Agile en Scrum In De Horeca (Uitleg & Een Voorbeeldproject)

Gastvrijheid als basis

Hospitality, oftewel gastvrijheid, is een van de kernbegrippen waar het binnen de Horeca om draait. Enthousiaste gasten zijn eerder geneigd terug te komen naar jouw locatie. Wellicht komen zij zelfs vaker en brengen zij ook nog eens langer een bezoek, waardoor zij uiteindelijk meer besteden. Bovendien zullen zij jouw locatie ook eerder aanbevelen aan anderen.

De ultieme situatie voor een Horecaondernemer is dan ook dat al deze positieve effecten zich voordoen. Daarom blijft de vraag: ‘hoe zorgen wij voor enthousiaste gasten?’ nagenoeg altijd centraal staan in de dagelijkse bezigheden.

We hebben het over een van de belangrijkste effecten die we met Agile werken willen bereiken: maximale klantwaarde realiseren en deze zo snel mogelijk leveren.

Horecagasten vragen om Agility

Een Horecagelegenheid verwacht een hoge mate van Agility, wendbaarheid, omdat situaties geregeld vragen om onverwachtse oplossingen of reacties. Gasten verwachten immers een dienst die direct geleverd moet worden en daar is soms creativiteit voor nodig. Creativiteit wordt bevorderd door zelforganisatie; teams krijgen de ruimte om binnen kaders zelf tot oplossingen of acties te komen. En vaak zorgen juist die creatieve oplossingen voor een positieve gastbeleving. Zo kan een nadeel zomaar een voordeel worden!

Bij de meeste Horecagelegenheden wordt zelforganisatie dus allang uitgevoerd en is het bewijs dat dit creativiteit en hogere gastbeleving ten gevolge heeft al aangetoond.

Hoe kunnen we dit voordeel van een Agile mindset verder toepasbaar maken in product/dienst-ontwikkeling en projecten? Dit blog gaat dieper in op een Scrum in een Horeca-project. Aan de hand van een voorbeeld wordt duidelijk gemaakt hoe het Scrum framework bij een relevant project in maximale klantwaarde resulteert.

Project: Een nieuwe menukaart voor het restaurant

Voordat de eerste Sprint begint hebben we belangrijke informatie nodig. We doorlopen de volgende stappen:

• Visie van het product
• Roadmap
• Identificeer Stakeholders en wensen & ambities
• Start met een Scrum Team
• Stel initiële Product Backlog op
• Start Sprint 1

Scrum in de horeca: Visie van het product

Een productvisie verwijst naar het langetermijnperspectief van een product. De visie vormt als het ware het fundament van de strategie en geeft sturing aan de projectactiviteiten. Een goede visie is simpel en eenvoudig te begrijpen, bevat een bepaalde mate van emotie en heeft een duidelijke urgentie. Zodoende creëert een goede visie klantwaarde. Er zijn allerlei verschillende manieren om tot een goede visie te komen. Een handige manier en tevens hulpmiddel is de Product Visie Template.

De visie voor de nieuwe menukaart luidt: Lekkere, gezonde en verrassende consumpties voor iedereen.

Roadmap

Bij Scrum is het belangrijk opties open te houden voor eventuele wijzigingen in de scope. Dat betekent dat het in de praktijk niet reëel is om meer dan 3 sprints vooruit te plannen. De ervaring leert immers dat prioriteiten verschuiven en zaken dus niet meer relevant kunnen zijn. Verspilde moeite als er al te veel in detail is uitgewerkt en dit na verloop van tijd niet meer urgent is.

Anderzijds is het altijd goed om een globale planning te hebben. In sommige gevallen wordt een roadmap gebruikt, bepaalde mijlpalen die bereikt moeten worden. Je kan dit doen door meer traditioneel in fases te werken, zoals onderzoek – ontwerp – implementatie – beheer. Een andere manier is door overkoepelende thema’s te benoemen.

Bijvoorbeeld: we willen eerst de inhoud van de menukaart samenstellen. Dit thema kunnen we opdelen in allerlei verschillende items of User Stories, zoals: vleesgerechten, visgerechten, nagerechten, koffies. Een ander thema kan zijn: het design van de menukaart. Dit thema kan vervolgens opgedeeld worden in verschillende items: het materiaal, lettertype, sfeerbeelden, kleurstelling.

 

Identificeren van de Stakeholders en wensen & ambities

Voordat je de eerste Sprint start is het belangrijk om te weten welke stakeholders invloed op, of interesse in de menukaart hebben. Door met het gehele Scrumteam een brainstorm te houden over wie belangrijke stakeholders zijn, kom je voortijdig tot een goed overzicht en vergroot je de kans maximale waarde voor je eindgebruiker te leveren.

In dit geval zijn stakeholders onder andere: gasten (verder te verdelen naar toeristen, inwoners, jong, oud, etc.), buren, horeca in de omgeving, winkels in de omgeving, leveranciers, gemeente. Wensen en ambities van deze stakeholders zijn: duurzaam, rust, beleving, toerisme, vertier, variatie.

Samenstellen van het Scrum Team

Binnen Scrum werken we met multidisciplinaire teams, waarbij iedereen binnen het team gelijkwaardig is en aan de feitelijke functie van elk persoon in de organisatie geen rechten ontleend worden. Het de Developers kunnen bijvoorbeeld bestaan uit bedienend personeel, managers, barpersoneel, koks, afwaspersoneel, administratief personeel, inkoopmedewerkers. De Product Owner wordt idealiter ingevuld door degene die goed de hoeveelheid informatie van de vele stakeholders kan verwerken en toeziet op het leveren van een waardevolle menukaart. Dit kan dus bijvoorbeeld de chef-kok zijn of een communicatief sterke ober met mandaat. De Scrum Master rol kan het best opgepakt worden door een persoon die het proces bewaakt en zich vooral richt op de teamdynamiek. Bij het samenstellen van een team kan de Scrum Master goed input leveren vanuit het perspectief: welke persoonlijkheden hebben wij nodig en vullen elkaar goed aan?

Stel initiële Product Backlog op

Nadat de wensen en ambities zijn geïnventariseerd kunnen deze vertaald worden naar producten en diensten. Vanuit de behoefte ‘variatie’ kan bijvoorbeeld het product ‘wisselend seizoensgerecht’ op de menukaart opgenomen worden. Het item wordt vervolgens door de Product Owner in de vorm van een User Story omschreven: ‘Als gast wil ik een wisselend seizoensgerecht zodat ik elk seizoen verrast wordt met seizoensproducten’. Deze User Story wordt op een post-it geschreven en op de Product Backlog geplakt. Door meerdere User Stories te omschrijven en deze te prioriteren op waarde, komt de initiële Product Backlog tot stand die in de eerste Sprint bij de Sprint Planning ter input dient.

Sprint 1

• Sprint Planning: tijdens de Sprint Planning wordt de ‘wat’ en ‘hoe’ besproken. De output van een Sprint Planning is een duidelijke Sprintdoel. Daarom is het belangrijk dat het gehele Scrumteam bij deze meeting aanwezig is.
• Sprintdoel Sprint 1: Thema Vleesgerechten, selectie van de 10 belangrijkste User Stories
• Daily Scrum: de Daily Scrum is bedoeld om de voortgang van het Sprintdoel te bespreken. Zijn er zaken die stroef gaan en is er hulp nodig? De Developers zorgen hier voor transparantie en afstemming in werkzaamheden. De Scrum Master kan deze meeting goed faciliteren. 

Voorbeeld: een van de Developers loopt vast, omdat hij niet weet hoe hij verschillende vleesleveranciers moet selecteren. Door dit bespreekbaar te maken bij de Daily Scrum, blijkt dat een van de andere Developers deze taak al eens eerder gedaan heeft en goed weet hoe het moet. Hij stelt voor de actietaak samen op te pakken, met als resultaat dat het item op Done komt en kennisdeling heeft plaatsgevonden.

• Sprint Review: bij de Sprint Review wordt het Sprintdoel gepresenteerd aan de Stakeholders, met het doel feedback op te halen en vooruit te kijken naar vervolgstappen voor een volgende Sprint. Het gehele Scrumteam is dus bij deze meeting aanwezig, aangevuld met de belangrijkste Stakeholders. De Developers presenteren zelf het werk dat zij gedaan hebben.

Voorbeeld: de Developers presenteren een 7-tal vleesgerechten en laat deze zien, voelen, ruiken en proeven. We hebben het hier over een tastbaar product in plaats van een omschrijving, zodat Stakeholders zich er een echt beeld van kunnen vormen en op basis daarvan reële feedback geven.

• Retrospective: bij de Retrospective wordt besproken hoe er gedurende de Sprint is samengewerkt. Vaak beginnen we met wat goed ging, of bespreken we juist wat we geleerd hebben. Met concrete actiepunten uit deze meeting weet het team wat zij kunnen doen om de samenwerking te verbeteren.

Voorbeeld: Wat ging goed: de afstemming bij de Daily Scrum en de kennisdeling en samenwerking die daar tot stand kwam in het oppakken van de leveranciersselectie. Leermoment: meetings binnen de time-box houden. Actiepunt: structuur van de meetings volgen.

Conclusie

De Horeca-branche kenmerkt zich door veel stakeholders (gasten) en is een omgeving met veel onzekerheden en verantwoordelijkheden. De snel veranderende gastwensen vragen om een Agile benadering. Er wordt dus dagelijks al op een Agile manier gewerkt en daarom is het doorvoeren van een Agile benadering in projecten een logische vervolgstap.

Door verschillende Horecamedewerkers samen te voegen in een Scrum project, ben je in staat op een snelle en efficiënte manier een waardevol product voor je gasten te leveren. Het Scrum raamwerk is dan ook op veel onderdelen toepasbaar binnen de Horeca, die zich kenmerken door een duidelijk begin en een eind.

Ook interessant:

• Zelforganisatie: Wat is het? (incl. checklist)
• Scrum overheid: 4 redenen om te scrummen
• 10 Scrum Animaties
• Agile Coach opleiding volgen?

Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)