slim
samen
werken

Weekly Stand-up Uitleg en Tips

De Weekly Stand-up doe je als een Daily Scrum niet haalbaar is. Bijvoorbeeld als je parttime met Scrum bezig bent en het team maar één dag per week samenkomt. De Daily Scrum heeft een time-box van 15 minuten, wat ook voor de meeste Weekly Stand-ups voldoende is. Alhoewel we ook vaak zien dat de time-box voor de Weekly Stand-up wat langer is, omdat er een hele week besproken moet worden en dat kost gewoon meer tijd.

Om binnen de time-box te blijven wordt een vaste structuur gehanteerd: wat heb ik vorige week gedaan? Wat ga ik deze week doen? En zijn er obstakels? Een vaste structuur die gedisciplineerd wordt gehanteerd, helpt om de Weekly gefocust en effectief te houden. Een Weekly Stand-up zonder focus kan een frustrerende en lange bijeenkomst zijn, die ten koste gaat van het draagvlak. Om ervoor te zorgen dat een team niet gefrustreerd raakt door de Weekly Stand-up, geef ik hier een aantal tips om dagelijkse Scrums nuttiger te maken. Wat extra werkafspraken kunnen helpen om meer focus te bereiken en minder af te dwalen. (Deze tips zijn natuurlijk ook toepasbaar op de Daily Scrum.)

Weekly Stand-Up

Tip 1: Wat hebben we bereikt en wat gaan we bereiken?

Beperk de discussie tot datgene wat bereikt is en wat zal worden bereikt. In plaats van de deelnemers te laten opnoemen wat ze gisteren hebben gedaan en vandaag nog zullen doen, vraag ze naar wat ze hebben bereikt en zullen bereiken. Daar zit een niet onbelangrijk nuanceverschil tussen: het legt namelijk meer nadruk op het dingen ‘afmaken’ en bereiken van doelstellingen.

Tip 2: Alleen de huidige Sprint

De discussie moet toch grotendeels beperkt blijven tot datgene wat het team heeft gedaan om het Sprintdoel te bereiken. Praat dus alleen over het werk van de huidige sprint en eventueel over de voorbereidende werkzaamheden voor de komende sprint. Voorbereidende werkzaamheden kunnen belangrijk genoeg zijn om te noemen.  Bijvoorbeeld: ‘Ik heb de User Stories voor de volgende sprint alvast gesplitst en ik denk dat ze nu wel klein genoeg zijn. Ik heb ook wat tijd gepland met de marketingafdeling, zodat we hun volgende sprint kunnen spreken over de nieuw te bouwen portal.’

Tip 3: Werk naast het Sprintdoel

Geef de ruimte om werk te duiden dat niet gericht is op het sprintdoel. Soms hebben teamleden een aanzienlijk deel van de dag besteed aan werk dat geen verband houdt met het sprintdoel. Misschien had een manager ze nodig voor ad-hoc-werkzaamheden voor een belangrijke klant? Het kan leuk zijn om dit werk uitvoerig te beschrijven, maar de afspraak is om zo min mogelijk tijd te besteden aan werk dat niets te maken heeft met het sprintdoel.

Het is daarom handig om een vaste term af te spreken om aan te kunnen duiden dat ze tijd hebben besteed naast het geplande werk van de sprint. Hou het simpel, bijvoorbeeld ‘Overige zaken’, of ‘Werk buiten de Sprint’.  Zo kan het teamlid aangeven dat hij/zij meer heeft gedaan dan op het Scrumbord te zien is. Zo hoeft men zich niet schuldig te voelen en kan de Scrum Master in het oog houden of iemand te veel tijd besteed aan niet-sprintwerk.

Tip 4: Een bowling bal

(Deze tip is alleen toepasbaar tijdens een Stand-up met een time-box van 15 minuten.) Maak het moeilijker om te lang uit te wijden over specifieke onderwerpen. Schaf een bowlingbal aan van een kilo of drie à vier, deze fungeert dan als een (heel zware) spreekstaf. Tijdens het geven van een update houdt elke persoon de bal recht voor zich. Voor de meesten van ons is dat gewicht genoeg om ons scherp te houden en te voorkomen dat we te lang doorgaan.

Weekly Stand-Up

Tip 5: Elmo

Als deelnemers niet merken dat ze afdwalen of te lang aan het woord zijn, heb je een manier nodig om aan te geven dat de persoon al te lang heeft gesproken. Hier komen speelgoeddieren goed van pas. Een konijn dat omhooggehouden wordt als een deelnemer ‘down the rabbit hole’ gaat bijvoorbeeld. Dit refereert natuurlijk aan het boek “Alice In Wonderland”, waar de ‘rabbit hole’ een eindeloos labyrint is waar je lastig uit ontsnapt. Er schijnt overigens ook een variant te zijn waar een rat een rol speelt, maar dat heb ik meer van horen zeggen. Een vriendelijker beeld geeft de Elmo: Enough, Let’s Move On (Dit komt neer op: “Genoeg, laten we verder gaan.”)

Tip 6: Het toeval

Tijdens de Daily Scrum wil je dat iedereen scherp en gefocust is. Als je weet dat jij  de volgende bent om te spreken verslapt de aandacht voor datgene wat nu besproken wordt.  Juist omdat we ons mentaal willen voorbereiden op wat we gaan zeggen. Als je het toeval laat bepalen wie de volgende wordt, kan dit worden voorkomen. Er zijn vele manieren om dit te doen.  Zo kan de laatste spreker telkens bepalen wie de volgende deelnemer wordt, maar geef ‘straf’ punten als die deelnemer al is geweest. Drie strafpunten wordt dus koffie halen. Een andere spelvariant is dat deelnemers die nog niet zijn geweest met dobbelstenen gooien. Degene die het hoogste gooit is de volgende. Voorwaarde hier is dat je een statafel tot je beschikking hebt, anders wordt het een chaos.

Tip 7: Voorbereiding

Het is een goede werkafspraak om alle deelnemers de Weekly Stand-up te laten voorbereiden. Dat wil zeggen dat de status van de werkstroom is bijgewerkt en men weet wat er gisteren is gedaan en wat het plan van vandaag is. Een Weekly waar de deelnemers dit nog moeten bedenken verliest aan momentum, energie en waarde.

Een goede wekelijkse update, vanuit een gezamenlijke verantwoordelijkheid en eigenaarschap, helpt een team bij het adopteren van een Agile mindset. Een slechte Weekly Stand-up werkt precies omgekeerd. Dit zorgt voor weerstand en kan uiteindelijk een onoverkomelijke blokkade vormen voor een succesvolle Agile implementatie. Het loont dus de moeite om te investeren in een goede Weekly.

Ook interessant:

Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)

Over de auteur: Frank Verhelst

Frank is Agile Coach en Scrum trainer. Hij helpt teams met het aanleren van de routines rond Scrum en Kanban. Vanuit ‘Voordoen, na- doen, zelf doen’ is het de bedoeling de teams zo snel mogelijk op eigen kracht op gang te brengen. Frank is een gepassioneerd trainer; energie, inspireren en doen! kenmerken zijn stijl. Naast de Scrum methode heeft hij ook ervaring met Design Thinking en Design Sprints en besteedt hij veel aandacht aan het schrijven van goede User Stories.