samen
werken
Veiligheid in teams: de sleutel tot ‘high performance’ [5 tips]
In deze blog zullen 5 tips aan bod komen om het gevoel van veiligheid te vergroten binnen teams. Op deze manier kunnen teams zich ontwikkelen tot high performing teams.
High performing teams
“Teams waarbij projecten worden uitgevoerd door gemotiveerde medewerkers, met de support die zij nodig hebben en het vertrouwen dat zij het werk op de juiste manier gedaan krijgen.” Deze beschrijving komt direct uit het Agile Manifesto, opgesteld o.a. door Ken Schwaber en Jeff Sutherland (2001).
Veiligheid, het klinkt als gezond verstand, een logisch begrip binnen projectmanagement. Productieve teams worden er door gekenmerkt. Het is een groot onderdeel van een organisatie, waarbij teamleden zich veilig voelen om werk uit te voeren op zijn/haar manier. Idealiter is het binnen een team/organisatie veilig genoeg om fouten bespreekbaar te maken, elkaar feedback te geven en eerlijk en transparant te zijn. Teamleden voelen dan een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de doelstellingen, waardoor het werk vaak sneller en met meer kwaliteit wordt opgeleverd.
Het creëren van een veilige omgeving is niet makkelijk. Het heeft alles te maken met de cultuur van een organisatie; iets dat heel moeilijk is om vast te leggen of om échte verandering in aan te brengen.
De volgende symptomen kunnen wijzen op het ontbreken van veiligheid:
- mensen geven elkaar de schuld als iets niet gedaan wordt
- teamleden vragen voortdurend om bevestiging van leidinggevenden
- als er om feedback wordt gevraagd komt er weinig uit de groep
- er is weinig motivatie om nieuwe projecten aan te gaan of verbeteringen in het proces aan te brengen.
Tip 1: Gebruik Daily Scrums & Retrospectives
Deze bekende meetings uit het Agile gedachtegoed zijn uitermate geschikt om teamcultuur te veranderen, mits ze goed worden gefaciliteerd. Als het om een Scrum team gaat is het belangrijk om een goede Scrum Master te hebben. De Scrum Master fungeert dan als coach, facilitator en veranderaar van de groep. De dagstart, oftewel de Daily Scrum, is een bijeenkomst waar de voortgang van de werkzaamheden wordt besproken en obstakels worden geïdentificeerd.
Bij een Retrospective blikt het team terug op de samenwerking sinds de vorige Retrospective en wordt één van de verbeter-initiatieven gekozen om direct op te pakken Dit is een werkafspraak die vanuit het team zelf komt, en dus niet directief van bovenaf wordt opgelegd. Hierdoor is de kans veel groter dat die afspraak wordt nageleefd, is het makkelijker om er verantwoordelijkheid voor te nemen en om elkaar er op aan te spreken.
Tip 2: Maak kwetsbaarheden bespreekbaar
Dit is natuurlijk veel makkelijker gezegd dan gedaan. Leer elkaar beter kennen buiten de professionele omgeving, of doe aan het begin van het project een inventarisatie van de aanwezige vaardigheden. Een teamcanvas kan hier richting aan geven. Het teamcanvas legt niet alleen de nadruk op de individuele expertises en kwaliteiten in het team, maar maakt ook de valkuilen en risico’s zichtbaar die schuilen binnen het team. Niemand is perfect en we werken allemaal op een andere manier. Door het er alleen al over te hebben zorgt het team dat frustraties en problemen zich niet gaan opstapelen. Doordat teamleden zo beter inzicht krijgen in elkaars werkwijze en situatie wordt er beter op elkaar ingespeeld en kunnen de kwaliteiten van elk teamlid optimaal worden benut. Dit doe je ook door elkaar te ondersteunen wanneer iemand ergens mee worstelt.
Tip 3: Falen = leren
Geef aan falen een nieuwe betekenis. Dit heeft ook veel te maken met de cultuur van de organisatie waarin het team werkzaam is. Een cultuur waarin je wordt afgestraft als de resultaten niet voldoen aan de verwachting, zal ten koste gaan van de veiligheid. Agile teams werken op een empirische wijze: door te experimenteren, nieuwe dingen te proberen en hypotheses te testen. Dit is de enige manier om te leren en meer te weten te komen over de markt, doelgroep en klantbehoeften. Soms gaan dingen dan niet volgens verwachting, maar dat is oké. Je past je als team aan en neemt een vervolgbeslissing op basis van de nieuw opgedane kennis. Door in korte Sprints te werken wordt het risico van falen kleiner omdat je telkens het korte termijndoel kan bijschaven. Ook het werken met MVPs (Minimum Viable Products) draagt hier aan bij. Mensen maken soms fouten, dat hoort erbij en zo blijf je leren Zorg ervoor dat daar ook ruimte voor is.
Tip 4: Bespreek de volwassenheid van het team
Een team dat zich wil gaan verbeteren tot een ‘high performing team’ (optimale productiviteit, veiligheid en samenwerking), moet weten in welke fase het zich nu bevindt. Elke groep mensen, die wordt samengesteld en meer tijd met elkaar gaat doorbrengen, doorloopt meerdere voorspelbare fasen. Bruce Tuckman identificeert deze fasen als: Forming, Storming, Norming en Performing. In de forming-fase is de groep nog zoekende, is er nog geen duidelijke sociale hiërarchie en weten mensen nog niet helemaal hoe ze zich moeten gedragen. In de Storming-fase heerst er conflict. De verschillende manieren van denken en werken botsen tegen elkaar. Het doorlopen van de storming-fase is noodzakelijk om veiligheid te creëren in het team. Een team dat niet leert om een conflict aan te gaan, is immers onveilig. In de Norming-fase worden de gedeelde normen en waarden van het team duidelijk en kan men duidelijke afspraken met elkaar gaan maken. Uiteindelijk, als het goed gaat, kan het team naar de Performing fase doorgroeien, waarin kwaliteit wordt geleverd en betrokkenheid en verantwoordelijkheid natuurlijke eigenschappen zijn.
Door het bespreken van het Tuckman-model kan een team reflecteren en kunnen er mooie discussies ontstaan die bijdragen aan de zelfkennis en veiligheid van de groep. Door te begrijpen dat teamontwikkeling een proces is, dat nooit af of perfect is, zien teamleden beter wat goed gaat en waaraan nog gewerkt moet worden. Het is belangrijk om dit soort sessies te faciliteren en niet te leiden. Het team moet zelf haar conclusies trekken, anders ontstaat er geen betrokkenheid of draagvlak en zal er geen verantwoordelijkheid worden genomen voor het verbeterplan.
Tip 5: Gebruik Liberating Structures als werkvorm
Liberating Structures zijn werkvormen die participatie stimuleren. Met deze werkvormen wordt iedereen in een team gehoord, zelfs al zijn er verlegen of introvertere teamleden die zich niet snel zullen uiten in groepsverband. De 1-2-4-all methode is een voorbeeld van een laagdrempelige manier om feedback te krijgen of een probleem te bespreken. Door dit soort werkvormen te gebruiken tijdens de Retrospectives, zorg je ervoor dat het team op een eerlijke en veilige wijze met elkaar kan communiceren. Met als gevolg een open sfeer, productieve feedback, efficiënte samenwerking en een high performing teams.
Ook interessant:
• Prioriteiten stellen in Scrum Projecten
• Verbeter de Samenwerking tussen Product Owners en Teams
• Scrum Tools: welke kies je bij Agile projectmanagement?
Vind je dit artikel interessant?
Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)
