slim
samen
werken

3 Scrum mythes: zijn ze waar of onwaar?

We kennen ze allemaal, de mythes in de organisatie. ‘Nieuwe mensen zijn als enige in staat om een cultuurverandering te realiseren’. Klopt dit, of is het veel waarschijnlijker dat de huidige medewerkers hieraan bijdragen? ‘Managers nemen rationele beslissingen.’ Managers zijn vaak verantwoordelijk om lastige beslissingen te nemen, maar gaat dit doormiddel van logica of gevoel? Tijdens bijna alle mijn trainingen komen zulke Scrum mythes aan bod, of zijn het eigenlijk geen mythes maar feiten? In dit blog komen we er achter.

Scrum mythes ontkracht

#1 Scrum Mythe: Scrum werkt uitsluitend voor IT-projecten

#2 Scrum Mythe: Scrum werkt alleen goed voor grote projecten met fulltimers

#3 Scrum Mythe: Scrum kun je voor alle projecten toepassen

Net zoals het televisieprogramma Mythbusters gaan we ontdekken of de Scrum mythes kloppen of dat het broodjeaapverhalen zijn. Zullen de Scrum mythes worden bevestigd, ontkracht of als plausibel worden gedefinieerd? Voordat we beginnen wil ik je vragen om eerst zelf na te denken en daarmee gelijk je Scrum kennis te toetsen. Schrijf voor jezelf op welke Scrum mythes jij als waar, onwaar of aannemelijk zou bestempelen.

1. Scrum werkt uitsluitend voor IT-projecten

Jeff Sutherland, een van de grondleggers van Scrum en de Scrumguide legt in zijn boek The Art of Doing Twice the Work in Half the Time uit hoe de oorsprong van Scrum is ontstaan. Sutherland heeft Scrum toegepast bij softwareprojecten die langer en duurder uitpakten dan vooraf werd ingeschat. Toen hij deze bedrijven hielp met het implementeren van Scrum, zorgde hij ervoor dat er in enkele weken al meer werkende software was dan dat er in de jaren daarvoor aan het project was gewerkt. Scrum hielp bij het realiseren van snel testbare software in plaats van code die pas helemaal aan het einde van een project aan elkaar gekoppeld, en dus ook getest kon worden.

Nu wordt de vraag vaak gesteld of Scrum alleen bij IT-projecten toegepast kan worden omdat het bij software relatief makkelijk is om in korte tijd iets werkbaars te laten zien. Tenslotte kun je bij programmeren aan het einde van de dag een update geven aan de website, terwijl je niet elk etmaal een spiksplinternieuw model van een auto uit een fabriek laat rollen. Daarvoor heb je eerder een jaar nodig. Zou de Scrum mythe dat ‘Scrum werkt uitsluitend voor IT-projecten’ worden bevestigd?

Gelukkig maakt het niet uit dat je na een jaar pas eindresultaat hebt. Het mooie aan Scrum is dat je namelijk tussentijds al een waardevol product (MVP) aan het opleveren bent dat je kan testen. Volkswagen hoeft niet te wachten op het einde van het project om haar nieuwe auto te inspecteren. Nee, ze kunnen ook tussentijds controleren door na elke sprint een klein deel te testen. Zo kan Volkswagen een nieuw dashboard systeem willen uitbrengen in een auto die ze volgend jaar op de markt gaan zetten. Hoe zouden ze dan tewerk gaan? Ze kunnen bijvoorbeeld het verbeterde dashboard op een huidige Volkswagen plaatsen (bij wijs van spreken met duct tape). Je maakt dan gebruik van prototypes en op deze manier kun je tussentijds bij de stakeholders om feedback vragen. Zo zie je dat Scrum ook goed kan werken voor non-IT-projecten.

Conclusie: De eerste Scrum Mythe: Scrum werkt uitsluitend voor IT-projecten: ontkracht

2.  Scrum werkt alleen goed voor grote projecten met fulltimers

Kun je Scrum toepassen als je docent bent, 26 uur lesgeeft, 10 uur administratief werk verricht en nog 4 uurtjes per week overhoudt om aan een project te werken? Kun je Scrum toepassen als er 6 fulltimers in je team zitten en drie parttimers die maar een dag in de week werken?

Hoe je met parttimers tijdens een sprint wil omgaan is in elke organisatie anders en vanuit Scrum zijn daar geen handleidingen voor. Bedenk wat werkt binnen jouw team. Test het. En evalueer de beslissing en waar nodig pas je de werkafspraken aan. Natuurlijk zijn er wel een aantal handigheden om rekening mee te houden:

  • Bekijk in de Sprint Planning wat de capaciteit van het team is. Hoeveel tijd hebben we als team in totaal die we daadwerkelijk aan het project kunnen besteden?
  • Wanneer teamleden niet bij de Daily Scrum aanwezig kunnen zijn, hoe zorgen we ervoor dat ze toch geïnformeerd worden?
  • De Sprint Planning, Sprint Review en de Retrospective moeten zo gepland worden dat het gehele team aanwezig is.

Juist omdat Scrum een goede afstemming en communicatie binnen een team forceert werkt het erg goed om Scrum toe te passen met parttimers.

Conclusie Scrum mythe twee: Scrum werkt alleen goed voor grote projecten met fulltimers: ontkracht

3. Scrum kun je voor alle projecten toepassen

Als je de krant openslaat zie je voorbeelden van allerlei projecten: een noord-zuidlijn voor de metro in Amsterdam, de domtoren in Utrecht die gerestaureerd wordt of een Elektronisch Patiënten Dossier dat artsen en patiënten in de zorg moet helpen. Wellicht heb je thuis ook een project lopen: een verbouwing, de zomervakantie door drie verschillende landen met het openbaar vervoer of het organiseren van een kinderfeestje voor je zoon of dochter.

De vraag is: kun je voor al deze projecten Scrum gebruiken of zijn andere frameworken hier meer geschikt voor is? Om deze Scrum mythe te valideren kunnen we het beste kijken naar het Cynefin framework of Stacey matrix. Zo bestaat het Cynefin Framework uit vier kwadranten: simpel, gecompliceerd, complex en chaos.

Simpel: stel je staat op en wilt met je fiets naar je werk. Helaas kom je erachter dat je band lek is. Wat moet je doen? Je fiets zelf plakken of wegbrengen naar de fietsenmaker. Heb je hiervoor verschillende Scrum meetings nodig? Nee. Voor een simpel project vraagt Scrum te veel tijd en geeft het te veel overhead.

Gecompliceerd: zie een gecompliceerd project als operationele processen. Denk bijvoorbeeld aan de klantenservice van bol.com. Als een boze klant opbelt omdat op de gekochte spiegel een kras zit, moet de klantenservice met een oplossing komen. Daarvoor worden verschillende handelingen verricht zoals het retour sturen van de spiegel en het opsturen van een nieuwe (inclusief alle bijbehorende mailtjes). Dit is een voorbeeld van een gecompliceerd probleem waarbij je wil afvragen of je Scrum wilt toepassen. Scrum is namelijk minder geschikt voor operationele werkzaamheden (onder andere vanwege de overhead) en daarvoor kun je beter Kanban gebruiken. Nu is er altijd een balans tussen de mate van zekerheid hoe iets gebouwd moet worden en de mate van overeenstemming tussen de stakeholders wat de uitkomst moet zijn. In het artikel over Stacey Matrix gaan we er dieper op in hoe Scrum voor een gecompliceerde situatie geschikt kan zijn.

Complex: denk bijvoorbeeld aan een reisbureau die 14 nieuwe reizen op de markt wil brengen en promoten. Bij dit creatieve proces weet je nog niet helemaal wat het eindresultaat gaat worden en hoe je het precies gaat oppakken. Welke hotels, restaurants en activiteiten selecteren we? Hoe zit het met de plaatselijke gidsen, cultuur en wet -en regelgeving? Hoe vervoeren we ons van locatie A naar B en waar kan de grote touringbus parkeren? Hierbij is Scrum het krachtigst. Tenslotte overleg je binnen een multidisciplinair team elke dag hoe we ervoor staan en kunnen de marketeers, business developers en productmakers afstemmen hoe we de reizen het beste kunnen inrichten.

Chaos: een aardbeving, oorlog of pandemie is iets waar je je niet makkelijk op kan voorbereiden. Daarvoor liggen voorbedachte protocollen klaar, maar op het moment dat het gebeurt is oorzaak en gevolg vaak nog lastig vast te stellen. Het is dan een kwestie van acteren, herkennen en reageren. Hier spelen raamwerken zoals Design Thinking een goede rol. Het stilstaan bij het daadwerkelijke probleem zorgt uiteindelijk voor de juiste oplossing.

#3 Scrum Mythe Conclusie: Scrum kun je voor alle projecten toepassen: ontkracht

Net als de wetenschappelijke benadering bij Mythbusters wil je niet alles voor waarheid aannemen, maar zelf vragen stellen, testen en daarvan leren. Kijk daarom altijd goed naar de specifieke situatie waarin jij en je team je begeeft. Binnen je werk wil je als Scrum Master, Product Owner of Developer zo vroeg mogelijk aannames valideren waardoor je projecten niet langer en duurder uitpakken dan vooraf wordt ingeschat.

Wil jij leren hoe Scrum werken jouw organisatie kan helpen efficiënt te werken? Neem contact op met een van onze Consultants en we plannen wat vrijblijvends in. Via 020 2614 195 of Info@agilescrumgroup.nl

Ook interessant:

Over de auteur: Rob Koppenaal

Rob is Agile Coach en trainer. Met zijn ervaring uit een bachelor en master in informatiekunde, een master toegepaste cognitieve psychologie, soft skills trainer, en projectmanager bij een digital agency geeft Rob het theoretische kader met praktische oefeningen om blijvende veranderingen te realiseren. Met het resultaat dat er een hoop wordt gelachen en cursisten met motivatie en kennis naar huis gaan. Naast anderen helpen te ontwikkelen, is Rob ook altijd bezig met zichzelf te verbeteren.