slim
samen
werken

Opgavegericht werken

In het publieke domein wordt steeds vaker gesproken over ‘opgavegericht werken’. Maar wat is dat, wat zijn de belangrijkste ingrediënten voor succes en hoe verhoudt het zich tot het Agile gedachtengoed? Naast de link met het Agile gedachtengoed kijk ik in deze blog naar de organisatorische kant als succesfactor voor de implementatie van opgavegericht werken.

Opgavegericht_werken

Wat is opgavegericht werken?

We bevinden ons in een netwerksamenleving. Bedrijven, organisaties en inwoners nemen vaker zelf het heft in handen; individueel en met elkaar, in kleine en grote sociale verbanden, offline en online. De rol van de gemeente verandert daarin mee. Naast dat zij een bijdrage levert aan de oplossing van ‘het’ probleem, is zij vooral ook ‘procesregisseur’, waarin zij wendbaar stuurt op de grote lijn en het langetermijnperspectief. Verder is er steeds vaker sprake van veelzijdige en domein overstijgende opgaven. Dit alles vraagt om een andere opstelling van gemeenten. Opgavegericht werken wordt vaak gekozen als middel om hier invulling aan te geven.

De kenmerken van opgavegericht werken?

Een belangrijk kenmerk is dat hetgeen wat leeft onder inwoners centraal staat. Vervolgens zie je dat gemeenten sámen met inwoners, ondernemers, betaalde en onbetaalde professionals aan de slag gaan, om samen tot gedragen oplossingen te komen. Hierbij is het handelen vanuit mogelijkheden belangrijker dan vanuit regels.

Voorbeelden van opgaven zijn er in verschillende soorten en maten, van de energietransitie tot eenzaamheid, van verslavingsproblematiek tot leefbaarheid. Meer en meer zijn opgaven domein overstijgend en is een diversiteit van (commerciële) partijen en overheidsorganen betrokken bij de aanpak hiervan. Bij opgavegericht werken ligt de aandacht steeds meer ‘buiten’, bij wat zich daar aandient en om een oplossing vraagt.

Verder zien we bij opgaven vaak de volgende kenmerken:

  • Het onderwerp grijpt diep in op de samenleving;
  • Er is vaak sprake van een complex krachtenveld;
  • En er is vaak sprake van een lange doorlooptijd.

 

Wat betekent dit voor de organisatie?

Door de complexiteit is een bureaucratische organisatie slechts beperkt in staat om tot bevredigende resultaten te komen.

Traditionele (bureaucratische) organisaties zijn vaak ingericht in silo’s langs assen zoals ‘bedrijfsvoering’ en ‘dienstverlening’. Op het moment dat er een opgave opgepakt moet worden, wordt er een project gestart waarbij kennis en kunde uit de verschillende silo’s wordt ingehuurd door het project. Degenen die in die projecten zitten, doen het vaak tijdelijk of erbij. Daarbij hebben ze nog steeds hun functioneringsgesprek met de baas van hun silo-afdeling. Het gevolg is dat er maar gedeeltelijk focus is op de opgaven, er veel moet worden gewisseld tussen projecten en veel moet worden onderhandeld tussen de silo’s over de inzet van mensen en middelen. Dit is op zijn minst niet optimaal.

Een succesvolle implementatie van opgavegericht werken begint bij het inrichten van multidisciplinaire, zelforganiserende teams. Dit betekent dat de organisatie de bestaande silo’s loslaat en wordt gekanteld zodanig dat er teams ontstaan die alle kennis in huis hebben om succesvol projecten (lees opgaven) te realiseren. Deze teams blijven voor langere tijd bij elkaar en pakken continue nieuwe opgaven of delen van opgaven op.

Op deze manier ga je van een situatie waarin voor iedere opgave (project) de mensen bij elkaar worden gezocht voor de uitvoering, naar een situatie waarin je teams hebt waar het werk, de opgave, naartoe wordt gebracht.

Deze stabiele teams leveren de volgende voordelen op:

  • Focus: als je in een opgavegericht, stabiel team zit, kun je je volledig richten op het bereiken van je gezamenlijke ambities. Je hebt geen afleiding meer van andere projecten of je oude afdeling. En ook de andere teamleden hebben dat niet: zij zijn beter en meer beschikbaar;
  • Steeds beter als team: teams die langere tijd samenwerken, worden als team steeds ‘volwassener.’ In het team ontstaat een veilige omgeving; teamleden leren van én over elkaar en werken steeds sneller en effectiever. Goed geoliede teams zijn hét kapitaal van een moderne organisatie, meer dan individuele medewerkers;
  • Flexibiliteit: een stabiel team kent de opgaven en zijn doelgroepen goed en kan snel reageren als er iets verandert. Het team hoeft niet te wachten tot het volgende projectoverleg, maar kan direct actie ondernemen.

Het Agile gedachtengoed in relatie tot opgavegericht werken

Het Agile gedachtengoed wordt gedragen door de principes uit het Agile Manifesto. Als we naar dit Manifesto kijken, dan zien we veel aspecten terug die hierboven zijn genoemd en nodig zijn voor een goede implementatie van opgavegericht werken. Denk hierbij aan de focus op de klant versus het centraal stellen van hetgeen leeft onder inwoners. Maar ook het multidisciplinaire, zelforganiserende team uit het Agile gedachtengoed sluit hier naadloos bij aan. Ook het kort cyclisch werken past goed bij de complexiteit waar vaak sprake van is bij een opgave. Dit faciliteert een continue leerproces voor alle betrokkenen. De hierdoor groeiende kennis vormt een steeds breder fundament voor de route die naar het einddoel leidt.

Het is daarom de moeite waard om het gebruik, van het Agile gedachtengoed en de daarbij behorende frameworks (zoals Scrum en Kanban), te overwegen als er sprake is van opgavegericht werken.

Vraag je je af hoe je met jouw team of organisatie slimmer kunt samenwerken a.d.h.v. Scrum? Volg dan een van onze trainingen of neem eens contact met ons op om te sparren met een van onze ervaren Agile coaches. Je kunt ons bereiken via info@agilescrumgroup.nl of 020 2614 195.

Ook interessant

• Scrum Overheid: 4 redeneren om te scrummen binnen de overheid
• Zelforganisatie: Wat is het? En hoe start je met zelforganisatie? (incl. checklist)
• Scrum motiveert!

Over de auteur: Fred Batten

Fred is Agile Coach en trainer bij Agile Scrum Group. Fred heeft veel ervaring met het trainen en coachen van management en leiderschap binnen diverse organisaties. Daarnaast is hij gespecialiseerd in persoonlijke effectiviteit en het verminderen van stress en burnout binnen teams. Deze combinatie van ervaringen maakt dat Fred organisaties en teams goed kan helpen met Agile werken.