slim
samen
werken

Gemeenten en Scrum, werkt dat?

Voor veel gemeenten is het nog een droom om in alles wat zij doen wendbaar en flexibel te blijven, zodat maximale publieke waarde voor de burger wordt gecreëerd. De behoefte aan meer kwaliteit en snelheid is groot. Er worden nieuwe oplossingen gezocht om ervoor te zorgen dat projecten niet halverwege in de la belanden. Een politieke context vraagt om wendbaarheid wegens o.a. veranderende wetgeving en politiek bestuur. Lees ook onze blog over Scrum in de overheid: https://agilescrumgroup.nl/scrum-overheid/

In deze blog lees je:
1. Waarom Scrum bij de gemeente?
2. Hoe je Scrum kunt toepassen bij de gemeente,
3. Samenwerken met Stakeholders,
4. Omgaan met risico’s en onzekerheden,
5. Voorbeeldprojecten bij de gemeente,
6. Actie en motivatie bij medewerkes.

Eerst meer weten over het Scrum framework? Bekijk onderstaande video:

Waarom scrum bij de gemeente?
Wendbaarheid en flexibiliteit van overheidsorganisaties is belangrijk zodat snel ingespeeld kan worden op ontwikkelingen in de gemeente en politieke context. Bij gemeenten lopen projecten geregeld uit. Er worden gedetailleerde masterplannen gemaakt, echter eenmaal begonnen, lijken deze plannen niet (meer) te stroken met de realiteit. De continu veranderende omgeving vraagt duidelijk om een andere manier van werken. Scrum zorgt voor verfrissing binnen gemeenten en is gemakkelijk toe te passen.

Middels Scrum:
– Verkort je doorlooptijden van projecten;
– Voeg je meer maatschappelijke waarde toe;
– Verbeter je transparantie;
– Minder verspilling zoals overbodige controle;
Snellere en effectievere beleidsprocessen;
– Vraag je meer feedback aan burgers waardoor resultaten van hogere kwaliteit zijn.

Hoe dan?
Bij Scrum wordt er uitgegaan van een gezamenlijk doel en opereren medewerkers zelforganiserend. Voor iedereen, zowel intern als extern, is inzichtelijk wat er gebeurt. Hierdoor creëer je betrokkenheid en draagkracht. Dit is uiterst belangrijk voor het slagen van een project. Door iteratief, bruikbare deelproducten op te leveren en te presenteren, ben je in staat om continu waarde toe te voegen voor de burger.

Samenwerken met stakeholders
De feedback van stakeholders (belanghebbenden) vergroot de kans op het slagen van een project. Hoe vaak is het niet gebeurd dat er enorme hoeveelheden geld en werk zijn geïnvesteerd in een project waar uiteindelijk niets mee is gedaan? Dit wil je voorkomen door actieve betrokkenheid van alle stakeholders zoals bewoners, leveranciers, opdrachtnemers en locale partijen. Zo kun je snel besluiten nemen en bijsturen op basis van voortschrijdend inzicht.

De eisen van verschillende stakeholders worden bij Scrum vanaf de start van het project in kaart gebracht. Aan het eind van iedere Sprint verzamel je feedback van stakeholders. Je toont wat je hebt gemaakt en wat je van plan bent te gaan doen. Het doel hiervan is om te leren en het product of project nog waardevoller te laten zijn.

Omgaan met risico’s en onzekerheden
Projecten bij gemeenten zijn vaak groot en complex. Hier gaat veel tijd en geld bij gemoeid. Grote projecten zijn minder riskant met het gebruik van Scrum. Uit onderzoek van de Standish Group blijken complexe projecten 4 tot 5 keer hogere kans te hebben van slagen met een Agile aanpak zoals Scrum (Chaos Report, Standish Group, 2015). Dit komt door het kort-cyclisch leren, dat zorgt voor direct feedback. Zo kun je veel sneller bijsturen.

Voorbeeldprojecten bij de gemeente
Voorbeelden van projecten die goed op te pakken zijn met Scrum zijn het doorontwikkelen van wijkteams, opstellen van een begroting of jaarverslag, marketingcampagnes, herbestemmingsopgaves, of het implementeren van nieuwe wet- en regelgeving.

Actie en motivatie bij medewerkers
Ambtenaren zelf hebben vaak last van de stroperigheid van hun eigen organisatie. Dit heeft zijn weerslag op de motivatie en het werkgeluk. Medewerkers zijn minder geneigd initiatief te nemen om verbeteringen door te voeren.
Uit een onderzoek van Teresa Amabile, Harvard Business School, blijkt dat het ervaren van progressie in het werk het grootste effect heeft op de motivatie van werkende mensen (The progress Principle, 2011).
Scrum faciliteert deze kleine progressies optimaal, die zorgen voor geluk, betrokkenheid en creativiteit.

Eerder hielpen wij de volgende gemeenten:

Vraag je je af hoe je met jouw team of organisatie slimmer kunt samenwerken a.d.h.v. Scrum? Volg dan een van onze trainingen of neem eens contact met ons op om te sparren met een van onze ervaren Agile coaches. Je kunt ons bereiken via info@agilescrumgroup.nl of 020 2614 195.

Ook interessant:

Scrum Overheid: 4 redeneren om te scrummen binnen de overheid
• Zelforganisatie: Wat is het? En hoe start je met zelforganisatie? (incl. checklist)
• Scrum motiveert!
10 redenen om te starten met Agile werken

Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)

LINKEDIN
Follow by Email
Schrijf je in om om de week de nieuwste Agile inzichten te ontvangen