slim
samen
werken

Scrum bij het inschrijven op een aanbesteding

Agile Scrum Group werkt op inkoopvlak geregeld samen met InQuest. Kom bijvoorbeeld naar dit Scrum & Aanbesteden event.

Als leverancier inschrijven op een werk (bouw/infra) of op een dienstuitvraag (ict, advies etc.), kan een tijdrovende bezigheid zijn. Daarnaast vraagt het de nodige afstemming tussen diverse partijen en is er een harde deadline. Ook is het zaak om de klantvraag goed te achterhalen, maar wat als de nota van inlichtingen je enige contactmoment met de klant is? En hoe zorg je ervoor dat je interne capaciteit op orde is, zodat je met de juiste mensen aan de aanbesteding meedoet. Genoeg uitdagingen voor de bidmanager of tendermanager.

Welke aanpak hanteer je? Zou Scrum een manier kunnen zijn?

Scrum inzetten bij het inschrijven op aanbestedingen, kan dat? Natuurlijk! Het inschrijven op een aanbesteding of het verzorgen van een tender is iedere keer weer een apart project. Er is een duidelijke deadline, het eindproduct is uniek en er zijn best wat onzekerheden en afhankelijkheden. Klinkt als een geschikte omgeving om met Scrum aan de slag te gaan. Wellicht niet compleet volgens ‘het boekje’ (De Scrum Guide), maar de Scrum politie komt echt niet bij je langs. Dus gewoon doen!

In deze blog neem ik je mee hoe ik (als leverancier) een aanbesteding aan zou pakken met behulp van het Scrum raamwerk. Ik ben zeer benieuwd naar jouw ervaringen op dit gebied, hoe jij het hebt aangepakt en wat wel en wat niet zo goed werkt.

scrum trainingen

Scrum op je eigen manier, maar houd vast aan deze succesfactoren

Wat mij betreft is het belangrijk om een aantal succesfactoren in ere te houden:

  • Blijf in contact met de buitenwereld; de klant, de gebruikers, de belanghebbenden.
  • Breng je mensen samen en bekijk de vraagstelling vanuit diverse invalshoeken.
  • Deel het werk op in hapklare brokken, houd het simpel, zodat er een duidelijk overzicht blijft en werk ook echt af kan komen.

Juist deze elementen uit het Agile gedachtengoed, maken dat Scrum een prima methode is om een inschrijving op een aanbesteding vorm te geven.

Zou zou je de inschrijving kunnen Scrummen

De eerste sprint

  • Samenstellen aanbestedingsteam
  • Uitvraag opdelen – Product Backlog met Defenition of Done samenstellen
  • Projectvisie opstellen
  • Intern team(s) samenstellen op basis van benodigde competenties
  • Externe partijen betrekken op basis van ontbrekende kennis en competenties

Eindproducten:

  • Een duidelijk beeld bij de behoefte van de klant
  • Een eigen visie op het aan te bieden product of dienst
  • Een Backlog met items om mee aan de slag te gaan (+ prioritering)
  • Meetings, tijd en locaties om samen te werken gereserveerd in de agenda’s

aanbesteding scrummen agile

Samenstellen aanbestedingsteam

We starten de aanbesteding met het samenstellen van een ‘aanbestedingsteam’. De invulling van de rollen Product Owner en Scrum Master kan redelijk goed volgens de Scrum Guide. De Product Owner houdt zich bezig met de het klantbelang, het beheren van de Product Backlog en houdt de visie op het eindproduct in het oog. De Scrum Master begeleidt het team, faciliteert en houdt zicht op het proces. Deze rollen vervangen rollen als tendermanager, bidmanager, proces coördinator etc. Taken en verantwoordelijkheden die normaal door deze laatste rollen worden uitgevoerd, beleg je bij het team. Selecteer naast de Product Owner en Scrum Master gelijk een aantal mensen binnen de organisatie die graag aan deze aanbesteding mee willen werken. Dit aanbestedingsteam gaat gelijk aan de slag met de eerste opzet van de Product Backlog, het achterhalen van de (vraag achter de) klantvraag, het ontwikkelen van een visie en de behoeften inventariseren van kennis en competenties om aan de uitvraag te werken, zowel intern en extern. Dit aanbestedingsteam coördineert het gehele aanbestedingsproces.

Product Backlog samenstellen

Maak een eerste opzet van een Product Backlog door de uitvraag op de te delen in brokken werk. In deze fase kunnen dat prima zogenaamde Epics zijn. Het doel is om een goed beeld te krijgen welke criteria (naast de prijs) belangrijk zijn en uit welke eisen, wensen en inhoudelijke vragen de uitvraag bestaat. Door dit samen met mensen te doen met een andere achtergrond, zorg je ervoor dat er geen tunnelvisie op de klantvraag ontstaat door iemand met specifieke vakkennis en achtergrond. Door de uitvraag goed te inventariseren, ontwikkel je gelijk een beeld welke competenties en kennis je in je team(s) nodig hebt. En krijg je gevoel bij met hoeveel teams je mogelijk aan de slag zult moeten gaan.

Indien er bepaalde vormeisen gesteld worden, neem die dan op in de Definition of Done.

Door deze ‘product breakdown’ te doen, kun je ook gelijk toetsen of je in aanmerking komt om aan te besteden en of je überhaupt wel mee wilt doen.

Hebben we hetzelfde beeld als onze klant?

een productvisie template voor jouw project als product owner

Stip aan de horizon:

Hoe zorg je ervoor dat je de ‘gevoelige snaar’ gaat raken bij de mensen (de jury) die jouw inschrijving gaan beoordelen? Achterhaal de behoeften en wensen van de klant en de gebruiker(s) van het product of dienst. Wat drijft hen, wat is de reden dat zij deze aanbesteding doen en wat vinden zij belangrijk. Met andere woorden: wat is de vraag achter de vraag? Dit vraagt vaak het nodige speurwerk. Wellicht lukt het je om aan tafel te komen bij de uitvrager om het hierover te hebben.

Ontwikkel vervolgens met je team een visie op het product of dienst. Natuurlijk een visie die tracht die gevoelige snaar te raken bij de jury. Weet wat zij belangrijk vinden; duurzaamheid, participatie van bewoners, belevingswereld eindgebruiker etc. Als je ervoor zorgt dat deze visie steeds weer terugkomt in de diverse onderdelen van je aanbieding, dan zou dat een belangrijk onderscheidend vermogen op kunnen leveren. Deze unieke visie maak je concreet en ‘voelbaar’ en neem je op in de Definition of Done. Hierdoor wordt jouw unieke waarde onderdeel van de kwaliteit die je levert, blijf je als aanbestedingsteam scherp op deze visie en inspireer je de overige mensen die mee gaan werken aan de aanbesteding. En wellicht heb je hierdoor een streepje voor op de concurrentie.

De juiste kennis en competenties

Wanneer duidelijk is wat er op hoofdlijnen gedaan moet worden bij de inschrijving, waar het product of dienst voor bedoeld is, uit welke aspecten het bestaat en welke visie we hebben ontwikkeld, dan kunnen we nauwkeurig bekijken welke mensen we aan boord willen hebben. Ook de complexiteit van de inschrijving en de deadline, bepaalt met hoeveel (tijdelijke) teams je aan de slag moet gaan. Zorg er iedere keer weer voor dat je teams multidisciplinair zijn. En ja, deze manier van werken, in multidisciplinaire teams in sprints, vraagt ook wat van je leveranciers en mogelijke onderaannemers. Graag willen we hen ook bij ons op locatie bij het uitwerken van ideeën en bij brainstormsessies.

Blok gelijk de deadline van de aanbesteding en de daarvoor benodigde tijd in de agenda’s. Een inschrijving realiseren kost tijd. Dus reserveer die gelijk aan het begin!

aanbesteden en scrum

Vervolg sprints

Met een duidelijk beeld van de klantvraag, een unieke visie en een opzet van de Product Backlog, kun je de volgende sprint in. Nu is het aan de Product Owner – en dat kan perfect samen met het aanbestedingsteam – om te prioriteren en afhankelijkheden te bepalen.

De vervolg sprints zien er wat mij betreft op hoofdlijnen als volgt uit:

Sprint Planning

Tijdens de Sprint Planning heb je het over welke zaken we deze sprint op gaan pakken, welke teams daaraan gaan werken en wat de acceptatiecriteria zijn. Heel ideaal is als de klant hier ook bij aanwezig is. Om interpretatieverschillen te voorkomen, bespreek je met de klant de acceptatiecriteria van de onderdelen die je deze sprint op gaat pakken. Dit geeft gelijk de kans aan het team om te sparren met de klant en de eigen expertise te laten zien. Juist door de klant hierbij te vragen, laat je zien dat je betrokken bent. En het werk serieus neemt.

contact met klant bij aanbesteden

Zoek naar mogelijkheden om in contact te blijven met de klant.

Als bekend is wat de klant van de onderdelen verwacht, bespreek dan, in het geval van meerdere teams, welk team welke onderdelen oppakt. De leden uit je aanbestedingsteam zouden kunnen acteren als Scrum Masters van de andere teams. Zo behoud je grip op de onderlinge samenhang en ondersteun je de andere teams in het gebruik van Scrum. Dit lijkt sterk op het Scrum of Scrums raamwerk.

Vervolgens houden de diverse teams met elkaar nog Sprint planning meeting met de afgevaardigde uit het aanbestedingsteam om ook hier een gemeenschappelijk beeld te creëren van de zaken die deze sprint opgepakt gaan worden. Verdeel vervolgens de taken. En gebruik daarbij bijvoorbeeld een visueel bord met To do, Doing en Done.

scrum trainingen

Daily Scrum

De Scrum Masters/ afgevaardigden van het aanbestedingsteam, wonen eerst de Daily Scrums bij van hun eigen teams. Vervolgens komt het aanbestedingsteam samen om zo het werk van alle Scrumteams gezamenlijk te coördineren. Deze Scrum of Scrum meetings zou zo’n 2 à 3 keer per week plaats kunnen vinden. Afhankelijk van de tijd dat er aan de aanbesteding gespendeerd wordt.

Sprint Review

Tijdens de Sprint Review presenteer je aan de Product Owner en afgevaardigden van de andere teams wat je deze sprint gedaan hebt. Ideaal gezien is de klant hier ook weer bij.

Door met regelmaat in contact te treden met de uitvragende partij, zorg je ervoor dat je deze a) beter leert kennen, b) de vraag achter de vraag kan achterhalen, c) er geen interpretatieverschillen zijn en d) laat je zien dat je het belangrijk vindt om een goed product af te leveren. Dit geeft gelijk een betrokken en betrouwbare indruk.

Bij een uitvragende partij die hier niet voor openstaat, moet je je afvragen hoe belangrijk zij de kwaliteit van het eindproduct vinden. We kunnen allemaal braafjes het eisenpakket en de gestelde vragen afvinken. Maar krijgt de klant dan echt wat ze wil?

Wordt de opdracht je uiteindelijk gegund, dan zal je met deze partij gaan samenwerken, dus kunnen jullie maar beter nu alvast aan die samenwerking beginnen. Want anders wordt het er een op papier (lees: contract). Indien de klant dit niet wil, is het aan jou de keus om wel of niet mee te doen aan deze aanbesteding. Maar laat je vooral niet gelijk opzijzetten bij een eerste ‘nee’ op een verzoek om de klant te betrekken.

In het tweede deel van de Sprint review kijken we alvast vooruit naar de zaken waar we de volgende sprint aan gaan werken. Om de klant niet te veel te belasten, kun je ervoor kiezen om een soort van Sprint planning te houden. Waarbij je de onderdelen met de klant bespreekt die voor de volgende sprint van belang zijn. Zo hoeft de klant niet meerdere keren per sprint/ week aanwezig te zijn.

Sprint Retrospective

Je zou de klant ook mee kunnen nemen bij de Retrospective. Hierdoor hebben we het ook over de samenwerking met de klant tijdens onze sprints en hierdoor leert de klant zelf ook wat er belangrijk is bij het opstellen van een uitvraag en het proces dat daarbij hoort.

Indien je de opdracht gegund krijgt, heb je gelijk een goede basis gelegd voor de samenwerking.

En is de opdracht gegund? Dan kun je gerust verder met Scrum!

Vraag jij je af hoe je met jouw organisatie slimmer kunt samenwerken a.d.h.v. Scrum? Volg dan een van onze trainingen of neem eens contact met ons op om te sparren met een van onze ervaren Agile coaches. Je kunt ons bereiken via info@agilescrumgroup.nl of 020 2614 195.

Ook interessant:

Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)

LINKEDIN
Follow by Email
Schrijf je in om om de week de nieuwste Agile inzichten te ontvangen