slim
samen
werken

Faciliteren kun je leren: 5 fijne kneepjes van een Scrum Master

Een van de taken van de Scrum Master is het faciliteren van de Scrum meetings. De Scrum Master wordt daardoor ook als faciliterend Team Coach omschreven. Het bewaken van het Scrum proces, het coachen van het team en het faciliteren van Scrum meetings staan hierbij centraal. Maar wat is eigenlijk belangrijk bij het faciliteren van Scrum meetings? Lees in deze blog 5 tips voor de faciliterende rol van de Scrum Master!

Wat is faciliteren voor de Scrum Master?

De letterlijke vertaling is ‘iets mogelijk maken’ ; ‘datgene wat nodig is beschikbaar maken’; ‘behulpzaam zijn’ en ‘voorzieningen aanbieden’.

In de rol als Scrum Master vertaalt het zich zo dat jij alle voorzieningen treft en middelen biedt die het team nodig heeft om de werkzaamheden optimaal uit te kunnen voeren. Daarnaast bied jij het team ondersteuning om het werk leuker en gemakkelijker te maken. Denk hierbij ook aan de lange termijn ontwikkelingen. En uiteraard het begeleiden van de Scrum events, zoals bijvoorbeeld de Retrospective.

5 tips voor het succesvol faciliteren van een Scrum Meeting

Tip 1: Stel je neutraal op

Als facilitator zet jij jezelf als instrument in om een meeting op de gewenste manier te laten verlopen. Jouw eigen oordeel over een situatie heeft hierbij dus een ondergeschikte rol. Klinkt op zich heel makkelijk, totdat het om een situatie of een voorbeeld gaat wat jou persoonlijk raakt. Dan wordt het al moeilijker om neutraal te blijven. Het is erg menselijk om dan toch te laten blijken wat je ervan vindt of wat je oordeel over iemands gedrag is. Wees je daarom altijd bewust van je voorbeeldrol. Juist dan is het van belang om een neutrale en onderzoekende houding aan te houden. Stel bijvoorbeeld onderzoekende vragen, zoals ‘Wat maakt dat je met je ogen rolt als ik mijn evaluatie deel?’. Op deze manier creëer je bewustzijn, niet alleen bij de aangewezen persoon maar ook bij de rest van de groep. Je deelt je waarneming, echter zonder waardeoordeel. Je stelt een onderzoekende vraag en geeft de aangesproken collega de kans zijn gedrag uit te leggen.

Tip 2: Luister, maar dan echt

Een open deur denk je nu misschien. Maar hoe vaak luister je nou echt naar jouw gesprekspartner? Zonder alvast te bedenken wat je als reactie wilt geven? Of welke vraag je als volgende wilt stellen? Of wat ook alweer op je boodschappen lijstje stond? Vooral in het drukke bedrijfsleven waar je van meeting naar meeting haast is het soms lastig om het ene gesprek achter je te laten voordat je het volgende in gaat. Wat helpt? Adem even een keer goed in en uit voordat je de volgende meeting in gaat en bepaal voor jezelf dat je met je aandacht bij de ander wilt zijn. Niet bij jezelf of bij je vorig gesprek. En als dat nou niet lukt? Dat kan het soms ook zinvol zijn om het gewoon te benoemen en een korte pauze in te lassen, danwel de meeting te verplaatsen naar een later moment.

Tip 3: Bewaak het groepsproces

Aangezien jij als Scrum Master vaak net iets meer afstand hebt tot het dagelijkse werk is het makkelijker voor jou om tijdens een meeting uit te zoomen en de onderstroom bespreekbaar te maken. Stel je ook hierbij weer neutraal en observerend op. Denk aan vragen zoals ‘Ik merk dat de energie laag is vandaag. Hoe ervaren jullie dit?’ Als Scrum Master heb je een open houding en toon je oprechte interesse. Je zult zien dat dit resulteert in eerlijke antwoorden en openheid vanuit de teamleden.

Tip 4: Experimenteer met werkvormen

Voor jezelf en voor je team is het leuk als je regelmatig experimenteert met nieuwe en andere werkvormen. Denk bijvoorbeeld aan de Retrospective. Als deze meeting om de twee weken op dezelfde manier plaats vindt wordt het al gauw eentonig. Daarnaast is het ook een kans om het voorbeeld te zijn van gewoon een keer nieuwe dingen te proberen. Is het geen succes? Geen probleem, de volgende keer proberen je iets anders. Heb jij nog inspiratie nodig voor leuke werkvormen van de Retrospective? Misschien is deze blog dan iets voor jou!

Tip 5: Maak het visueel

Je hoeft geen meesterschilder te zijn, maar teken zo veel mogelijk en maak visueel wat je tijdens een meeting bespreekt. Door het in plaatjes uit de drukken stimuleer je andere hersengebieden bij je teamleden en wordt informatie makkelijker onthouden. Niet voor niets blijven plaatjes van jouw vakantie beter hangen dan de verhalen erover. Teken bijvoorbeeld echt een keer de weg naar de stip op de horizon en laat de teamleden het pad met alle nodige tussenstappen vullen. Leuk om hiermee te experimenteren, toch? En mocht het echt een keer resulteren in een onherkenbare tekening, heb je in ieder geval voor een paar vrolijke gezichten gezorgd.

Hopelijk bieden deze tips inspiratie voor jouw rol als Scrum Master. Maar let op: faciliteren betekent niet verwennen of de secretaresse van het team spelen. Het draait niet om het afwerken van verlanglijsten van je team of pamperen van je collega’s. Het is niet jouw verantwoordelijkheid om het jouw collega’s naar hun zin te maken, die ligt toch echt bij henzelf. Het is wel jouw verantwoordelijkheid om alle voorzieningen te treffen zodat zij hun werk op een gemakkelijke wijze met veel plezier uit kunnen voeren.

Ben jij als Scrum Master en wil jij jouw facilitator skills verdiepen? Misschien is de Scrum Master Advanced Training wel iets voor jou!

Ook interessant:

Prioriteiten stellen in Scrum Projecten
Verbeter de Samenwerking tussen Product Owners en Teams
  Scrum Tools: welke kies je bij Agile projectmanagement?

Vind je dit artikel interessant?

Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)

Over de auteur: Theresa Hackelberg

Ik coach teams en organisaties op het gebied van Agile en Scrum. Door het aanreiken van de juiste tools en aandacht voor het individu hoop ik mensen in hun kracht te laten staan en zo teams naar een hoger niveau te tillen. Zoals Aristoteles al zei ‘The whole is more than the sum of its parts’ en dit faciliteer ik graag.