samen
werken
Kanban feedback loops: hoe breng je ze tot stand?
Heb je je wel eens afgevraagd hoe feedback loops in Kanban werken? Hoe kun je ze effectiever inzetten en hoe vaak pas je ze toe? In deze 5de blog uit de blogreeks Kanban kernprakijken vertel ik je hoe feedback loops tot stand komen.
De 6 Kanban kernpraktijken
De Kanban kernpraktijken leggen in zes blogs uit hoe je een goed functionerend Kanban systeem in de praktijk kan creeëren. Dit zijn ze alle zes:
- Visualiseer de workflow
- Beperk Work In Progress (WIP)
- Manage de Kanban flow
- Maak werkafspraken expliciet
- Breng feedback loops tot stand
- Verbeter samen, ontwikkel experimenteel
Wat is feedback?
Feedback is overal en het bestaat in vele vormen. Je hebt het vaak niet door omdat het een automatisme is, maar soms is het heel bewust en expliciet. Feedback betekent letterlijk terugkoppeling. Het komt erop neer dat je kijkt naar wat er momenteel gebeurt of in het verleden is voorgekomen. Bijvoorbeeld: Als je aan het fietsen bent, gebruik je continu de informatie van je zintuigen om te zorgen dat je niet omvalt. Je past je voortdurend aan om te zorgen dat eventuele verstoringen geneutraliseerd worden. Of als iemand onwenselijk gedrag vertoont, kun je hem daarop feedback geven in een gesprek en hem vragen om dat gedrag aan te passen.
Hoe wordt feedback binnen Kanban gebruikt?
Voor gecontroleerde processen zoals Kanban, zijn feedback loops essentieel en ze zijn vooral belangrijk voor evolutionaire verandering. Dit veranderen in kleine stapjes is een belangrijk principe van Kanban. Kanban vindt het belangrijk om continu te verbeteren en doet dit door middel van feedback. Daarom wordt het in Kanban op allerlei manieren gericht toegepast.
Hoe snel gaat de feedback loop binnen Kanban?
Bij elk van deze feedback loops is het van belang dat ze regelmatig plaatsvinden en in de juiste frequentie. Eén van de uitgangspunten in Agile is: “Fail early and often”. De gedachte hierbij is dat je van je fouten leert. Door vroegtijdig en vaak te falen kun je in korte tijd veel leren, zodat je blijft verbeteren. Zou je de stelling omdraaien dan faal je laat en zelden. Dat leidt tot passiviteit en uitstel, wat niet productief is.
Als je een feedback loop creëert, wil je die dus het liefst zo kort mogelijk maken. Op die manier ben je zo flexibel mogelijk. Zou je langer wachten, dan raken je verbeteringen uitgesteld en ben je dus minder wendbaar, zou je hem te kort maken dan ga je al wijzigingen uitvoeren voordat het effect van de vorige wijziging zichtbaar is. Elk soort feedbackloop heeft daarom zijn eigen frequentie.
Aandachtsgebieden voor feedback
Er zijn drie aandachtsgebieden waar je naar kunt kijken en Kanban doet dat ook. Dit zijn: Feedback op Proces, Product en Progressie. De vragen die je daaraan kunt koppelen zijn respectievelijk:
• Hoe doen we het en hoe kan het beter?
• Doen of maken we het juiste?
• Zorgen we ervoor dat het afkomt?
Kanban-hulpmiddelen voor feedback
Kanban past drie soorten hulpmiddelen toe om feedback te faciliteren:
- Het Kanbanbord
- Metrics
- Cadansen.
Feedback met het Kanbanbord
Het Kanbanbord zorgt voor het visualiseren van de werkstroom, dit levert feedbackmogelijkheden op. Je ziet immers welk werk waar in de werkstroom zit en dat kun je gebruiken om bij te sturen. Een andere manier om een feedbackloop in te bouwen is door een Reviewstap op je Kanbanbord in te voegen, zodat het checken van het resultaat deel wordt van je productontwikkeling. Het gaat hier dus respectievelijk om feedback op Progressie en op Proces.
Feedback aan de hand van Metrics
De tweede soort zijn de zogenaamde Metrics. Metrics zijn meetbare grootheden in je proces. De belangrijkste in Kanban zijn: Doorlooptijd, Opleversnelheid en Work In Progress. Deze geven je de mogelijkheid om bij te sturen. Zie je bijvoorbeeld dat de doorlooptijd van een item heel hoog dreigt te worden, dan kun je je aandacht richten op dit item en zorgen dat het wordt afgerond.
Feedback aan de hand van meetings
De derde soort zijn de zogenaamde Cadansen. Dit zijn meetings die elk met een vaste regelmaat plaatsvinden en op hun eigen aspect focussen. In Kanban zijn er Cadansen op elk niveau, van hoog over strategisch tot aan operationeel gericht op de dagelijkse details. Dat wil niet zeggen dat al die meetings voor elke organisatie of team relevant zijn. Ook hier geldt: Begin met wat je hebt en verander in kleine stapjes. Kijk dus goed naar je eigen situatie, vraag je af wat voor jou van toepassing is en begin klein. Zorg dat je in ieder geval de drie gebieden Proces, Product en Progressie bewust beschouwt.
Dit kun je doen door te beginnen met in ieder geval de dagelijkse Kanbanmeeting te houden, waarbij de focus ligt op voortgang (‘Zijn er blokkades?’) en de Replenishment meeting, waar gekeken wordt naar Product (‘Wat gaan we nu oppakken?’). Het is een goed idee om vervolgens periodiek in een Retrospective meeting te kijken naar het Proces, waarbij je bijvoorbeeld de werkafspraken evalueert en bijstelt.
Conclusie
We hebben gezien dat door middel van feedback loops het Kanban Proces, Product en Progressie worden verbeterd. Het doet dit met behulp van het Kanbanbord, metrics en meetings.
In de volgende blog uit deze reeks gaan we in op Kanbanpraktijk nr. 6: Verbeter samen, ontwikkel experimenteel.
Ben jij benieuwd wat Kanban werken voor jouw organisatie kan betekenen? Heb je nog wat vragen over Kanban of over een ander gerelateerd onderwerp? Neem dan contact op via info@agilescrumgroup.nl of bel naar 020 2614 195 en we helpen je graag verder.
Ook interessant:
- Welke branches en bedrijven werken Agile?
- Wat is de wetenschap achter Scrum?
- Agile belonen: wat is het? En hoe doe je het?
- Kanban planning, wat is het en hoe werkt het?
