slim
samen
werken

Agile Metrics: De KPI’s die jou en je team verder helpen

Key Performance Indicators (KPI’s) geven inzicht in waar je als team of organisatie op dit moment staat. Je hebt ze in alle soorten en maten: financiële KPI’s geven bijvoorbeeld inzicht in de omzet en winst, klantgerichte KPI’s in de tevredenheid van klanten, procesgerichte KPI’s vertellen je iets over de productiviteit en efficiëntie in je organisatie, en ga zo maar door. Maar welke metrics zijn relevant in een Agile omgeving en hoe gebruik je ze?

De Agile metrics om je voortgang te meten

Wat moet je meten over Agile Metrics?

Allereerst is het belangrijk om te bepalen wát je gaat meten en waarom. Het is verleidelijk om zoveel mogelijk meetbaar te maken, maar focus op een aantal metrics helpt je om er ook echt op te kunnen sturen en als team stappen te maken. Daarvoor kun je bijvoorbeeld kijken naar de efficiëntie van de samenwerking, de tevredenheid van het team, of je strategische doelen. Reflecteer op alle metrics als team: ieder heeft zijn eigen expertise en verantwoordelijkheid, maar je doet het samen.

Hou bij het gebruik van metrics binnen een Agile omgeving altijd de 3 pilaren van het Scrum framework (transparantie, inspectie, aanpassing) in je achterhoofd, ook als je een ander framework gebruikt. Zorg dat de KPI’s die je bijhoudt transparant zijn, zodat de inspectie die je daar op doet compleet is. Incomplete of niet-transparante metrics geven een verkeerd beeld van de werkelijkheid, waardoor je aanpassingen zou kunnen doen die tot ongewenste resultaten leiden. Zorg er ook voor dat je daadwerkelijk aanpassingen doet: metrics zijn een middel om dichter bij je doelen te komen, nooit een op zichzelf staand doel.

Business metric

Strategische doelen bieden een kader voor alle werkzaamheden. Waarom zijn we als team samen aan het werken, wat willen we bereiken? Business metrics zijn de KPI’s waarmee je de voortgang richting strategische doelen bij kunt houden. Denk hierbij aan het doorlopend meten van de omzet als een van je strategische doelen is om een bepaalde omzet te realiseren. Is je doel om de klanttevredenheid naar een hoger niveau te tillen? Maak dan gebruik van metrics zoals de Net Promotor Score (NPS) en Customer Satisfaction (CSAT).

Welke Agile Metrics je het beste kunt gebruiken, is dus afhankelijk van je doelen. Het is een goede gewoonte om je doelen tastbaar te maken in een roadmap. Op het moment dat je dat doet, stel je jezelf ook de vraag: hoe kan ik de voortgang naar dit doel meten? Hoe kan ik na een tijdje checken of we het doel behaald hebben? Hetgeen wat je daarvoor nodig hebt, ga je meten. Door in deze volgorde te redeneren stel je je doelen altijd voorop en voorkom je dat je onnodig veel gegevens bij gaat houden waar je uiteindelijk niets mee doet.

De velocity metric

Om een realistische roadmap te maken, heb je een inschatting nodig van de hoeveelheid werk die het team in een bepaalde periode kan verzetten. Velocity is binnen Agile werken de metric die je daarbij helpt. De velocity geeft het totaal aantal story points aan dat in een sprint op ‘done’ gezet kon worden. “De velocity” bestaat dus eigenlijk niet: de hoeveelheid werk die in een sprint verzet kan worden is van verschillende factoren afhankelijk en daardoor waarschijnlijk elke sprint net wat anders.

Op basis van de velocity van meerdere sprints met dezelfde duur (!), kun je wel een gemiddelde velocity bepalen. De gemiddelde velocity kun je vervolgens gebruiken om in te schatten hoeveel werk in een komende sprint gedaan kan worden en hoeveel sprints nodig zijn om het werk dat in de Product Backlog staat op te leveren. Als je gebruik maakt van relatieve inschattingen, is de kans groot dat je realistischere voorspellingen voor de komende periode kunt maken. Om de grootte van het werk relatief in te schatten, kun je bijvoorbeeld swimlane sizing en planning poker gebruiken.

Burndown charts als metric

Hoeveel werk moet er nog gedaan worden voordat we klaar zijn? Als je Scrumt, geeft een sprint burndown chart inzicht in de voortgang van de sprint. Op de horizontale as staat de tijd: helemaal links is het begin van de sprint, helemaal rechts is het einde van de sprint.Op de verticale as lees je het aantal op te leveren story points af: bovenaan het totaal aantal ingeplande punten, onderaan 0. Vervolgens teken je een rechte lijn van het hoogste punt op de verticale as naar het meest rechtse punt op de horizontale as: dit is de ideale lijn (rood).

Een Burndown Chart als Agile metric

Een tweede lijn (groen) geeft de resterende hoeveelheid werk weer: dit is de werkelijkheid. Ook deze begint links bovenaan en neemt met elk item dat wordt afgerond af met het aantal story points van dat item. Dit is vanzelfsprekend geen rechte lijn, want er gaat tijd overheen voordat werk wordt afgerond en wanneer het op ‘done’ komt, gaat de lijn met een aantal punten tegelijkertijd naar beneden.

Let op: je kunt velocity en burndown charts niet gebruiken om het ene team met het andere te vergelijken. De inschattingen in story points zijn gebaseerd op een relatief referentiekader van een team. Wat het ene team 5 punten vindt, vindt het andere team misschien 8 punten. Daarmee krijg je vanzelfsprekend een andere velocity. Je kunt deze metrics wél gebruiken om inzicht te krijgen in de prestaties van een team op dit moment in vergelijking met het verleden: presteren we nu anders dan de vorige sprints? Zo ja, ga dan vooral het gesprek met elkaar aan om te ontdekken hoe dit komt.

Work in Progress (WIP)

Hoeveel werk zit er op dit moment in de pijplijn? Hoe meer werk het team tegelijkertijd oppakt, hoe groter het risico dat een deel van dat werk stilvalt of niet afkomt. In dat geval is er wel tijd en moeite geïnvesteerd in werk, maar levert dit uiteindelijk geen waarde op. Dat is een situatie die je wil voorkomen.

Door de hoeveelheid niet-afgerond werk kritisch in het oog te houden en zelfs te limiteren, voorkom je dat je als team teveel tegelijk doet. Heeft een van de teamleden tijd over maar is de WIP (Work in Progress) limiet bereikt? Help dan eerst andere teamleden om werk af te ronden voordat je nieuw werk uit de ‘to do’ lijst haalt.

In Kanban is een WIP-limiet per stap in de workflow een essentieel onderdeel om de workflow te optimaliseren. Door elke stap en de hoeveelheid werk in die stap zichtbaar te maken, herken je snel waar in de workflow knelpunten ontstaan. Je kunt dit ook prima gebruiken als je Scrumt. Merk je dat een deel van het werk sprint na sprint niet afkomt? Ga dan met elkaar in gesprek om te ontdekken wat de oorzaak is, zodat je het proces daar op aan kunt passen. Kom je er achter dat developers geregeld niet verder kunnen met hun werk, omdat ze vragen hebben aan de Product Owner? Overweeg dan om bijvoorbeeld een extra kolom ‘feedback PO’ toe te voegen aan de Sprint Backlog en hier een limiet aan te stellen. Dit maakt voor het volledige team, inclusief de Product Owner, transparant wat er voor nodig is om het werk naar ‘done’ te krijgen.

Team satisfaction

Een Retrospective is de ideale gelegenheid om met elkaar in gesprek te gaan over de manier waarop wordt samengewerkt. Hierbij ligt de focus voornamelijk op het team: hoe kunnen we als team beter/leuker/efficiënter/effectiever/etc. samenwerken? Maar verlies zeker ook niet het individu uit het oog. Als alle teamleden tevreden zijn met hun werkplek, heeft dat een enorm positief effect op de samenwerking. En als slechts een van de teamleden ontevreden is, kan dit al een sterk negatief effect hebben op de samenwerking.

Door geregeld gebruik te maken van algemene vragenlijsten, zoals een medewerkerstevredenheidsonderzoek (hoe tevreden ben je met …) of NPS (in hoeverre zou je anderen aanbevelen om bij ons te komen werken?), krijg je doorlopend inzicht in de ervaring van medewerkers. Daar kun je vervolgens over in gesprek gaan, 1-op-1 of op team niveau. Wat maakt dat iemand (on)tevreden is en wat is de reden dat je de werkplek wel of niet bij anderen aan zou raden? Uiteraard is ook hier de cirkel pas rond wanneer je, op basis van deze inzichten, aanpassingen doet die tevredenheid laten stijgen.

Wees flexibel

Maak het jezelf niet lastiger dan nodig is. Ga in eerste instantie aan de slag met Agile Metrics die eenvoudig te implementeren zijn (zoals velocity) en reflecteer hierop. Wat vertelt de metric je, kun je doorgronden hoe dit komt? Bepaal op basis daarvan je volgende stap en welke extra KPI je nodig hebt. Blijkt na een tijdje dat dat toch niet het inzicht geeft waar je op hoopte, ga dan vooral op zoek naar een metric die je hier wel bij kan helpen.

Heb je geen idee waar je moet beginnen? Of vind je het lastig om de volgende stap te ontdekken? Neem vrijblijvend contact op met een Agile Consultant via, 020 2614 195 of info@agilescrumgroup.nl en we plannen vrijblijvend wat in.

Ook interessant

Over de auteur: Dennis Dielissen

Dennis is Agile Coach en trainer. Hij heeft een passie voor producten en diensten waar mensen écht op zitten te wachten. Vanuit zijn expertise in innovatie management en praktijkervaring als Product Owner, helpt hij teams om op een Agile manier succesvolle oplossingen te ontwikkelen. Dit doet hij voornamelijk door focus aan te brengen in de werkzaamheden en rollen, waardoor kwaliteiten beter tot hun recht komen.