Ecocycle Planning: jouw team-portfolio tegen het licht

Hoe vaak komt het voor dat je met teveel activiteiten tegelijk bezig bent? Door de stress om door te blijven gaan laat je hier en daar wat dingen vallen, en iets nieuws oppakken lijkt onmogelijk. Dit kan je persoonlijk overkomen, in je team, of misschien in de gehele organisatie.

Met behulp van de Liberating Structure ‘Ecocycle Planning’ kan je knelpunten verminderen doordat deze structuur het gehele portfolio van activiteiten en relaties analyseert. In het proces worden obstakels en kansen voor vooruitgang ontdekt. Het gevolg hiervan is dat het mogelijk wordt gemaakt om met alle betrokken personen te discussiëren over de activiteiten, om vervolgens prioriteiten te stellen en strategieën te plannen.

Ecocycle Planning neemt alle vier de ontwikkelingsfasen: ‘birth‘, ‘maturity‘, ‘creative destruction‘ en ‘renewal‘ (geboorte, volwassenheid, creatieve vernietiging en vernieuwing) op in de analyse. Dit zorgt voor agility, veerkracht en duurzame resultaten.

Ecocycle Planning: de werkwijze

­De Ecocycle Planning methode gaat als volgt te werk. In een groep betrokkenen nodig je iedereen uit om de huidige stand van zaken te bekijken, organiseren en prioriteren. Dit doe je aan de hand van de vier ontwikkelingsfasen. Vraag de groep om in elke fase actiestappen te creëren, met andere woorden acties die:

1. de groei tijdens de geboortefase versnellen;
2. in de volwassenheidsfase het leven verlengen of efficiëntie verhogen;
3. tijdens de creatieve vernietigingsfase onproductiviteit elimineren;
4. en die creatieve mensen samen brengt en meer resources creëert in de vernieuwingsfase.

Dit proces start in eerste instantie met het genereren van individuele actielijsten. Vervolgens zal men in tweetallen de genoemde activiteiten plaatsen in een Ecocycle-kaart. Daarna zal in groepjes van vier deze taak opnieuw worden uitgevoerd. Op het einde zal de groep alle activiteiten op een grote poster-versie van de Ecocycle plaatsen.

Tijdens de gezamenlijke bespreking zullen de volgende vragen gesteld moeten worden: “Welke activiteiten moeten we beëindigen om vooruit te komen? Welke activiteiten hebben we nodig om uit te breiden of vooruit te gaan?” De activiteiten die achtergelaten moeten worden bevinden zich in de zogeheten ‘Rigidity Trap’. Bepaal voor deze activiteit(en) in kleine groepen een eerste actieplan. Hetzelfde wordt vervolgens gedaan voor de activiteiten die moeten worden gestart of worden uitgebreid, activiteiten in de ‘Poverty Trap’. Er zal ook nog een gesprek gevoerd moeten worden over de activiteiten waar men het niet mee eens is over de plaatsing op de Ecocycle-kaart.

Het nut in Scrum

Het gebruik van de Ecocycle Planning werkt effectief voor alle soort groepen die samenwerken, maar leent zich bij uitstek voor Scrum Teams. Zo kan het goed helpen bij het opruimen van de Product Backlog. Of kunnen de activiteiten van het Development Team en Scrum team worden besproken. Op die manier kunnen ze bekijken waar ze meer tijd aan moeten besteden, en nog belangrijker waar niet aan. Ook kan het helpen op het gebied van persoonlijke ontwikkeling en coaching, een Scrum Master of Product Owner kan zich afvragen waar ze veel tijd aan kwijt zijn en wat geen waarde oplevert.

Benodigdheden

Het is handig om de groep in een open ruimte te laten werken waar goed gebruik kan worden gemaakt van de muren. Ook moet elke persoon worden voorzien van post-it notities om de activiteiten op te schrijven, een leeg Ecocycle-kaart werkblad, één grote muurposter-versie, en stoelen voor groepjes van vier personen.

Ecocycle Planning: tips

• Begin niet met het volledige portfolio van activiteiten van de groep of organisatie bij de eerste Ecocycle Planning. Het is handiger te beginnen met een simpeler programma.
• Het is ook aan te raden om te zorgen dat de activiteiten op een soortgelijk domein en schaal liggen.
• Het hebben van een diverse groep kan helpen in het bieden van een compleet beeld en in het zoeken naar de juiste oplossingen.
• Bied een (persoonlijk) voorbeeld van een Ecocycle Planning. Mensen hebben soms moeite met de methode door de abstractie van de kwadranten in het model. Het hebben vaneen voorbeeld kan hierbij helpen.

Wil je meer weten over effectief samenwerken? Volg dan een van onze trainingen of neem eens contact met ons op om vrijblijvend telefonisch kennis te maken met een van onze ervaren Agile trainers & coaches. We beantwoorden je vragen graag, bel 020 2614 195.

Ook interessant:

• Fishbowl – Liberating Structure
• Generative Relationship STAR – Liberating Structure
• 1-2-4-All – Liberating Structure
• Wise Crowds – Liberating Structure 
• Open Space – Liberating Structure 
• Conversation Café – Liberating Structure

Vind je dit artikel interessant?

Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)

Over de auteur: Daan Spijker

Daan is onderdeel van het marketing team. Ze is pas afgestuurd in International Business Adminstration aan de Vrije Universiteit, en ontdekte daar haar interesse in Agile. Ze ondersteunt Agile Scrum Group grotendeels op de achtergrond. Maar zal zo nu en dan ook blogs schrijven.