Scrum Binnen Ministeries

Ik kan het mij nog goed herinneren. Een van de eerste keren dat ik te maken kreeg met Scrum binnen een ministerie. Ik was accountmanager bij een software integrator en kreeg een aanbesteding die jullie vast bekend voorkomt. We willen dit ontwikkeld hebben (lees een PVE van een formaat waar menig romanschrijver jaloers op is), daar mag je 3 maanden over doen en het mag maximaal EUR 150.000 kosten. En daar stond het, het moet met Scrum ontwikkeld worden…

De wereld van overheidsorganisaties en ministeries wordt vaak geassocieerd met bureaucratie, lange besluitvormingsprocessen zoals aanbestedingen en starre structuren. Toch is er een groeiende trend waarin ministeries Agile methodologieën zoals Scrum omarmen om hun processen te moderniseren en efficiënter te maken. Scrum, oorspronkelijk ontwikkeld voor softwareontwikkeling, biedt een flexibele, iteratieve benadering die bijzonder goed kan werken binnen de context van overheidsprojecten en beleid. Echter, gecombineerd met bijvoorbeeld de budgetstructuur van een ministerie kan dat nogal wat tegenstrijdigheden creëren. In deze blog verkennen we de voordelen, uitdagingen en best practices van het toepassen van Agile en Scrum in het bijzonder binnen ministeries.

Wat is Scrum?

Scrum is een Agile raamwerk dat teams helpt bij het werken aan complexe projecten door ze in kleinere, beter beheersbare stukken te verdelen. Het kernconcept van Scrum is het werken in iteraties, bekend als sprints, die meestal twee tot vier weken duren. Binnen deze sprints wordt een vooraf gedefinieerde hoeveelheid werk voltooid, wat leidt tot een incrementele oplevering van het eindproduct.

Voordelen van Scrum bij ministeries

Van een afstand en zonder de feitelijke situatie van een ministerie te kennen kun je de volgende voordelen bedenken.

1. Flexibiliteit en Aanpasbaarheid: Scrum maakt het mogelijk om snel te reageren op veranderingen in beleidsrichtlijnen, wetgeving of andere externe factoren. Dit is cruciaal in de dynamische omgeving van overheidswerk, waar prioriteiten vaak verschuiven.
2. Transparantie: Door de dagelijkse stand-ups, sprint reviews en retrospectives bevordert Scrum een hoge mate van transparantie. Dit helpt bij het opbouwen van vertrouwen tussen verschillende afdelingen en stakeholders.
3. Betere Risicobeheersing: Scrum’s iteratieve aanpak maakt vroege identificatie en mitigatie van risico’s mogelijk. Problemen worden snel zichtbaar en kunnen direct worden aangepakt, wat voorkomt dat ze escaleren.
4. Verhoogde Betrokkenheid: De nauwe samenwerking tussen teamleden en de continue feedbackloop zorgt voor een grotere betrokkenheid en motivatie van de medewerkers.
5. Kwaliteitsverbetering: Door regelmatige inspectie en aanpassing verbetert de kwaliteit van het werk continu. De focus op het leveren van werkende producten na elke sprint zorgt ervoor dat er constant waarde wordt geleverd.

Uitdagingen

Echter door begrip te hebben voor de cultuur en historie binnen ministeries ontstaan ook een aantal uitdagingen:

1. Culturele Verandering: Ministeries hebben vaak een hiërarchische en silo-gebaseerde cultuur. Het introduceren van Scrum vereist een verschuiving naar een meer collaboratieve en platte organisatiestructuur, wat weerstand kan oproepen.
2. Training en Vaardigheden: Scrum vraagt om specifieke vaardigheden en kennis. Het is essentieel om uitgebreide training en coaching te bieden aan teamleden en leidinggevenden om ervoor te zorgen dat Scrum correct wordt toegepast.
3. Aanpassing aan Overheidsprocessen: Traditionele overheidsprocessen zijn vaak rigide en formeel. Het kan een uitdaging zijn om deze processen aan te passen om de flexibiliteit van Scrum te omarmen zonder afbreuk te doen aan de noodzakelijke bureaucratische vereisten.
4. Stakeholdermanagement: Het managen van verschillende stakeholders, elk met hun eigen belangen en prioriteiten, kan complex zijn. Scrum vereist actieve betrokkenheid met stakeholders, wat soms lastig te realiseren is in een overheidscontext doordat het meer dan eens over verschillende afdelingen of departementen gaat.

Zie ook ons blog over de duivelsdriehoek. Dit geeft een mooi beeld over hoe organisaties die nu aan traditioneel projectmanagement doen de eerste stap kunnen zetten richting een meer Agile manier van werken.

Hoe te beginnen met Scrum bij ministeries

Wat adviseren we dan om als eerste stappen te zetten:

1. Begin Klein: Start met een pilotproject om ervaring op te doen met Agile werken. Bekijk welke methodiek het beste werkt. Dat kan Scrum maar bv ook Kanban zijn in meer beleidsmatige afdelingen. Kies een project dat belangrijk genoeg is om serieus genomen te worden, maar beheersbaar genoeg om als leermoment te dienen. Gebruik de lessen van dit project om geleidelijk op te schalen. Probeer dit meteen met multidisciplinaire teams te doen waardoor je weinig te maken hebt met andere afdelingen.
2. Sterke Sponsorship: Zorg voor steun van het hogere management in de vorm van een leading coalition. Dit is cruciaal om de nodige culturele en procesmatige veranderingen door te voeren. Een sterke sponsor kan ook helpen om obstakels te verwijderen en de nodige middelen te verstrekken.
3. Focus op Training: Investeer in uitgebreide Scrum-trainingen voor alle betrokkenen, inclusief Product Owners, Scrum Masters en teamleden. Vergeet ook workshops en coaching voor leidinggevenden niet om hen te helpen begrijpen hoe zij de transformatie kunnen ondersteunen. Managers moeten servant leaders worden om medewerkers te laten excelleren.
4. Aanpassen en Optimaliseren: Pas Scrum aan de specifieke behoeften en context van het ministerie aan. Dit kan betekenen dat bepaalde ceremonies worden aangepast of dat extra hulpmiddelen worden toegevoegd om aan wettelijke of procedurele vereisten te voldoen.
5. Regelmatige Retrospectives: Gebruik retrospectives niet alleen binnen teams, maar ook op organisatieniveau om de voortgang van de Agile transformatie te evalueren en aan te passen. Dit helpt om voortdurende verbeteringen te stimuleren.
6. Transparantie en Communicatie: Bevorder een cultuur van open communicatie. Gebruik visuele managementtools zoals Kanban-borden om de voortgang zichtbaar te maken en regelmatige updates te geven aan alle belanghebbenden.

Uiteraard kan het lastig zijn om te beginnen, maar “fail fast, learn faster” is een vaak gehoorde quote binnen Agile werken. Kom je tot de conclusie dat iets niet werkt, onderzoek het dan en pas je aan aan de nieuwe inzichten.

Resultaten bij voorbeeld project

Ik heb inmiddels veel overheidstrajecten gezien waar Agile werken wel is aangeslagen. Wellicht niet in de zuivere manier zoals de Scrum Guide voorschrijft maar wel waar op een creatieve manier gekeken wordt naar de Agile principes en waarden. In feite verschillen overheidsinstanties en ministeries helemaal niet zo van andere organisaties.

Ik heb deze resultaten gezien:

• Versnelde Doorlooptijd: Projecten werden sneller voltooid dan vergelijkbare projecten in het verleden.
• Betere Kwaliteit: Regelmatige feedback van stakeholders en gebruikers leidde tot een beter eindproduct.
• Hogere Betrokkenheid: Teamleden rapporteerden een hogere mate van betrokkenheid en tevredenheid.

En laten we eerlijk zijn. Als we die drie zaken samen kunnen verbeteren hoor je denk ik niemand klagen.

Conclusie

Het toepassen van Scrum of Agile binnen ministeries biedt aanzienlijke voordelen, waaronder verhoogde flexibiliteit, transparantie, en risicobeheersing. Hoewel er uitdagingen zijn, zoals de noodzaak van culturele verandering en aanpassing aan bestaande processen, kunnen deze worden overwonnen door een doordachte implementatiestrategie. Door klein te beginnen, te investeren in training en ondersteuning van het hogere management te verkrijgen, kunnen ministeries succesvol Agile methodologieën zoals Scrum adopteren om hun efficiëntie en effectiviteit te verbeteren. Met de juiste aanpak kan Scrum of een andere Agile methodiek een krachtig instrument zijn om de publieke sector te transformeren en betere diensten te leveren aan burgers.

Maar hoe is dat project nu afgelopen zul je je afvragen. Uiteindelijk is er een mix ontstaan tussen traditioneel projectmanagement aan de klant kant en Scrum binnen mijn organisatie. Uiteraard netjes volgens plan en budget opgeleverd en in ieder geval onze medewerkers voelden zich gezien en gehoord en het ministerie…… ging daarna vrolijk verder hoe ze het altijd hebben gedaan.

Heb je nog vragen, of ben je benieuwd hoe wij jou verder kunnen helpen met het gebruiken van Agile en Scrum binnen ministeries? Aarzel dan niet en neem contact op via 020 2614 195 of info@agilescrumgroup.nl

Ook interessant:

• Scrum Overheid: 4 redenen om te scrummen binnen overheden
• 5 voorbeelden van Agile werken in de praktijk (non-IT)
• Scrum in de zorg

Over de auteur: Sander van Roon

Sander heeft veel ervaring in commerciële en managementrollen en heeft in de laatste jaren zijn plek gevonden in de Agile wereld. Bij Agile Scrum Group werkt hij als Agile coach en trainer, waar hij mensen helpt om beter samen te werken en een prettig werkklimaat te creëren. Hij wordt omschreven als analytisch, stressbestendig, gepassioneerd, gericht op samenwerken en inspirerend. Sander is ook in zijn vrije tijd bezig met trainen en coachen, zo geeft hij al meer dan 10 jaar trainingen en coaching aan waterpoloteams, met een focus op teamgroei en prestaties.