slim
samen
werken

Wie kan er allemaal de Product Backlog vullen?

De instroom van werkzaamheden binnen een project kan vanuit verschillende hoeken komen. Dit brengt het risico met zich mee dat je nog voordat je in actie komt, de focus verliest. Om een geïntegreerde en waardevolle instroom te realiseren, kun je de Product Backlog als geschikte tool gebruiken.

De Product Backlog is een emergente, geprioriteerde lijst van wat er nodig is om het product te ontwikkelen. Daarom is het ook extra belangrijk dat de Product Backlog wordt gezien als de enige bron van informatie voor het werk dat opgepakt wordt door het Scrum Team. Een veelvoorkomende vraag die bij de Product Backlog komt kijken is wie er allemaal bevoegd zijn om de Product Backlog te vullen? Dat en meer wordt beantwoord in dit blog.

wie er de Product backlog vullen kunnen vullen

Verantwoordelijkheid vullen van de Product Backlog

De werkitems die op een Product Backlog staan geven aan ‘wat’ er gerealiseerd kan worden. Dit geeft kaders aan het Scrum Team, zodat het Scrum Team vervolgens zelfstandig deze items kan doorvertalen naar taken (hoe). Aangezien hier een duidelijke scheidslijn zit (wat vs. hoe) is het belangrijk hier ook separate verantwoordelijken voor te hebben. Daarom zeggen we dat de Product Owner verantwoordelijk is voor het ‘wat’ en de Developers voor het ‘hoe’.

De Product Owner speelt daarbij een belangrijke rol in Product Backlog management. Hieronder valt:

  • Ontwikkelen en communiceren van de Product Goal
  • Het opstellen en communiceren van Product Backlog items
  • Het prioriteren van de Product Backlog items
  • Ervoor zorgen dat de Product Backlog continue zichtbaar en transparant is, en begrepen wordt

Nu staat er duidelijk in de Scrumguide omschreven dat bovengenoemde verantwoordelijkheden bij de Product Owner behoren, echter, ze mogen gedelegeerd worden naar anderen. De Product Owner blijft wel altijd eindverantwoordelijk.

Aan wie besteed je het schrijven van items uit?

De Scrum Guide benoemt niet expliciet aan welke personen je het schrijven van items kunt uitbesteden. Hier kun je dus iedereen bij de bedenken. De meest voorkomende zijn:

Enkele voordelen van uitbesteden

Het uitbesteden van het schrijven van items en het ermee vullen van de Product Backlog kent natuurlijk een aantal voor de hand liggende voordelen:

  • Dit bespaart tijd zodat de Product Owner zijn tijd kan besteden aan stakeholder management en het continue ophalen van informatie in de markt
  • Je verhoogt de betrokkenheid en daarmee bereidwilligheid om op te leveren
  • Je creëert vroegtijdig begrip van hetgeen gedaan moet worden

Enkele nadelen van uitbesteden

Het uitbesteden van het schrijven van items op de Product Backlog kent natuurlijk ook nadelen. Er is immers niet voor niets een duidelijke scheidslijn in verantwoordelijkheden. Houd er dus ook altijd rekening mee dat zodra je uitbesteedt, Scrum niet meer in zijn volledige vorm wordt toegepast. Dit met alle gevolgen van dien, waardoor de effecten niet meer te herleiden (te verklaren) zijn naar de Scrum principes. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Zodra je het ‘wat’ uit handen geeft, vindt er al vertroebeling in de kaders plaats. Zeker als deze niet kwalitatief worden omschreven. Dit kan vergaande consequenties hebben in de uitwerking omdat je als Product Owner meer kans hebt op het uitoefenen van controle en Developers kunnen vastlopen in het hoe. Alleen met de juiste kaders kan je autonomie goed faciliteren.
  • Het schrijven van Items en het vullen van de Product Backlog uit handen geven betekent niet dat je altijd de meeste waarde oplevert. Een Product Owner kan vanuit de helikopterview al het werk overzien en dus ook beter bepalen of er waarde in een item zit
  • Uit handen geven betekent ook dat er belangenverstrengeling plaatsvindt, op deze manier creëer je makkelijker een push dan een pull

Het is dus altijd goed om te beseffen dat alvorens je het besluit neemt om vullen van de Product Backlog uit te besteden (wat zo aannemelijk lijkt) hiermee ook het gedachtegoed van zelforganisatie (wat vs. hoe) in het gedrang kan komen. Mits je hier erkenning aan geeft en vervolgens met elkaar bepaalt hoe het werkbaar is, zonder de negatieve effecten, kun je er op een goede manier vorm aan geven. Vanuit die gestelde kaders kun je als Scrum Team elkaar scherp houden op de verantwoordelijkheden en de belangen goed gescheiden houden.

Ook interessant:

Geïnteresseerd om meer te weten over de Product Backlog? Bekijk dan onze scrum en agile trainingen of neem eens contact met om vrijblijvend telefonisch advies te krijgen van een van onze ervaren Agile trainers & consultants. We beantwoorden graag je vragen, bel 020 2614 195.

 

Over de auteur: Willemijn van Lier

Willemijn is Zelforganisatie- en Agile Coach. Haar passie om teams in beweging te krijgen is merkbaar zodra ze de ruimte binnen stapt. Zij benadrukt dat vertrouwen, autonomie en purpose de basis vormen voor succesvolle teams. Dit stimuleert dat teams zelf de verantwoordelijkheid voelen om gezamenlijke resultaten te behalen. Willemijn vertaalt makkelijk theorie naar praktijk; actie wakkert het leervermogen aan en daarmee de potentie om als team te groeien.

[class^="wpforms-"]
[class^="wpforms-"]