samen
werken
Plan-Do-Check-Act: Hoe het Scrum-raamwerk Kwaliteit Borgt
Plan-Do-Check-Act: De Kwaliteitscirkel van Deming uitgelegd
De Plan-Do-Check-Act-cyclus wordt ook wel de kwaliteitscirkel van Deming genoemd (dit overigens tot ongenoegen van Deming zelf, die deze cyclus helemaal niet op deze wijze heeft geïntroduceerd – maar daarover later meer).
Een stukje historie
De geschiedenis van het ‘managen van kwaliteit’ gaat nog niet heel ver terug in de tijd. Voordat in de twintigste eeuw de massaproductie op gang kwam, werden goederen gemaakt door vakmensen. Deze vakmensen droegen vaardigheden zorgvuldig aan elkaar over, en de noodzaak voor kwaliteitsmanagement was daardoor minimaal. Dat veranderde met de introductie van massaproductie. Plotseling werden grote hoeveelheden identieke goederen gemaakt door laaggeschoold personeel, waarbij iedere individuele werknemer verantwoordelijk was voor slechts een klein stukje van het werk. In deze nieuwe situatie ontstond een duidelijke behoefte aan kwaliteitsmanagement.
De basis voor kwaliteitsmanagement werd gelegd met de wetenschappelijke methode. In de wetenschap (1) stelt men hypotheses op op basis van eerdere ervaringen, (2) test men deze hypotheses, en (3) verfijnt men de hypotheses aan de hand van de bevindingen. In deze cyclus bouw je wetenschappelijke kennis op. Binnen de wetenschappelijke methode waardeert men empirisme. Het empirisme stelt dat kennis voortkomt uit ervaring in plaats van uit gedachten of redeneringen. Het empirisme wordt ook door de bedenkers van Scrum aangehaald in The Scrum Guide. Beïnvloed door eerdere werken binnen het veld van kwaliteitsmanagement publiceerde Walter A. Shewhart in 1939 de Shewhart Cycle.
Deze cyclus werd door William Edwards Deming gebruikt als basis voor zijn kwaliteitscirkel. Maar omdat Deming vooral bekendheid genoot in Japan, moest zijn werk voortdurend vertaald worden. Een onjuiste vertaling van het werk van Deming heeft uiteindelijk de Plan-Do-Check-Act-cyclus in het leven geroepen. Deming zelf spreekt liever van Plan-Do-Study-Act en noemt de cyclus bovendien de Shewhart Cycle.
Plan-Do-Study-Act
De fases zoals daadwerkelijk bedoeld door Deming in de Shewhart Cycle zijn:
- Plan: tijdens deze fase maak je een plan voor de komende cyclus. Dit doe je op basis van eerder verworven kennis. Stel vast wie wat wanneer doet.
- Do: in deze fase voer je het plan uit zoals bedacht. Houd rekening met mogelijk onverwachte observaties en problemen.
- Study: maak een analyse van het resultaat. Klopten de verwachtingen uit de Plan-fase met wat men tegenkwam in de uitvoering? Wat kan er geleerd worden uit de ervaringen?
- Act: in deze fase denk je na over de wijzigingen die aangebracht moeten worden in een volgende cyclus.
Plan-Do-Check-Act-cyclus relatie met Scrum
Scrum kent een aantal feedbackloops die bovengenoemde Plan-Do-Study-Act-structuur volgen. Elke Sprint begint met een Sprint Planning meeting. In deze bijeenkomst maakt het team een plan, en deze kan dan ook gezien worden als de Plan-fase uit de cyclus. Tijdens de Sprint voert het team werk uit en worden obstakels nauwlettend in de gaten gehouden. De Sprint eindigt met een Review en Retrospective. In beide bijeenkomsten worden de resultaten geanalyseerd, met als doel te leren van de ervaring. Dit leidt bij een volgende Sprint weer tot hogere kwaliteit. Het mooie aan Scrum is dat je tijd besteedt aan zowel productinhoudelijke reflectie als reflectie op relaties, het proces en gebruikte hulpmiddelen.
Daarnaast kent Scrum een dagelijkse meeting waarbij het team steeds een plan maakt voor de komende 24 uur. Dat plan voert men uit, en dagelijks bestudeert men of er iets moet worden aangepast om uiteindelijk het sprintdoel te behalen. Bij Scrum leidt het continu doorlopen van de Shewhart Cycle tot kwaliteit.
Tip
Voor beginnende Scrumteams kan het verleidelijk zijn om de Review of de Retrospective over te slaan. Dit leidt echter tot een onvolledige cirkel. Teams die dit doen, doen als het ware Plan-Do-Plan-Do-Plan-Do… enzovoort. Het ontbreken van Study en Act leidt met de tijd tot verminderde kwaliteit, omdat het team niet leert van ervaringen en niet de tijd neemt om aanpassingen door te voeren wanneer dat nodig is (bijv. in de projectscope of de interne samenwerking). Na verloop van tijd kunnen zich dan symptomen als ontevreden stakeholders of klanten manifesteren. Het overslaan van de Review of Retrospective is dan ook niet verstandig, en elk team dat dat wel doet, kan niet zeggen dat het werkelijk Scrumt.
Ook interessant:
- User Story Mapping: een Gids
- Van Functies naar Rollen: waarom zou ik?
- Ecocycle Planning: jouw teamportfolio tegen het licht
- High Performing Teams, Wie will ze niet?
Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)
