De Definition of Ready en de Definition of Done verschillen vooral in het moment waarop ze van toepassing zijn binnen het ontwikkelproces. Waar de Definition of Ready aangeeft wanneer een user story of taak voldoende voorbereid is om opgenomen te worden in een Sprint, richt de Definition of Done (DoD) zich op het moment waarop het werk daadwerkelijk volledig is afgerond en voldoet aan alle gestelde kwaliteitseisen. De DoD omvat zaken als testen, documentatie en acceptatie, waarmee wordt gegarandeerd dat het resultaat daadwerkelijk opleverbaar is en klaar voor gebruik.
slim
samen
werken
samen
werken
Wat is de Definition of Ready?
De Definition of Ready is de verzameling afspraken die het Scrum Team maakt om te bepalen welke items klaar zijn om door de Developers (voorheen het Development team genoemd) in de Sprint te worden verwerkt. Dit is van belang omdat het doel van het Scrum Team is om zo snel mogelijk de meest waardevolle items op te leveren. Door goede afspraken te maken over de kwaliteit van de User Stories, kunnen de Developers deze User Stories sneller oppakken en sneller opleveren.
Wat betekent de Definition of Ready?
In de Scrumguide wordt niet gesproken over een Definition of Ready. Toch wordt deze in de praktijk door veel Scrum Teams gebruik. In de Scrum Guide wordt slechts gesproken over Product Backlog Items die klaar zijn om opgepakt te kunnen worden door het team. Hoe je bepaalt wanneer een item klaar is, wordt niet besproken.
Een Definition of Ready kan het Scrum Team helpen om afspraken vast te leggen om te bepalen welke items klaar zijn om door het Development team in de Sprint te worden verwerkt. Dit is van belang omdat het doel van het Scrum Team is om zo snel mogelijk de meest waardevolle items op te leveren. Door goede afspraken te maken over de kwaliteit van de User Stories, kan het Team deze User Stories sneller oppakken en sneller opleveren.
Het Scrum Team legt een Definition of Done vast om te bepalen welke items gedurende een Sprint afgerond zijn. De Definition of Ready is een vergelijkbare set afspraken.
Wie definieert de Definition of Ready?
De Definition of Ready wordt idealiter gezamenlijk bepaald door het volledige Scrum team. Dit zorgt ervoor dat de criteria realistisch en toepasbaar zijn, en dat iedereen achter de afspraken staat. Soms worden ook stakeholders betrokken om hun verwachtingen en eisen duidelijk te krijgen. Het is belangrijk dat de Definition of Ready regelmatig wordt geëvalueerd en aangepast op basis van ervaringen en veranderende omstandigheden binnen het team of de organisatie.
Waarom is het verstandig om een Definition of Ready te gebruiken?
In de praktijk zie je Product Owners vaak worstelen met het opschrijven van Product Backlog Items. Veelal worden deze in de vorm van zogenaamde User Stories opgeschreven.
User Stories volgen dit sjabloon:
Als [Stakeholder]
Wil ik [Wens]
Zodat ik [Reden voor de wens, oplossing voor het probleem]
Hierbij moet de Product Owner een subtiele balans vinden tussen het geven van voldoende duidelijke informatie over het ‘wat’ zonder te bepalen ‘hoe’ deze wens uitgevoerd moet worden.
Ook is het vaak lastig om de User Story niet te groot te maken. Product Owners en Stakeholders hebben vaak veel en grote wensen. Het Team heeft daarentegen de behoefte aan kleine behapbare stukken werk om tijdens een Sprint op te kunnen leveren. Ook hier is het zaak om de balans in de gaten te houden. De User Story moet enerzijds voldoende klein zijn om verwerkt te kunnen worden tot waarde. En anderzijds moet de oplevering voldoende waarde hebben voor de stakeholders.
In een Definition of Ready leg je de afspraken vast die de Product Owner heeft gemaakt met het Team om bovenstaande problemen het hoofd te bieden.
Veelal heeft de Definition of Ready de vorm van een checklist waarmee de Product Owner punt voor punt kan nalopen of de User Story voldoet aan de gestelde eisen.
Wat is het verschil tussen Definition of Ready en Definition of Done?
Wat maakt een goede Definition of Ready?
Een goede Definition of Ready zorgt voor een helder en gedeeld begrip binnen het team en met stakeholders over wat er nodig is om werk op te starten. Het voorkomt onduidelijkheden en vertragingen tijdens de Sprint. De criteria zijn concreet en toetsbaar, bijvoorbeeld dat Acceptatiecriteria helder zijn, afhankelijkheden zijn besproken, en benodigde resources beschikbaar zijn. Daarnaast stimuleert het dat User Stories klein genoeg zijn om in een Sprint te realiseren en dat eventuele risico’s of technische uitdagingen zijn geïdentificeerd.
Hoe stel je een Definition of Ready op? Het gebruik van INVEST
Zoals aangegeven is de Definition of Ready de vastlegging van de afspraken tussen het Team en de Product Owner.
Een basis om het gesprek daarover aan te gaan en de Definition of Ready op te stellen is het acroniem INVEST. Dit acroniem staat voor:
Independent – Onafhankelijk, User Stories moeten zomin mogelijk afhankelijkheden hebben ten opzichte van andere User Stories. Ook probeer je afhankelijkheden met anderen buiten het Scrum Team te vermijden.
Negotiable – Onderhandelbaar. Er moet voldoende ruimte in de User Story zitten. Hierdoor komt er een gesprek op gang tussen de Developers en de Product Owner over de exacte oplevering. Dus geen in steen uitgehouwen set van eisen.
Valuable – Waardevol. De User Story moet waardevol zijn. Dit lijkt een open deur, maar het kan voorkomen dat een User Story die in een eerder stadium is opgeschreven, op het moment dat deze besproken wordt achterhaald is en geen waarde meer vertegenwoordigd.
Estimable – Inschatbaar. De Developers moeten voldoende informatie hebben over de wens van de stakeholder zoals deze beschreven is om in te kunnen schatten hoeveel moeite het gaat kosten om deze wens te verwezenlijken. Veelal wordt de inschatting door middel van relatieve inschattingen, bijvoorbeeld met Planning Poker, gedaan.
Small – Klein. De User Story moet klein genoeg zijn om binnen een Sprint opgeleverd te kunnen worden. Immers aan het einde van elke Sprint moet er een incrementeel deel van het project opgeleverd worden. User Stories waarvan de Developers inschaten dat de oplevering langer dan een Sprint gaat duren, moeten dus worden opgeknipt door de Product Owner.
Testable – Testbaar. Het opgeleverde werk moet af zijn en in principe aan de klanten geleverd kunnen worden. Dit betekent dat getest moet worden of alles goed opgeleverd is. Om te kunnen testen is het van belang dat de Product Owner duidelijke Acceptatiecriteria beschrijft waaraan het opgeleverde werk moet voldoen om waardevol te zijn voor de Stakeholders.
Deze INVEST-criteria kunnen dan de basis vormen voor een eigen Definition of Ready.
Gebruik deze criteria om samen te bepalen hoe je een en ander in de praktijk kunt toetsen. Elk Scrum Team zal op een andere manier naar de criteria kijken en een eigen Definition of Ready op stellen.
Vergeet ook niet om de Definition of Ready regelmatig, bijvoorbeeld tijdens de Sprint Retrospective, tegen het licht te houden en waar nodig aan te scherpen.
Wat is een voorbeeld van Definition of Ready?
Bij een goede Definition of Ready is de user story duidelijk beschreven en geaccepteerd door de Product Owner, de Acceptatiecriteria zijn volledig en testbaar, de benodigde ontwerpen zijn beschikbaar, technische afhankelijkheden zijn opgelost, en het team heeft voldoende capaciteit om het werk in de komende sprint uit te voeren. Ook kan worden opgenomen dat alle relevante stakeholders akkoord zijn met de prioritering en dat het verhaal is besproken tijdens de backlog refinement. Hier volgt een voorbeeld:
Een Scrum Team werkt aan een HR-app waarin medewerkers hun persoonlijke gegevens kunnen beheren. Voor de komende sprint staat een User Story op de backlog: “Als medewerker wil ik mijn contracthistorie kunnen inzien op het dashboard, zodat ik overzicht heb van mijn arbeidsverleden bij het bedrijf.”
De Definition of Ready wordt als volgt toegepast:
De user story is duidelijk beschreven in bijvoorbeeld Jira en bevat een korte omschrijving, business value en context.
De Product Owner heeft de story beoordeeld en geaccepteerd als relevant en waardevol voor de sprint.
Er zijn acceptatiecriteria gedefinieerd, bijvoorbeeld: het overzicht toont minimaal start- en einddatum, functie en contracttype per periode; de gebruiker kan tot vijf jaar terugkijken.
Het UX-design voor de dashboard-aanpassing is beschikbaar in de design-tool en gedeeld met het team.
Een afhankelijkheid met het backendteam voor de juiste API-endpoint is reeds opgelost; de endpoint is beschikbaar.
Tijdens de laatste backlog refinement heeft het hele team de story besproken en begrepen.
De stakeholders (HR en Legal) zijn akkoord met de gewenste dataweergave en prioriteit.
Het team heeft aangegeven dat er voldoende capaciteit is om dit werk in de aankomende sprint op te pakken.
Omdat aan alle criteria van de Definition of Ready is voldaan, kan de user story met vertrouwen worden opgepakt in de sprintplanning.
Vraag je je af hoe je met jouw team of organisatie slimmer kunt samenwerken a.d.h.v. Agile of Scrum? Volg dan een van onze trainingen of neem eens contact met ons op om vrijblijvend kennis te maken met een van onze ervaren Agile coaches. Je kunt ons bereiken via info@agilescrumgroup.nl of 020 2614 195.
Ook interessant:
- Over de Product Backlog (+ een Template)
- 10 korte animatie video’s
- Scrum Infographic
- Scrum Master opleiding volgen?
- Product Owner opleiding volgen?
Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)
