgen dat er optimaal gebruik wordt gemaakt van de wijsheid die binnen het team aanwezig is, wordt er in workshopvorm nagedacht over het werk. Hierbij wordt bijvoorbeeld gebruik gemaakt van Liberating Structures. Idealiter worden de resultaten van workshops gevisualiseerd en voor iedereen zichtbaar opgehangen in de gezamenlijke werkruimte. Transparantie is dus een van de belangrijkste kenmerken in een Agile organisatie.
7. Snelheid en flexibiliteit
Agile werken gaat in grote mate over het creëren van ‘flow’. Door focus aan te brengen (zo min mogelijk multitasken) worden werkpakketten met een zo hoog mogelijke snelheid afgehandeld. Als er wordt gekozen voor Scrum als Agile werkvorm, betekent dit dat er in korte iteraties wordt gewerkt waarbij van tevoren wordt vastgesteld welke werkpakketten worden opgepakt in een iteratie. In het geval van Kanban als Agile werkvorm, wordt het werk geprioriteerd en worden er afspraken gemaakt hoeveel werk er maximaal tegelijkertijd opgepakt wordt, ook wel WIP limits genoemd.
Het werken met korte interaties bij Scrum en het prioriteren van het werk bij Kanban, zorgt voor flexibiliteit in hetgeen wel of niet opgepakt wordt. Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat er altijd aan zaken wordt gewerkt die op dat moment het meest waardevol zijn voor het bedrijf. Hierdoor kenmerkt een Agile organisatie dus door zijn snelheid en flexibiliteit.
8. Evalueren
“Leren door doen” is onderdeel van het empirisch gedachtengoed dat aan de basis ligt van het Agile gedachtengoed. Dat betekent dat je met de wijsheid die er op enig moment voorhanden is beslissingen neemt en vervolgens terugkijkt wat het resultaat hiervan is. Vervolgens wordt bepaald wat hiervan geleerd kan worden zodat het de volgende keer (nog) beter gaat.
Een Agile organisatie doorloopt deze evaluatiecyclus op regelmatige basis zowel voor inhoud als ook voor de samenwerking binnen de teams. Dit is onafhankelijk van de Agile werkwijze die wordt toegepast.
De kenmerken van een Agile organisatie zijn te zien in het gedrag
Feitelijk zijn deze kenmerken het gedrag van een Agile organisatie waarbij dit gezien kan worden als het zichtbare deel van een bedrijfscultuur. Door op deze manier naar een organisatie te kijken kun je een eerste indruk krijgen van de mate waarin het Agile gedachtengoed onderdeel is geworden van de cultuur. Als vervolgstap kan er gekeken worden welke verbeterpunten opgepakt kunnen worden om de organisatie verder te helpen met het in de praktijk brengen van het Agile gedachtengoed.
Meer leren over wat Agile werken voor jouw organisatie kan betekenen? Volg dan een van onze Agile trainingen of neem contact op via 020 2614 195 of info@agilescrumgroup.nl
Ook interessant:
- NLP coachmodel: meer focus en resultaat
- Product Owner salaris: wat verdient een Product Owner?
- Kanban VS Scrum
