slim
samen
werken

Het belang van een gezamenlijke taal voor samenwerking

In het ene project loopt de samenwerking op rolletjes, terwijl het in een ander project op één of andere manier een stuk stroever gaat. Deze ervaring hebben we allemaal wel eens gehad. Maar hoe komt het dat het ene project veel makkelijker van de grond komt dan het andere? Welke factoren spelen een rol?

Uiteraard spelen de competenties van de teamleden een belangrijke rol. Verder is het ene project van nature complexer of ingewikkelder dan het andere. Daarnaast zijn beschikbare resources (tijd / geld) een factor die deels succes bepaalt. Zo zijn er ongetwijfeld nog veel meer zaken van invloed.

Een aspect waar je niet zo veel over hoort, maar dat in onze ogen wel belangrijk is, is een gezamenlijke taal over ‘hoe’ je wilt samenwerken.

Het ontbreken van een gezamenlijke taal over samenwerking

Als je met een nieuw team een project start, dan is er niets zo vervelend als onduidelijkheid over de rolverdeling, beslissingsbevoegdheid, onenigheid over de meeting-structuur, of eindeloze discussies over welke aanpak optimaal is.

Deze samenwerkings-aspecten zijn in principe allemaal ‘overhead’, omdat het project inhoudelijk geen steek verder komt als je hier langer over praat. Sterker nog; het stelt de oplevering uit en je hebt bovendien vroeg in de samenwerking kans op onenigheid door meningsverschillen over hoe je optimaal samenwerkt.

shared-language-gezamenlijke-taal-agile

Stel je wilt met het team uit bovenstaande afbeelding een nieuw product in de markt gaan zetten. Het is fijn dat de verschillende teamleden kennis meenemen over marketing, productontwikkeling, en sales. Echter, ze brengen ook allemaal hun eigen perspectief op samenwerking mee. Omdat we maar beperkte mentale capaciteit beschikbaar hebben, is het het meest zinvol deze capaciteit productief op de inhoud in te zetten, en dat kan niet als iedereen anders tegen samenwerking aankijkt.

Hoe kom je tot een gedeeld beeld over en gezamenlijke taal voor samenwerking?

In een studie door Yow, W. Q., & Lim, T. Z. M. (2019)[1] naar het belang van een gezamenlijke taal wordt geconcludeerd dat teamleden die dezelfde talen spreken effectiever en efficiënter samenwerken in ‘problem solving tasks’. De focus van deze studie was op deelnemers die dezelfde talen spraken (los van puur ‘taal over samenwerking’), maar misschien zijn deze bevindingen ook wel van toepassing op een gezamenlijke taal over samenwerking in projecten? Als we dezelfde taal spreken over samenwerking binnen projecten, verstaan we elkaar dan ook beter?

Hier zien we het belang van de verschillende Agile raamwerken als Scrum, Kanban, of Design Thinking. Deze manieren van samenwerken hebben hun waarde bewezen over tijd. Als je zorgt dat teamleden bijvoorbeeld allemaal kennis van Scrum hebben en een project met Scrum oppakken, dan spreken zij een gezamenlijke taal. Hierdoor is weinig afstemming over rollen, proces, en de bredere samenwerking nodig en kan het team zich richten op nuttig werk verzetten. De beperkte mentale capaciteit wordt zo optimaal ingezet voor het genereren van waarde.

gezamenlijke-taal-shared-language-in-projecten

Er ontstaat synergie in bovenstaande afbeelding wanneer ieder teamlid eigen inhoudelijke expertise inbrengt, maar er een gedeelde taal bestaat op het gebied van samenwerking. Teamleden verstaan elkaar goed en de samenwerking zal als vanzelf voelen.

gezamenlijke taal shared language

Wanneer heb je profijt van een shared language over samenwerking?

Er zijn verschillende momenten te bedenken waarop het erg handig is dat teamleden direct een gedeeld beeld hebben over hoe samen te werken:

  1. Doordat de wereld snel verandert zijn er steeds meer tijdelijke teams. In een tijdelijk team is het waardevol als je snel op stoom bent. Vertragingen ingegeven door discussies of onenigheid over hoe samen te werken zijn dan ongewenst. Een gezamenlijke taal over hoe samen te werken zorgt ervoor dat je snel productief kunt zijn.
  2. Projecten worden steeds complexer en ingewikkelder. De meeste grotere en complexe projecten vergen multidisciplinaire teams met specifieke expertise. Het kan ook voorkomen dat je voor een korte periode behoefte hebt aan specialistische kennis. Als een expert kort bij een team betrokken is, is het handig als die expert direct snapt hoe dat team samenwerkt. Als de expert en het team een gedeelde taal hebben over samenwerking zal deze makkelijk een bijdrage kunnen leveren binnen het team.
  3. Veel organisaties zijn functioneel georganiseerd (bijv. afdelingen financiën, marketing, sales, productontwikkeling, klantenservice, etc.). Wanneer je over de verschillende afdelingen heen een multidisciplinair project opstart dan helpt het enorm als teamleden reeds dezelfde taal op het gebied van samenwerking spreken.
  4. Samenwerking over organisatiegrenzen heen komt steeds vaker voor. Ook dit kun je veel makkelijker,  efficiënter, en effectiever vormgeven als teamleden elkaar goed kunnen verstaan als het om samenwerking gaat.

De juiste taal per uitdaging

Verschillende vraagstukken vragen om een verschillende optimale aanpak op het gebied van samenwerking. Zo kun je complexe projecten aanpakken met Scrum of Kanban, innovatievraagstukken met Design Thinking, of procesoptimalisatie- en continu verbeter projecten met Lean (Six Sigma). Ga dus niet zomaar ieder project Scrummen, maar denk na over welk raamwerk optimaal is per uitdaging. Zoek teamleden met de benodigde inhoudelijke kennis én kennis over de betreffende manier van samenwerken.

Agile Scrum Group biedt verschillende trainingen aan waarin we teams opleiden voor een goede samenwerking. We werken in deze trainingen dus aan een gezamenlijke taal over ‘hoe’ optimaal samen te werken. Bekijk hier een overzicht van onze Agile trainingen.

Bron:
[1] Yow, W. Q., & Lim, T. Z. M. (2019). Sharing the same languages helps us work better togetherPalgrave Communications5(1), 1-11.

Over de auteur: Rik van der Wardt

Rik is Agile Coach met specialisatie op innovatie en zelforganisatie. Zijn expertise ligt op het ontwikkelen van teams die zelf verantwoordelijkheid nemen voor hun werk en tot waardevolle vernieuwing komen. Dit doet hij door het inzetten van elementen uit het Agile gedachtegoed, het aanspreken van intrinsieke drive, een dosis gezond verstand en aanstekelijk enthousiasme.