Scrum bij het inschrijven op een aanbesteding

Scrum op je eigen manier, maar houd vast aan deze succesfactoren

Wat mij betreft is het belangrijk om een aantal succesfactoren in ere te houden:

• Blijf in contact met de buitenwereld; de klant, de gebruikers, de belanghebbenden.
• Breng je mensen samen en bekijk de vraagstelling vanuit diverse invalshoeken.
• Deel het werk op in hapklare brokken, houd het simpel, zodat er een duidelijk overzicht blijft en werk ook echt af kan komen.

Juist deze elementen uit het Agile gedachtengoed, maken dat Scrum een prima methode is om een inschrijving op een aanbesteding vorm te geven.

Zou zou je de inschrijving kunnen Scrummen

De eerste sprint

• Samenstellen aanbestedingsteam
• Uitvraag opdelen – Product Backlog met Defenition of Done samenstellen
• Projectvisie opstellen
• Intern team(s) samenstellen op basis van benodigde competenties
• Externe partijen betrekken op basis van ontbrekende kennis en competenties

Eindproducten:

• Een duidelijk beeld bij de behoefte van de klant
• Een eigen visie op het aan te bieden product of dienst
• Een Backlog met items om mee aan de slag te gaan (+ prioritering)
• Meetings, tijd en locaties om samen te werken gereserveerd in de agenda’s

Samenstellen aanbestedingsteam

We starten de aanbesteding met het samenstellen van een ‘aanbestedingsteam’. De invulling van de rollen Product Owner en Scrum Master kan redelijk goed volgens de Scrum Guide. De Product Owner houdt zich bezig met de het klantbelang, het beheren van de Product Backlog en houdt de visie op het eindproduct in het oog. De Scrum Master begeleidt het team, faciliteert en houdt zicht op het proces. Deze rollen vervangen rollen als tendermanager, bidmanager, proces coördinator etc. Taken en verantwoordelijkheden die normaal door deze laatste rollen worden uitgevoerd, beleg je bij het team. Selecteer naast de Product Owner en Scrum Master gelijk een aantal mensen binnen de organisatie die graag aan deze aanbesteding mee willen werken. Dit aanbestedingsteam gaat gelijk aan de slag met de eerste opzet van de Product Backlog, het achterhalen van de (vraag achter de) klantvraag, het ontwikkelen van een visie en de behoeften inventariseren van kennis en competenties om aan de uitvraag te werken, zowel intern en extern. Dit aanbestedingsteam coördineert het gehele aanbestedingsproces.

Product Backlog samenstellen

Maak een eerste opzet van een Product Backlog door de uitvraag op de te delen in brokken werk. In deze fase kunnen dat prima zogenaamde Epics zijn. Het doel is om een goed beeld te krijgen welke criteria (naast de prijs) belangrijk zijn en uit welke eisen, wensen en inhoudelijke vragen de uitvraag bestaat. Door dit samen met mensen te doen met een andere achtergrond, zorg je ervoor dat er geen tunnelvisie op de klantvraag ontstaat door iemand met specifieke vakkennis en achtergrond. Door de uitvraag goed te inventariseren, ontwikkel je gelijk een beeld welke competenties en kennis je in je team(s) nodig hebt. En krijg je gevoel bij met hoeveel teams je mogelijk aan de slag zult moeten gaan.

Indien er bepaalde vormeisen gesteld worden, neem die dan op in de Definition of Done.

Door deze ‘product breakdown’ te doen, kun je ook gelijk toetsen of je in aanmerking komt om aan te besteden en of je überhaupt wel mee wilt doen.

Hebben we hetzelfde beeld als onze klant?

Stip aan de horizon:

Hoe zorg je ervoor dat je de ‘gevoelige snaar’ gaat raken bij de mensen (de jury) die jouw inschrijving gaan beoordelen? Achterhaal de behoeften en wensen van de klant en de gebruiker(s) van het product of dienst. Wat drijft hen, wat is de reden dat zij deze aanbesteding doen en wat vinden zij belangrijk. Met andere woorden: wat is de vraag achter de vraag? Dit vraagt vaak het nodige speurwerk. Wellicht lukt het je om aan tafel te komen bij de uitvrager om het hierover te hebben.

Ontwikkel vervolgens met je team een visie op het product of dienst. Natuurlijk een visie die tracht die gevoelige snaar te raken bij de jury. Weet wat zij belangrijk vinden; duurzaamheid, participatie van bewoners, belevingswereld eindgebruiker etc. Als je ervoor zorgt dat deze visie steeds weer terugkomt in de diverse onderdelen van je aanbieding, dan zou dat een belangrijk onderscheidend vermogen op kunnen leveren. Deze unieke visie maak je concreet en ‘voelbaar’ en neem je op in de Definition of Done. Hierdoor wordt jouw unieke waarde onderdeel van de kwaliteit die je levert, blijf je als aanbestedingsteam scherp op deze visie en inspireer je de overige mensen die mee gaan werken aan de aanbesteding. En wellicht heb je hierdoor een streepje voor op de concurrentie.

De juiste kennis en competenties

Wanneer duidelijk is wat er op hoofdlijnen gedaan moet worden bij de inschrijving, waar het product of dienst voor bedoeld is, uit welke aspecten het bestaat en welke visie we hebben ontwikkeld, dan kunnen we nauwkeurig bekijken welke mensen we aan boord willen hebben. Ook de complexiteit van de inschrijving en de deadline, bepaalt met hoeveel (tijdelijke) teams je aan de slag moet gaan. Zorg er iedere keer weer voor dat je teams multidisciplinair zijn. En ja, deze manier van werken, in multidisciplinaire teams in sprints, vraagt ook wat van je leveranciers en mogelijke onderaannemers. Graag willen we hen ook bij ons op locatie bij het uitwerken van ideeën en bij brainstormsessies.

Blok gelijk de deadline van de aanbesteding en de daarvoor benodigde tijd in de agenda’s. Een inschrijving realiseren kost tijd. Dus reserveer die gelijk aan het begin!

Vervolg sprints

Met een duidelijk beeld van de klantvraag, een unieke visie en een opzet van de Product Backlog, kun je de volgende sprint in. Nu is het aan de Product Owner – en dat kan perfect samen met het aanbestedingsteam – om te prioriteren en afhankelijkheden te bepalen.

De vervolg sprints zien er wat mij betreft op hoofdlijnen als volgt uit:

Sprint Planning

Tijdens de Sprint Planning heb je het over welke zaken we deze sprint op gaan pakken, welke teams daaraan gaan werken en wat de acceptatiecriteria zijn. Heel ideaal is als de klant hier ook bij aanwezig is. Om interpretatieverschillen te voorkomen, bespreek je met de klant de acceptatiecriteria van de onderdelen die je deze sprint op gaat pakken. Dit geeft gelijk de kans aan het team om te sparren met de klant en de eigen expertise te laten zien. Juist door de klant hierbij te vragen, laat je zien dat je betrokken bent. En het werk serieus neemt.

Zoek naar mogelijkheden om in contact te blijven met de klant.

Als bekend is wat de klant van de onderdelen verwacht, bespreek dan, in het geval van meerdere teams, welk team welke onderdelen oppakt. De leden uit je aanbestedingsteam zouden kunnen acteren als Scrum Masters van de andere teams. Zo behoud je grip op de onderlinge samenhang en ondersteun je de andere teams in het gebruik van Scrum. Dit lijkt sterk op het Scrum of Scrums raamwerk.

Vervolgens houden de diverse teams met elkaar nog Sprint planning meeting met de afgevaardigde uit het aanbestedingsteam om ook hier een gemeenschappelijk beeld te creëren van de zaken die deze sprint opgepakt gaan worden. Verdeel vervolgens de taken. En gebruik daarbij bijvoorbeeld een visueel bord met To do, Doing en Done.