samen
werken
Daily Stand-up: 5 tips voor een goede meeting (+checklist download)
De Daily Stand-up (of Daily Scrum of dagstart) is een erg belangrijke Scrum meeting. Sommige mensen zien de dagstart als een verspilling van tijd. Onzin! Wij vinden het een fantastische tool om juist op een meer efficiënte manier aan de slag gaan.
Daarom hierbij 5 Daily Stand-up meeting tips om deze 15 minuten goed te laten verlopen. Wil je weten wat de valkuilen zijn, lees dan vooral verder want die hebben we ook voor je opgesomd.
De 5 Daily Stand-up tips:
Allereerst is het goed om te vermelden dat iedereen een Daily Stand-up anders aanpakt, en dat is prima. Blijf je wel altijd focussen op efficiëntie en prioriteiten. Praat over het proces en vermijd diepe inhoudelijke discussies.
1. Iedereen beantwoordt drie Daily Stand-up vragen
De drie standaardvragen zijn:
- Wat heb je sinds de vorige stand-up gedaan?
- Wat ga je doen tot aan de volgende stand-up?
- En welke obstakels/risico’s zie je?
Deze vragen zijn een goede trigger voor het team om in te zien wat er gedaan is en waar nog werk aan de winkel is. Het is bij deze vragen overigens wel het belangrijkste om de focus te leggen op huidige taken en de obstakels die daarbij eventueel aan bod komen. De focus ligt dus op de laatste twee vragen. Het is van belang om vroegtijdig aan je team te laten zien waar je tegenaan loopt. Op deze manier blijf je hier niet langer mee zitten dan nodig en wellicht kan iemand je makkelijk verder helpen. Op een Stand-up in een marketing team kun je denken aan: “ik moet zo iets in de software Adobe Illustrator doen, maar ik ben daar niet zo handig mee, wie kan mij helpen?”. Binnen een marketing team is er altijd wel iemand die goed is met deze software, waardoor het obstakel zichzelf snel oplost.
Meer weten over Agile Marketing? Check het artikel.
2. Blijf staan!
Dit zorgt ervoor dat iedereen meer focus houdt, waardoor de meeting korter duurt en effectiever is. Als er mensen zijn die de verleiding niet kunnen weerstaan om te gaan zitten: houd de meeting in een ruimte zonder stoelen of schuif alle stoelen weg. Op deze manier weet je zeker dat het een staande meeting blijft. Staande meetings duren gemiddeld 35% korter.
3. Houd de Stand-up voor het Kanban bord
Zorg dat iedereen het bord altijd heeft bijgewerkt voor de stand-up. Dit is van groot belang om de meeting goed te laten verlopen. Het team moet kunnen zien wat is afgemaakt en waar nog aan wordt gewerkt. Bovendien geeft het het team direct de mogelijkheid om obstakels te verwerken in het bord. Ook als er nieuwe taken ontstaan door wat er tijdens de stand-up wordt besproken kunnen deze direct op het bord worden bijgewerkt.
4. Alles wat je vertelt, vertel je aan het hele team!
Vermijd dat een Stand-up een status update naar de Scrum master (zie hier een overzicht van Scrum Master taken) wordt, of dat één op één gesprekken gevoerd worden tijdens de meeting. Deze (helaas veelgemaakte) fout zorgt er eigenlijk voor dat het doel van de Daily Stand-up meeting niet wordt behaald. Hoe kan je dit nou voorkomen? Bedenk je bij alles wat je inbrengt tijdens de meeting of het van waarde is voor iedereen in de ruimte. Als dit niet het geval is, bespreek het dan buiten de Daily Stand-up meeting om.
5. Plan de meeting op een moment dat het beste past bij jouw team (maar varieer niet per week)
Dat kan in de ochtend zijn, maar ook in de middag of juist aan het einde van de dag. Hier zijn geen strikte regels voor. Maar, het is wel belangrijk om een bepaalde mate van routine en consistentie aan te houden. Het Agile Manifesto (een inspiratiebron voor Scrum) stelt niet voor niets: “Simplicity – the art of maximizing the amount of work not done – is essential”. Door de Stand-up altijd op dezelfde tijd en op dezelfde plek te houden reduceer je de hoeveelheid werk die je aan organisatie besteedt tot een minimum. Je reserveert één keer een zaaltje en communiceert één keer tijd en locatie naar je team. Vanaf dan heb je er nooit meer werk aan.
De 4 Daily Stand-up valkuilen:
1. Teamleden praten tegen de Scrum Master tijdens de Stand-up
In plaats van tegen het hele team. Onthoud: alles wat je zegt moet van waarde zijn voor iedereen in de ruimte. Om te voorkomen dat dit gebeurt kun je als Scrum Master afwezig blijven of je op de achtergrond houden bij de Stand-up, het team is immers verantwoordelijk.
2. Teamleden introduceren nieuwe ideeën die eigenlijk in een planning meeting thuishoren
Daar is de Daily Stand-up niet voor bedoeld, dus bespreek dit in de planning meeting. Alleen de eerder besproken drie vragen komen aan bod tijdens de meeting. Hier moet de Scrum Master scherp op zijn, maar ook teamleden mogen elkaar corrigeren.
3. Er wordt te lang stilgestaan bij wat men gisteren heeft gedaan
De focus moet tijdens een Daily Stand-up liggen op vandaag en de obstakels. Zo wordt sneller vooruitgang geboekt. Kleine problemen blijven klein door ze te benoemen en de oorzaak weg te nemen. Ook afhankelijkheden tussen taken die komen gaan zijn belangrijk om te benoemen. D
4. Er wordt gewacht tot iedereen aanwezig is
Je verspilt hierdoor (kostbare) tijd met het hele team. Eigenlijk beloon je de mensen die te laat zijn door te wachten. De mensen die te laat zijn of de meeting missen, zullen de volgende keer extra hard hun best doen om aanwezig te zijn als je gewoon start. Onze ervaring is dat vrijwel het hele team binnen drie Stand-ups altijd op tijd is als je deze werkwijze hanteert. Niet wachten dus!
Ook interessant
Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)
