samen
werken
De Wendbare Organisatie
Agile werken neemt een grote vlucht. Het is ooit begonnen in de IT, maar nu voelen steeds meer non-IT bedrijven de noodzaak om Agile te gaan werken. De reden hiervoor is de noodzaak om wendbaar te zijn. Maar wat is nu de reden dat een bedrijf wendbaar wil c.q. moet zijn? En als de noodzaak om wendbaar te zijn is aangetoond, wat zijn dan de kenmerken van een wendbare organisatie en hoe word je dit als bedrijf?
Waarom wendbaar?
De reden om als organisatie wendbaar te moeten zijn, komt met name door externe factoren. Veranderingen volgen elkaar in moordend tempo op. Dit is niet nieuw maar veranderingen doen zich steeds vaker voor en in een steeds hoger tempo. Dit komt onder andere door technologische veranderingen zoals de voortschrijdende digitalisering van onze maatschappij. Daar bovenop heeft de corona pandemie ons wakker geschud en realiseren we ons dat de wereld veel minder maakbaar is dan we dachten. Hiermee is nog eens extra duidelijk geworden dat wendbaarheid van cruciaal belang is om te kunnen overleven als organisatie.
Voorbeelden van bedrijven die niet wendbaar genoeg waren zijn Kodak, Mexx en V&D. Allemaal bedrijven die, op enig moment tijdens hun bestaan, een belangrijke rol speelden in de samenleving, maar inmiddels zijn verdwenen. Enkel alleen omdat ze niet konden meebewegen met extern veranderende omstandigheden.
Samenvattend is de conclusie:
- Er is een fundamentele versnelling van de wereld gaande;
- De versnelling van de wereld heeft gevolgen voor iedere organisatie;
- Een transformatie naar meer wendbaarheid is daarom voor elke organisatie onvermijdelijk
Wat zijn de kenmerken van een wendbare organisatie?
Als we het over wendbaarheid hebben, waar hebben we het dan over? Wendbaar zijn, kent geen harde definitie. Ieder bedrijf, iedere branche zal dat anders invullen. Echter, er zijn wel een aantal basis kenmerken die je terug ziet bij de bedrijven die als ‘wendbaar’ worden gezien.
1. Een kort-cyclische strategie
Wendbare organisaties kiezen voor een missie en een visie die regelmatig worden geijkt en als dat nodig is, aangepast aan de nieuwe omstandigheden. In eenzelfde ritme wordt gekeken hoe succesvol de tot nu toe gemaakte stappen zijn. Hiervan wordt geleerd en de missie en visie worden hierop aangepast.
2. De klant begrijpen om waarde voor hem te kunnen creëren
De wensen, behoeften en het gedrag van de klanten worden continu geanalyseerd om te bepalen of de organisatie nog aansluit bij de vraag van de klant. Dat kan door gebruik te maken van ‘Voice of the Customer’ bronnen. Daarnaast wordt vaak gebruik gemaakt van het ‘Minimum Viable Product’ (MVP) principe. Dit is het maken van eerste versies van relevante oplossingen voor de klant. Hiermee wordt de meest urgente vraag van de klant beantwoordt en lever je als organisatie direct waarde voor jouw klanten.
3. Organisatiestructuur met veel autonomie
Empowerment van teams en mensen is onlosmakelijk verbonden aan een wendbare organisatie. Dit wordt gerealiseerd door multidisciplinaire teams die end-to-end verantwoordelijkheid hebben en werken aan gemeenschappelijke doelen waarbij de klant centraal staat. Dit stimuleert de autonome zelforganisatie, trots en betrokkenheid.
4. Een open en veilige cultuur
Heldere en open communicatie is een belangrijk onderdeel van een wendbare organisatiecultuur. Eentje waarin iedereen zich veilig voelt en waarin ook waarden zoals transparantie en gezamenlijke verantwoordelijkheid belangrijk zijn. De teamleden werken bij elkaar in één ruimte, plannen en overleggen in workshopvorm en werken met visuele communicatie. Zo is iedereen altijd op de hoogte van de ontwikkelingen en heeft het team geen last van onnodige bureaucratie.
Wendbare organisaties stimuleren het werken via de Denk-Doe-Leer cyclus. Hierin worden eerst hypotheses opgesteld, metingen uitgevoerd, analyses gedaan en evaluaties volbracht. Omdat hier gewerkt wordt op basis van hypotheses is falen een ingecalculeerd risico. Wendbare organisaties zorgen ervoor dat de teamleden veilig kunnen falen.
5. Werken met korte iteraties
Verbeteringen en opleveringen worden in korte iteraties uitgevoerd. De prioriteiten worden bepaald op basis van waarde en inspanning.
6. Een lerende organisatie
Op regelmatige basis worden zowel de inspanningen áls de resultaten geëvalueerd. Door dit op een transparante wijze te doen, wordt de organisatie een lerende organisatie, worden toekomstige prestaties verbeterd en wordt aangesloten op veranderende omstandigheden.
De transformatie naar een wendbare organisatie
De transformatie naar een wendbare organisatie begint bij het verankeren van de bijbehorende mindset. Als alleen de manier van werken wordt veranderd, zal de toegenomen wendbaarheid slechts beperkt zijn. Als mens zullen we de onzekerheid en onvoorspelbaarheid van een veranderende wereld moeten accepteren. En dan met name dat we slechts in beperkte mate vooruit kunnen kijken en dat we regelmatig, de koers naar de stip op de horizon, moeten aanpassen.
De transformatie hiervoor begint bij het management dat veel meer vanuit een coachende rol betrokken is bij het team dan vanuit een taakgerichte rol. Ook dient er vanuit het management het vertrouwen te zijn dat het multidisciplinaire team de juiste oplossingen vindt binnen de kaders van een door het management neergezette visie.
Wil je transformeren naar een wendbare organisatie? Dan zijn aanpassingen nodig op het gebied van tools en werkwijzen, maar zeker ook op het gebied van mindset en cultuur.
Het model van Kotter (waarvan hieronder een visuele weergave) geeft ons vier fases voor de transformatie.
- De fase van de verandernoodzaak: In deze fase wordt onderzocht waarom er eigenlijk iets moet veranderen. Bovendien wordt bepaald met welke medewerkers uit de organisaties de verandering vormgegeven gaat worden;
- De fase van de veranderrichting: In deze fase wordt het management meegenomen in de transformatie. Dit houdt in dat er dieper wordt ingegaan op de rol van het management in een wendbare organisatie. De visie m.b.t. de wendbare organisatie krijgt hier zijn vorm. Dit gebeurt met stakeholders uit verschillende lagen van de organisatie. Aan het eind van deze fase is er draagvlak bij het management en een duidelijke visie op de verandering;
- De fase van de gedragsverandering: In deze fase worden medewerkers getraind. De gedragen visie vormt hiervoor het uitgangspunt en door coaching krijgt de verandering echt vorm. Samen met een aantal enthousiaste medewerkers worden resultaten geboekt. Dit wordt gedeeld met de rest van de organisatie om de verandering te versnellen. Coaches zorgen dat de aandacht op de nieuwe werkwijze en de gewenste mindset niet verslappen;
- De fase van de borging: In deze fase wordt de nieuwe werkwijze geëvalueerd en geïnstitutionaliseerd. Bovendien wordt de roadmap opgesteld voor verdere stappen richting een wendbare organisatie.
Met behulp van dit model en met de kenmerken van een wendbare organisatie op het netvlies, transformeren organisaties naar meer wendbaarheid waarbij ze zich in een snel veranderende wereld inrichten naar onzekerheid en onvoorspelbaarheid.
Bronvermelding: Agile Manager – Mike Hoogveld
Wil je als organisatie ook wendbaar worden in de snel veranderende wereld? Volg dan een van onze Scrum of Agile trainingen. Neem contact met ons op om vrijblijvend telefonisch kennis te maken met een van onze ervaren Agile trainers & coaches. We beantwoorden je vragen graag, bel 020 2614 195.
Ook interessant:
- Het belang van een gezamenlijke taal voor samenwerking
- Wat is een Timebox?
- Liberating Structures String
