Plan voor agile transformation, hoe start je? (6 stappen)

Wanneer is een Agile transformation klaar? Je zou misschien denken dat je na het kiezen van een Agile framework als Scrum of Kanban klaar bent en je team Agile werkt. Maar in plaats van al je pijlen te richten op het kiezen en implementeren van een specifiek framework, is het verstandiger om juist eerst een stap terug te zetten en te focussen op het trainen in de juiste mindset. In deze blog krijg je een plan over hoe je een Agile transformation, of in het Nederlands transformatie, goed kunt neerzetten en waarom je meestal klein moet beginnen!

Elke Agile transformatie begint bij het onderzoeken van de echte problemen binnen de organisatie. Een Agile implementatie met als reden dat ‘iedereen het doet’ wordt vaak genoemd, maar leidt zelden tot de gewenste resultaten. Probeer eerst de “WAAROM” achter de noodzaak van verandering helder te krijgen. Bijvoorbeeld: je wilt meer werk verzetten, je hebt moeite deadlines te behalen of je wilt sneller producten uitbrengen naar een klant.

Waarom wil je starten met een Agile transformation?

Laten we eerst inzoomen waarom de Agile mindset je organisatie verder kan helpen. Soms lijkt het namelijk alsof je de huidige manier van projecten direct van boord moet gooien en dat Scrum ‘het’ framework is dat je nodig hebt.
Maar bedenk eerst of de Agile waarden of principes echt datgene is wat je organisatie verder gaat helpen. Dit gaat je ook helpen om het later te kunnen verkopen of uit te leggen aan je collega’s.
Kijk bijvoorbeeld eerst even of één of meerdere van de onderstaande statements van toepassing is op je organisatie:

• Je wilt af van micromanagement of je wilt af van project procedures die werk eerder vertragen dan versnellen
• Je wilt de klant centraler in je werkproces zetten
• Je wilt medewerkers in staat stellen zelf werk te kiezen, zodat ze meer autonomie hebben en er vanuit zelforganisatie gewerkt kan worden
• Je wilt de informatieoverdracht tussen teams bevorderen
• Je wilt met iteraties en feedback loops werken om continue te blijven verbeteren

Als er meerdere statements voor jou herkenbaar zijn, dan zou de Agile mindset je organisatie verder kunnen helpen.

Agile transformation plan

Maar ook als je de “Waarom” duidelijk hebt en je weet wat je wilt bereiken met een Agile transformation, kan het implementeren nog een uitdagende klus zijn. Daarom hierbij een stappenplan hoe je kan starten:

Situatie schets

Elke verandering begint met goed kijken hoe de huidige situatie is. Hierbij kan je vragen stellen als:

• Wat voor cultuur heerst er nu binnen je organisatie?
• Hoe werkt management nu?
• Lopen mensen tegen een probleem aan of in andere woorden, begrijpt men de noodzaak van een transformatie
• Is er een veranderbereidheid in je teamleden of in je organisatie? En van wie verwacht je weerstand
• Is er een ander Agile Team binnen of buiten je organisatie waar je de geleerde lessen van kan overnemen of die je kan helpen met de implementatie

Begin met een veranderteam

Voor het beginnen van een agile transformatie is een veranderteam noodzakelijk. Aangezien de transformatie meerdere onderdelen in een organisatie kan veranderen, is medewerking van de leiding in je organisatie of afdeling benodigd. Afdelingsleiders, directie of andere stakeholders moeten bereid zijn je te kunnen ondersteunen en woorden om te zetten in daden. Kortom zet een afdelingsleider of stakeholder in je veranderteam, betrek ze in je project en laat ze voor je promoten!

Creëer een lonkend perspectief

Met een veranderteam is het goed om vast te stellen wat je uit de Agile transformatie wilt halen. Mensen overtuig je niet alleen met het hebben over de noodzaak, maar vooral ook door te hebben over de toekomst en het lonkende perspectief.
Kortom creëer een perspectief of droombeeld en deel dit op een creatieve manier, zodat duidelijk is wat jouw visie wordt voor de organisatie en je collega’s er een goed beeld bij hebben.

Een lonkend perspectief van een team kan bijvoorbeeld zijn: we willen meer als een zelforganiserend team werken, duidelijk hebben wat we moeten opleveren en de klant er meer bij betrekken. Misschien kan je dit mooi vormgeven of op een poster ophangen, zodat het echt een mooi droombeeld en perspectief wordt!

Maak een roadmap (en begin klein)

Hoe ga je de Agile transformatie implementeren en welk tijdspad ga je hiervoor kiezen? Het belangrijkste hierbij is dat je klein begint: te veel veranderingen kan als lastig ervaren worden en je wilt immers dat een transformatie zorgt voor een duurzame verandering.

Hierbij kan je kiezen om het stap voor stap te implementeren (pilot na pilot): je kan bijvoorbeeld beginnen met het introduceren van de rollen van Scrum, daarna de Sprint Retrospective en daarna pas echt in Sprints te gaan werken. Zo kunnen jouw collega’s eraan wennen en kan je de leerpunten opdoen van de introductie in het begin voor de verdere implementatie in de toekomst. Soms kan het nodig zijn om als pilot team zichtbaar te zijn naar directie of afdelingsleiders, zet dit ook in je roadmap zodat je weet wanneer je succes wilt vieren en al kan aankondigen wanneer die momenten zijn.

Begin een pilot

Bedenk altijd: het implementeren van Agile in grote organisaties kan soms leiden tot grote projecten, die maanden of soms jaren kunnen duren. Hierbij is steeds goede communicatie, afstemming en vaak ook geduld nodig. Met een pilot team starten kan een goede oplossing zijn om eerst te testen hoe de implementatie wordt ervaren, en kan inzichten geven over de uitdagingen en kansen in het gehele proces.

Bovendien geeft het input voor als je Agile verder in de organisatie wilt implementeren en mogelijk gebruik wilt maken van Scaling (zoals bijvoorbeeld SAFe). Begin bijvoorbeeld met een team als pilot dat hier wel voor open staat (met mensen die ook de kar zouden willen trekken) en laat het veranderteam uit stap 2 vaak meekijken hoe het gaat met de implementatie.

Implementeer Agile in de organisatie

Dan tot slot, het implementeren en uitrollen van Agile binnen een gehele organisatie is een project met meerdere deelprojecten, dat vaak voornamelijk het gemeenschappelijke doel heeft om de mindset binnen een bedrijf te veranderen. Dit gebeurt niet alleen in het pilot team, bij enkel de mensen op de vloer of bij alleen het management. Het uitrollen van Agile gaat om het veranderen van de cultuur in de gehele organisatie: van top-down tot bottom-up zijn er veranderingen benodigd zodat management goed aangesloten blijft op de rest van de organisatie. Houd hierbij de communicatie goed, creëer een sfeer waar er gefocust wordt op het leren en vier je succesmomenten samen. Zo kan een Agile transformatie een duurzame verandering worden.

Wil je meer weten hoe je Agile kan implementeren of wil je tips hierbij? Neem contact met ons op via 020 2614 195 of info@agilescrumgroup.nl

Ook interessant:

• Leidinggeven aan Agile teams, hoe doe je dat?
• Psychologische veiligheid verbeteren in een team? 5 tips en een werkvorm
• Wat is STATIK binnen Kanban? Begin met Kanban in 8 stappen

Over de auteur: Steven Oosterhuis

Steven Oosterhuis is Agile coach en trainer bij Agile Scrum Group, met een achtergrond in natuurkunde en wiskunde. Na ervaring in diverse managementfuncties heeft hij zich gespecialiseerd in het verbeteren van teamdynamiek en het implementeren van Agile en Lean trajecten. Zijn focus ligt op het verhogen van de samenwerking, wendbaarheid en werkplezier van teams. Naast zijn werk is hij actief als improvisatietheaterdocent, debatmoderator en theaterliefhebber, en houdt hij van reizen, koken en bordspellen.