slim
samen
werken

Agile Transformatie Coach: waar ligt het gezamenlijk vertrekpunt?

De Agile Transformatie Coach ondersteunt organisaties bij het transformeren van een traditionele werkwijze naar een Agile werkwijze. Het transformatieproces kent vele uitdagingen en vraagt om een ervaren Agile Coach om het proces in goede banen te leiden. Agile Coaches kunnen voor verschillende vraagstukken komen te staan. Bijvoorbeeld; hoe zorg ik als Agile Coach voor een gezamenlijk vertrekpunt met het team? In deze blog deelt Marlon Knaken zijn ervaring als Agile Transformatie Coach.

Verandering, waarom?

Traditionele bedrijven (zoals in dit voorbeeld) zijn vaak actief in een zeer concurrerende markt, waar innovatieve startups op de loer liggen om hun kans te grijpen. Tot op heden gaat het (nog) goed met het bedrijf. De meeste medewerkers zien geen reden voor verandering. Het bedrijf behaalt namelijk de doelstellingen en klanten zijn (nog niet on-)tevreden. Toch ziet het management toenemende concurrentie en de klanten beginnen kritischer te worden. De behoefte voor steeds sneller en beter afgestemde producten groeit vanuit de klant. Op dit moment begint het besef te komen dat verandering nodig is om de klanten tevreden te houden.

Het managementteam begint zich te verdiepen in de Agile manier van werken. Men heeft horen zeggen dat de Agile werkwijze de sleutel is om sneller en beter te kunnen reageren op veranderingen in de markt. Dat willen ze ook voor hun bedrijf. Het plan is om eerst op kleine schaal met één team te experimenteren. Het team bestaat uit een Product Owner, Scrum Master en het Ontwikkelteam. De Product Owner is projectleider en de Scrum Master is een senior medewerker die graag teammeetings faciliteert. Beide hebben ervaring met Agile/Scrum bij hun vorige werkgever. De teamleden van het ontwikkelteam hebben geen van allen ervaring met Agile/Scrum. Het managementteam besluit om een Agile Coach te vragen om hulp.

Jij bent de Agile Transformatie Coach. En nu?

Enthousiast als je bent over het Agile werken en de mooie uitdaging, ga je aan de slag met een team. Hier wil je een high performance scrum team van maken. Na een kick-off met het team, waar je Agile principes en het Scrum Framework hebt uitgelegd, ga je aan de slag. Je had hier graag meer tijd voor gehad, maar helaas is daar de ruimte niet voor. Dit is volgens de manager niet nodig. Er moet ook gewoon resultaat worden behaald, anders doet de organisatie niet meer mee in deze markt. Kortom druk, druk, druk!

Na een aantal events zie je repeterende patronen. Mooi, materiaal om mee aan de slag te gaan. Je geeft feedback en doet hier en daar interventies. Het is een nieuw team dus je bent vooral bezig met werkafspraken maken en structuur bieden, maar vooral ook uitleg geven over Agile/Scrum. Samen met de Scrum Master faciliteer je de meetings en ondersteun je waar nodig. Het proces gaat van start en lijkt het coachen soepel te verlopen. Maar dan komen het team, de Product Owner en de Scrum Master steeds meer in de weerstand. Hoe kan dit nu? De manager heeft toch duidelijk aangegeven waarom deze verandering nodig is?

Voor mij is het een valkuil om vanuit passie en enthousiasme direct aan de slag te gaan en er vol voor te gaan. Wat er dan gebeurt is dat ik te hard vooruitloop en de rest onderweg verlies of, erger nog, niet vanaf hetzelfde punt vertrek.

Een Gameplan voor het gezamelijk vertrekpunt

Het Gameplan gaat over “Customer Collaboration”. Je wilt vanaf de start een gezamenlijk vertrekpunt en met elkaar een helder beeld van de gewenste situatie creëren. Wat gaat Agile of Scrum oplossen? Hoe ziet dat eruit? Wat verwacht je van elkaar? En hoe kom je daar, welke tussen stappen of resultaten spreken we af? Wanneer zijn we succesvol met elkaar? Hoe gaat de manager (leider van de transformatie) jou en het team helpen? Staat de manager open voor coaching?

Het Gameplan geeft je als Agile Coach focus en de professionele ruimte om te acteren en te interveniëren. Het team en de manager weten wat ze van je kunnen verwachten en misschien nog wel belangrijker, wat niet. Vaak weet men niet wat coaching inhoudt en verwacht men dat de Agile Coach wel even zorgt dat het beter wordt. Het Gameplan helpt om de verwachtingen over en weer helder te maken. Het beste is om dit met het team en de manager samen te doen.

Hoe maak je een Gameplan in de praktijk?

Het liefst maak je het Gameplan vooraf concreet. In praktijk merk ik dat het anders werkt. Net als in de beschreven situatie hebben medewerkers en het managementteam meestal geen gezamenlijk beeld van Agile/Scrum. Hoe ik daar momenteel zelf mee om ga is dat ik tijdens de team kick-off uitleg wat Agile/Scrum is (theorie), wat mijn rol als Agile Coach inhoudt en hoe de coach aanpak (voor doen, samen doen, alleen doen) eruitziet. Dat we samen een reis aangaan waarin we gaan ontdekken hoe Agile/Scrum voor hen gaat werken.

Zomaar beginnen zonder plan, kaders en een doel werkt niet en zorgt ervoor dat je elkaar onderweg kwijtraakt. Als je het vergelijkt met een zomervakantie, weet je dat je met de auto naar een camping gaat. Alleen kan dat in Nederland zijn met een goede zomer of in de Cote d’Azure. Het Gameplan zorgt ervoor dat je samen vanaf hetzelfde punt vertrekt en hetzelfde idee hebt hoe de bestemming eruitziet. Op deze manier is iedereen zich bewust van de reis die gezamenlijk bewandeld gaat worden.

Het Gameplan maakt de volgende vragen helder voor elkaar:

  • Hoe ziet de situatie over 3 maanden eruit? Wat doet men dan anders dan nu?
  • Bij welke events ben ik als Agile Coach aanwezig en wat is mijn rol daar?
  • Wat is de rol van de Product Owner, Scrum Master en het Ontwikkelteam om het doel van het event te behalen?
  • Welke voorwaarden en ondersteuning zijn er voor het Ontwikkelteam nodig om succesvol te zijn? Denk dan bijvoorbeeld aan middelen zoals geld en tools, training, maar ook werkplekken bijvoorbeeld. Maar ook welke (morele) support heeft men nodig van het management en de omgeving. Hoe gaan die helpen?
  • Hoe gaat het management het team helpen om succesvol te zijn?
  • Op welke momenten evalueren we? En als je evalueert doe je dat allemaal met dezelfde meetlat?

Bij een verandering heeft men behoefte aan een bepaalde vertrouwde basis en guidance. Het werk en de inhoud is hun houvast. Mijn tip is om klein te beginnen en het Gameplan te maken rond het werk. In geval van Scrum door te starten met het kleiner maken van grote brokken werk op te delen in kleinere behapbare concrete stukjes. Het is niet belangrijk dat men meteen perfecte User Stories schrijft die elke Sprint klantwaarde oplevert. Belangrijk is dat het plan vanuit de medewerkers komt en dat dit wordt ondersteund door management.

Ook interessant:

Vind je dit artikel interessant?

Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)

Over de auteur: Marlon Knaken

Agile Coach