slim
samen
werken

Welke meetings zijn er in Kanban?

Je bent net begonnen met Kanban of werkt met je collega’s al geruime tijd op deze wijze. Nu kun je met je team discussies hebben waarom we bepaalde vergaderingen hebben. Zijn ze wel nuttig? Wat is het doel precies? Voeren we de Kanban meetings wel goed uit?

In dit artikel leer je:

  • Welke meetings verplicht zijn binnen Kanban
  • Welke optionele Kanban meetings je kunt initiëren wanneer daar behoefte aan is
  • Wat het doel van elke Kanban meeting is
  • Hoe je alle Kanban meetings tot een succes maakt!

Welke kanban meetings er zijn

Daily Kanban

  • Frequentie: Elke werkdag
  • Timebox: 5 minuten
  • Doel: Flow behouden

De Daily Kanban is de enige verplichte meeting voor Kanban teams (alle andere meetings van Kanban zijn optioneel, maar kunnen wel verschrikkelijk handig zijn). De meeting wordt, zoals de naam al aangeeft, dagelijks gehouden. Het doel is om even kort bij elkaar te komen, zodat mogelijke belemmeringen of blokkades gedeeld kunnen worden.

Een Daily Kanban wordt gehouden bij het Kanban bord. Daardoor worden blokkades vrijwel direct zichtbaar. In de Kanban meeting hoeft de blokkade nog niet opgelost te worden, dat kan naderhand met specifieke teamleden. Daardoor blijft de meeting kort, maximaal 5 minuten, en voor iedereen relevant.

Kanban Replenishment Meeting

  • Frequentie: Elke 1 à 2 weken
  • Timebox: 30 – 60 minuten
  • Doel: Werkvoorraad aanvullen

Kanban is gebaseerd op het pull mechanisme. Dat betekent dat werk het proces in wordt getrokken wanneer daar ruimte voor is, in plaats van werk het proces in te duwen (push). Dat kan alleen als er een voorraad werk is waarvan items opgepakt kunnen worden.

De Replenishment Meeting zorgt ervoor dat de werkvoorraad altijd zodanig is bijgewerkt, dat er voldoende werk in de TODO kolom staat en dat het team weet wat er van ze wordt verwacht wanneer ze met een item aan de slag gaan. Je prioriteert wat de komende tijd belangrijk is en maakt dat werk klein en duidelijk genoeg om aan de slag te gaan. De Replenishment meeting is daarom ook het ideale moment om de grootte van het werk in te schatten, bijvoorbeeld met Story Points.

Om goed in te kunnen spelen op veranderende wensen en prioriteiten, kun je de Replenishment Meeting het beste wekelijks of maximaal tweewekelijks houden. Zo zorg je dat de werkvoorraad geen belemmering gaat zijn in de flow van een Kanban team. De meest ideale timebox zul je moeten ontdekken: als je de meeting wekelijks houdt ben je waarschijnlijk sneller klaar dan tweewekelijks.

Retrospective

  • Frequentie: Elke 2 à 3 weken
  • Timebox: 1 tot 4 uur
  • Doel: Samenwerking verbeteren

De retrospective is een van de eerste meetings waarvoor een behoefte ontstaat bij Kanban teams. Omdat Kanban gebaseerd is op iteratief verbeteren, heb je een moment nodig om stil te staan bij de vraag: “Wat kan beter?”. Onderwerpen die daarbij aan bod kunnen komen zijn:
• De inrichting van het Kanban bord
• Aanpassen van WIP limieten
• Effectiviteit van de Daily Kanban
• Onderlinge samenwerking
Teamdynamiek

Retrospectives werken het beste wanneer je ze in een vaste frequentie houdt. Je kunt als Kanban team zelf bepalen welke frequentie dat is. Elke 2 à 3 weken werkt vaak goed. Dat is lang genoeg om aan je verbeterpunten te kunnen werken en kort genoeg om nog te weten wat je sinds de laatste Retrospective hebt meegemaakt. Je kunt geregeld andere werkvormen gebruiken, zodat iedereen geprikkeld wordt om deel te blijven nemen.

Service Delivery Review

  • Frequentie: Minstens elke maand
  • Timebox: 1 tot 4 uur
  • Doel: Inhoudelijke feedback ophalen

Iteratieve verbetering zit uiteraard niet alleen in de samenwerking als team, maar ook in de effectiviteit, relevantie en kwaliteit van je product of dienst. Maak je je klanten tevreden met jullie werk? Door geregeld feedback te vragen aan klanten, kun je ook hierin continu verbeteren.

Je kunt zelf bepalen waar je in de Service Delivery Review feedback op wil krijgen. Dat kan je product of dienst in het algemeen zijn, een specifiek onderdeel van je werk, of alles wat je sinds de laatste review op “Done” hebt gezet.

Belangrijk is om de meeting relevant te houden. Nodig partijen uit die daadwerkelijk feedback kunnen geven, laat de meeting niet te kort maar zeker ook niet te lang duren en houd de inhoud behapbaar. Ook hier geldt weer: beter een paar punten bespreken die je echt kunt verbeteren dan het groots en oppervlakkig houden. Om snel in te kunnen spelen op veranderingen in de buitenwereld is het een goede gewoonte om minimaal eens per maand een Service Delivery Review te houden.

Strategy Review

  • Frequentie: Minstens elk kwartaal
  • Timebox: 4 tot 8 uur
  • Doel: Relevante producten en diensten blijven leveren

De Strategy Review is bedoeld om in ieder geval eens per kwartaal de voelsprieten uit te steken. Wat zijn nieuwe trends en ontwikkelingen in je werkgebied, hoe beïnvloedt dat de wensen van je klanten en wat zou dat voor jullie kunnen betekenen?

De frequentie en duur van de meeting is sterk afhankelijk van:

  • Hoe snel ontwikkelingen in je werkgebied gaan
  • Hoe lang jullie doorlooptijd voor nieuwe items is
  • Hoe vaak je een Service Delivery Review houdt

Er zijn verschillende vormen waarop je de Strategy Review in kunt steken. Je kunt als team zelf actief op zoek gaan naar nieuwe informatie: klanten uitnodigen, juist bij hen op bezoek gaan, of nog eens kritisch naar alle feedback van Service Delivery Reviews kijken.

Uiteindelijk wil je een fris beeld hebben van de wereld en een conclusie kunnen trekken: in hoeverre moeten we onze strategie en visie bijstellen? Dat is vervolgens input voor de Delivery Planning en Replenishment meetings, waarmee je voorkomt dat je achter de feiten aan gaat lopen.

Delivery Planning

  • Frequentie: Minstens elk kwartaal
  • Timebox: 1 tot 8 uur
  • Doel: Gezamenlijke focus met stakeholders en teams

Waar je in een Replenishment meeting focust op wat je in 1 à 2 weken aankunt, richt je je in een Delivery Planning op de langere termijn. Wat zijn de grotere stappen die je binnenkort wilt zetten? Matcht dat met de verwachtingen van je klant? En wie of wat heb je daarvoor nodig? Door dit geregeld met de verschillende stakeholders en andere betrokken teams te bespreken, zorg je ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op staan.

In een Delivery Planning bespreek je het werk op een hoger, abstracter niveau. Dat kan in een Replenishment meeting verder verfijnd worden. Hoe vaak je de Delivery Planning houdt is afhankelijk van de frequentie van andere Kanban meetings en je doorlooptijd, net als bij de Strategy Review.

Wanneer je het gevoel hebt dat je altijd achter de feiten aanloopt, tijdens Replenishment meetings lastig prioriteiten kunt stellen, of vaak negatieve feedback krijgt bij Service Delivery Reviews, kan dat een indicatie zijn om meer tijd te besteden aan Delivery Planning.

De Kanban meetings hoeven niet synchroon te lopen

Alle (op de Daily Kanban na) aangegeven frequenties en timeboxes zijn indicaties. Je kunt ze gebruiken als een startpunt, maar het is zeker geen harde regel. Doe vooral wat voor jullie werkt en stel bij waar nodig. Je kunt vaak het beste starten met een wat ruimere timebox. Wanneer je tijd overhoudt, is dat mooi meegenomen. Maar wanneer je te weinig tijd reserveert kan het zijn dat je niet alles uit de meeting kunt halen.

Hoewel de Retrospective, Service Delivery Review en Replenishment meetings lijken op Scrum events, hoeven ze bij een Kanban team niet dezelfde frequentie te hebben. Je kunt dus prima wekelijks je werkvoorraad aanvullen, elke twee weken een Retrospective houden en maandelijks een Service Delivery Review. Maak hier slim gebruikt van!

Benieuwd welke meetings voor jouw Kanban team waardevol kunnen zijn? Spar eens vrijblijvend met een van onze Agile Coaches! Neem contact op via info@agilescrumgroup.nl of 020 – 2614 195

Ook interessant:

Over de auteur: Dennis Dielissen

Dennis is Agile Coach en trainer. Hij heeft een passie voor producten en diensten waar mensen écht op zitten te wachten. Vanuit zijn expertise in innovatie management en praktijkervaring als Product Owner, helpt hij teams om op een Agile manier succesvolle oplossingen te ontwikkelen. Dit doet hij voornamelijk door focus aan te brengen in de werkzaamheden en rollen, waardoor kwaliteiten beter tot hun recht komen.

[class^="wpforms-"]
[class^="wpforms-"]