samen
werken
Wat is een WIP limit en waarom is het belangrijk?
Je hebt zoveel werk omhanden dat je continu tussen verschillende taken schakelt en het overzicht kwijt bent. Je kunt het werk visualiseren op een kanbanbord, wat je het overzicht teruggeeft, maar je blijft schakelen. Herkenbaar? Dan wordt het tijd om gebruik te gaan maken van een WIP limit. Het is een veel voorkomend probleem bij teams die Kanban werken. Door al die taken die je op hetzelfde moment moet uitvoeren neemt de productiviteit af, in plaats van dat het je stimuleert om harder te werken. Dit is de tweede blog uit een reeks over Kanban in de praktijk.
De 6 Kanban kernpraktijken
De Kanban kernpraktijken leggen in zes blogs uit hoe je een goed functionerend Kanban systeem in de praktijk kan creeëren. Dit zijn ze alle zes:
- Visualiseer de workflow
- Beperk Work In Progress (WIP)
- Manage de Kanban flow
- Maak werkafspraken expliciet
- Breng feedback loops tot stand
- Verbeter samen, ontwikkel experimenteel
Waar staat WIP voor?
WIP is een afkorting voor Work In Progress. Oftewel al het werk waar je als team of als organisatie tegelijkertijd mee bezig bent. Als de WIP te ver oploopt (je bent met heel veel taken tegelijk bezig), leidt dat tot vertraging. Je kunt maar aan één ding tegelijk werken en het andere werk ligt dus stil. Daarmee neemt de gemiddelde doorlooptijd van het werk toe.
De grootste fout bij het toepassen van WIP
Het ene werk neerleggen om ander even tussendoor te doen heet Context Switching. Uit onderzoek blijkt dat het steeds afwisselen tussen taken ervoor zorgt dat men langer over taken doet. Je moet telkens je aandacht weer opnieuw richten op een ander werk-item. Maar gelukkig zijn er natuurlijk nog de mensen die kunnen multitasken! Multitasking is het uitvoeren van meerdere taken tegelijkertijd. Newsflash: Dat bestaat niet. Multitasking is een illusie. Als men beweert te multitasken zijn ze eigen alleen maar snel aan het schakelen tussen de taken. (Salvucci, D. D., & Taatgen, N. A. (2008). Treaded cognition: An integrated theory of concurrent multitasking. Psychological Review, 115, 101-130)
Een oplopende WIP leidt tot inefficiëntie
Een oplopende WIP kan ook leiden tot fouten als gevolg van verlies van focus. Je gaat dingen door elkaar halen of zult details van items die alweer even stillagen niet scherp meer hebben. Misschien ga je wel hele werk-items vergeten. Dit alles leidt tot frustratie en Rework, het opnieuw moeten doen van werk.
En eerlijk gezegd, je leest toch ook geen vijf boeken naast elkaar. Dan ben je continu aan het nadenken welke personages er ook alweer in dit boek zaten en gaan de verhaallijnen door elkaar lopen. Op een gegeven moment begrijp je de verhalen dan niet meer en is de lol ervan af.
Hoe goed kan jij focussen? Test het in dit filmpje. Tel hoe vaak de spelers in het witte t-shirt de basketbal rondgooien.
Werken door middel van: Push
Het telkens starten van werk zodra het zich aandient noemen we Push. Het werk wordt als het ware het in het systeem naar binnen geduwd. Zie het als je manager die elke dag met nieuw werk komt aanzetten. Door deze nadruk op bezetting (iedereen moet ‘vol’ zitten met werk) is het eindresultaat dat iedereen heel hard werkt, maar dat er niet of nauwelijks voortgang wordt geboekt. Vergelijk het met verkeer op de snelweg. Als de snelweg maximaal bezet is, sta je met z’n allen stil. Het gaat niet sneller door er nog meer auto’s bij op te duwen. Integendeel. Doorlooptijden (Lead Times of Cycle Times) van werk-items lopen op, er liggen hele stapels werk-items die misschien bijna af zijn. Maar bijna af is niet af, en daarom heb je er nog niks aan. Tenslotte wordt het lastig om overzicht over de gehele situatie te bewaren. We zijn meer bezig met het organiseren en switchen dan met het werk zelf.
Maak gebruik van een WIP limit
Je wilt juist dat het werk vlot afkomt (verkorten van de doorlooptijd), en de focus op maximale bezetting werkt daarin contraproductief. Door een WIP limit of in het Nederlands, WIP limiet in te stellen, creëer je ruimte in de werkbezetting en voorkom je dat het systeem verstopt raakt. Hierdoor gaat het werk weer gaat stromen. Je creëert Flow. Of om bij snelweg termen te blijven: we gaan weer rijden. In Kanban vertegenwoordigt de WIP limit het maximumaantal items waaraan een persoon of team tegelijkertijd werkt. De WIP limit wordt aangegeven op een Kanban bord en kan worden ingesteld voor een heel Kanbanproces of per processtap.
De kracht van: Pull
Het implementeren van Kanban WIP limits is een essentiële werkwijze in Kanban. Het stelt teams in staat om de hoeveelheid onderhanden werk te stabiliseren en de voorspelbaarheid te vergroten. Doormiddel van WIP limits creëer je Pull: Pas als de hoeveelheid onderhanden werk weer onder de limiet zakt, trek je weer nieuw werk naar binnen. Dit zorgt er automatisch voor dat je team zich richt op het afmaken van werk. Je kunt immers geen nieuw werk aannemen als je aan de limiet zit, dus maak je eerst het onderhanden werk af. Dit wordt met een mooie kreet: “Stop starting, start finishing” genoemd. Op die manier werk je als team alleen aan dat wat je aankunt.
Een WIP limit per stap
De ene processtap kan sneller gaan dan de andere processtap. Ter voorbeeld: rijst koken. De processtap van het koken van de rijst duurt veel langer dan de processtap van het afgieten. Daarom kun je WIP limits ook per stap van een proces instellen. Hiermee voorkom je dat items zich opstapelen bij elke processtap. waardoor die volgende stap met een oplopende werkvoorraad komt te zitten. Er ontstaat als het ware een file doordat er een wegversmalling is. Door nu de WIP limit van de eerste stap te verlagen, kun je zorgen dat de vervolgstap het tempo kan bijhouden. Door telkens te kijken waar werk-items zich in het proces bevinden en hoe groot de werkvoorraden (wachtrijen) zijn, kun je blokkades, knelpunten en inefficiënties aan het licht brengen. Hierdoor leer je uiteindelijk de ware capaciteit van je team kennen en kan worden voorkomen dat je team overbelast of gedemotiveerd raakt.
Het werken met WIP limits heeft nog een aantal bijkomende voordelen. Als eerste helpen ze je team om van de hoogste prioriteit naar de laagste te werken, waardoor je telkens de meeste waarde kunt leveren. Ten tweede gaat je team meer samenwerken om items te voltooien. Het werk wordt eerst helemaal afgemaakt voordat je team verder gaat met wat nieuws.
Hoe bepaal je je WIP limit?
We hebben het tot nu toe vooral gehad over het toepassen en de logica van WIP en WIP-limieten. Maar hoe bepaal je je WIP-limiet? Hier zijn een aantal manieren voor. Kanban gaat uit van de principes: Start met wat je nu doet en Verander in kleine stapjes. Dat kan op een aantal manieren.
- Bepaal hoeveel items je nu onderhanden hebt als team en zet dat als WIP-limiet. Stel dat dit 11 items is. Vervolgens breng je dat aantal omlaag tot bijvoorbeeld 9. Kijk wat dat doet. Zo kun je stapje voor stapje verder gaan totdat je een optimale flow hebt bereikt.
- Zet de WIP-limiet op 2x het aantal teamleden, of nog iets scherper: 1,5x het aantal teamleden (bij oneven aantal teamleden rond je het resultaat af naar boven). Hiermee houd je de WIP laag, maar je behoudt nog wel een zekere flexibiliteit voor het geval dat items geblokkeerd raken.
- Zet je WIP-limiet op het aantal teamleden – 1. Hierdoor zullen teamleden moeten gaan samenwerken. Ook hier geldt: goed monitoren en bijstellen n.a.v. de bevindingen.
- De meest radicale benadering is ‘Single Piece Flow’, ofwel WIP-limiet = 1. Dit is echter niet altijd praktisch en kan beperkend werken.
Welke benadering het best werkt, hangt natuurlijk sterk af van jouw situatie. Hoe groot is het team, welke stappen zitten er in het proces, zitten er veel momenten in dat je moet wachten op externe stappen, wat is de aard van het werk en zo nog veel meer.
Tot slot
We hebben gezien dat het nuttig is om niet aan te veel dingen tegelijk te werken, door een WIP limit in te stellen. Verder hebben we gekeken naar verschillende manieren zijn om die WIP limits te bepalen. In de volgende blog uit deze reeks gaan we in op Kanbanpraktijk nr. 3: Manage de Werkstroom.
Wil je meer leren over Kanban? Volg dan de Kanban training. Heb je vragen of wil je eens een keer sparren met een van onze Agile Coaches over de mogelijkheden voor jou? Neem dan contact op via info@agilescrumgroup.nl of 020 – 2614 195
Ook interessant:
