Hoe visualiseer je een workflow met Kanban?

“Misschien moeten we het op een Kanban-bord zetten, dan krijgen we meer overzicht”. Maar wat is een Kanban-bord? En hoe werkt het? Wat zet je er allemaal precies op, en waar begin je mee? Kanban kent zes kernpraktijken die je kunt toepassen om je werk te organiseren. De eerste Kanban kernpraktijk is het visualiseren van de workflow.

In deze blog gaan we het hebben over de eerste stap bij het gebruiken van een kanban-bord, namelijk het visualiseren van de workflow. Hierbij komen de volgende onderwerpen aan de orde:
• Waarom visualiseren?
• Wat is een Kanban-bord?
• Wat visualiseren we en hoe doen we dat?
• Het kanban-bord uitbreiden
• Conclusie

De 6 Kanban kernpraktijken

De Kanban kernpraktijken leggen in zes blogs uit hoe je een goed functionerend Kanban systeem in de praktijk kan creeëren. Dit zijn ze alle zes:

1. Visualiseer de workflow
2. Beperk Work In Progress (WIP)
3. Manage de Kanban flow
4. Maak werkafspraken expliciet
5. Breng feedback loops tot stand
6. Verbeter samen, ontwikkel experimenteel

Waarom het visualiseren van de workflow?

Het menselijk brein is een fascinerend ding. Zo kunnen we 60.000 keer zo snel beelden verwerken als tekst. Daarom zie je tegenwoordig ook steeds meer plaatjes, want we halen meer uit één plaatje dan uit meerdere pagina’s tekst. Maar hoe komt dat dan? Het antwoord is eenvoudig: evolutie. We verwerken al sinds mensenheugenis beelden, maar het verwerken van tekst doen we nog maar relatief kort. En dus zijn we er minder goed in.

Toch verwerken we heel veel tekst, zeker nu een groot deel van het werk kenniswerk is. Deze informatie slaan we tegenwoordig op in computers of in de Cloud, waar het diep weggestopt zit en weinig zichtbaar is. En daar kan ons brein niet zo goed mee overweg.

Het is beter om ons werk visueel te maken. Dat wil niet zeggen dat we voortaan met een tekenblok onder de arm aan het werk moeten. Veel werk dat we doen is procesmatig en om die processen visueel te maken, moeten we ze goed onderzoeken. Hierdoor worden we ons er beter van bewust hoe ze in elkaar zitten en waar het werk zich in het proces bevindt.

Wat is een Kanban-bord?

Kanban ziet het werk als een stroom dat door een proces loopt, een workflow dus. Een Kanban-bord is een visuele weergave van de stappen van dat proces, met daarin stukken werk (werk-items). Doorgaans worden de stappen weergegeven als kolommen, waar de werk-items van links naar rechts doorheen bewegen. Je hebt het vast wel eens gezien. De eenvoudigste versie is onderstaand bord met To do – Doing – Done:

To do geeft de werkvoorraad weer, Doing het werk dat we onderhanden hebben en Done het werk dat af is. We kunnen zelf bepalen hoe we het bord indelen. Voor elke processtap kunnen we een kolom opnemen. Bijvoorbeeld zoals hieronder voor een broodjeszaak.

Wat van de workflow visualiseren we en hoe doen we dat?

Volgens de Kanban-principes moet je beginnen met wat je hebt. Dus als we onze workflow gaan visualiseren, dan beginnen we met de huidige situatie. We passen niets aan, we beginnen gewoon met het creëren van transparantie over wat we nu hebben. Het optimaliseren komt later wel. Hierbij is het van belang dat het hele team er actief bij wordt betrokken. Op die manier wordt alle beschikbare kennis gebruikt en, misschien nog wel veel belangrijker, staat het team er volledig achter.

Bij het visualiseren van de workflow is de scope erg belangrijk: Waar begint ons proces en waar eindigt het? Als dat duidelijk is, bekijken we alle stappen die we in ons proces van begin tot eind nemen. Elke processtap wordt een kolom op ons Kanban-bord. Hoe groot moet een processtap zijn? Vertaald naar de broodjeszaak: Moeten we de kolommen Sla en Beleg misschien samenvoegen? Of misschien de Kolom Toppings opsplitsen in meerdere kolommen? Dat is aan onszelf. Uit de praktijk merken we wel dat het handig kan zijn om te kijken of er sprake is van overdrachtsmoment van het werk. Zoja, dan maken we een nieuwe kolom.

Deel vervolgens elke processtap op in twee kolommen: Doing en Done. De Done-kolom vormt telkens de werkvoorraad voor de volgende kolom.

Nu kunnen we de werk-items erin zetten en telkens verplaatsen als een stap is afgerond. En dan is ons Kanban-bord al operationeel!

Het kanban-bord uitbreiden

De Kanbanprincipes benadrukken dat verandering in kleine stappen moet plaatsvinden. We houden dus gezamenlijk goed in de gaten wat beter kan. Hierbij voeren we telkens wijzigingen door om onze workflow verder te visualiseren.

Gaandeweg kunnen we allerlei uitbreidingen doen, waarbij je kunt denken aan het volgende:
• Spreek per kolom af hoeveel werk-items er maximaal in mogen staan. Dit is de Work In Progress Limiet (WIP-limiet). Zet die bovenaan de kolom.
• Spreek voor werk-items af waaraan zij moeten voldoen om geaccepteerd te worden. Bijvoorbeeld bij de Broodjeszaak: Bestelling moet volledig zijn en leesbaar opgeschreven.
• Spreek voor elke Done-kolom af waaraan het werk moet voldoen wil het klaar zijn en zet dit onderaan de kolom. Bijvoorbeeld bij de kolom Broodje: Horizontaal doorgesneden, opengeklapt. Dit noemen we de Definition of Done.
• Misschien zijn er verschillende soorten werk-items, die elk hun eigen afhandeling vereisen. Spreek af hoe je daarmee omgaat en schrijf het op het bord. Je kunt hiervoor een aparte horizontale baan maken (Swimlane) of het item een andere kleur geven. Bijvoorbeeld broodjes die in de winkel worden besteld krijgen voorrang op broodjes die via de website worden besteld.

Het telkens overleggen over, bedenken en uitproberen van aanpassingen is een iteratief proces. We kijken regelmatig wat we vinden van ons proces en de manier waarop het is weergegeven, gaan ermee aan het werk en verbeteren telkens onze workflow.

Conclusie

In deze blog hebben we gezien hoe we een workflow kunnen visualiseren met behulp van een kanban-bord. We kunnen het proces verdelen in stappen en die elk een kolom geven op het bord waarna we de werk-items kunnen plaatsen op de plek waar ze in het proces zitten. Ook hebben we andere zaken gezien die we op deze manier kunnen visualiseren. In het volgende blog uit deze reeks gaan we in op de tweede Kanban kernpraktijk: Beperk werk in uitvoering.

Benieuwd wat Kanban werken voor jouw organisatie kan betekenen? Of wil je eens praten over hoe Agile Scrum Group jouw organisatie kan helpen effectiever te werken? Neem dan contact op via 020-2614 195 of ino@agilescrumgroup.nl

Ook interessant:

• Welke meetings zijn er in Kanban?
• De drie Scrum pillars: wat houden ze in?
• Product Owner vs Business Analyst
• Scrumban: concept, werkwijze, effect (+Kanban Template)

Over de auteur: Bart Schrap

Bart is Agile coach en trainer bij Agile Scrum Group. Hij wordt er blij van om praktische dingen te maken, die echt van waarde zijn. En deze vervolgens continu te verbeteren. Vanuit een brede praktijkervaring traint en coacht hij mensen en teams om Agile te werken. Als Bart niet aan het werk is, rijdt hij op zijn motor of op zijn mountainbike. Hij houdt ervan om de natuur in te trekken.