Van functies naar rollen: waarom zou ik?

Hoe zorg je ervoor dat mensen gemotiveerd blijven om waarde toe te voegen en hun volledig potentieel benutten? Hoe stimuleer je het zelforganiserend vermogen van medewerkers? Hoe blijf je als organisatie flexibel inspelen op veranderingen? Veel organisaties die met deze vragen zitten maken een beweging van organiseren in functies naar rollen.

In dit blog leer je onder andere:

• • Hoe doen we het nu?
  • Wat is een rol?
  • Wat zijn de voordelen van rollen?
  • Hoe start ik met rollen?

Van functies naar rollen

Traditionele organisaties organiseren zich veelal in verschillende afdelingen en per afdeling zijn er bepaalde functies. Zo worden de medewerkers om het werk heen georganiseerd. Maar doordat functies dikwijls door stafafdelingen worden omgeschreven en georganiseerd, kan jouw functieomschrijving ver weg van de dagelijkse praktijk komen te staan.

Organisaties die zich organiseren in rollen pakken dit omgekeerd aan. Door te kijken welke werkzaamheden er zijn binnen een organisatie, door te analyseren hoe een team of organisatie waarde levert, kun je relevante werkzaamheden bundelen in teams en rollen. Zo organiseer je het werk logisch en wordt daarna de koppeling gemaakt met de mens.

Wat is een rol?

Je kunt zelf invulling geven aan hoe een rol er uitziet, zo lang voor iedereen maar duidelijk is wie er wat doet.

Een handige manier om een rol (vanuit Holacracy) te beschrijven is:

• Het doel: beschrijf helder het doel van de rol, want een doel geeft richting en kan inspireren. Je kunt hier creatief in zijn en bijvoorbeeld als doel stellen voor een blogger: ‘Jouw blogs geven lezers nieuwe inzichten én toveren een lach op hun gezicht’
• De verantwoordelijkheden van de rol: een rol bundelt diverse taken op een logische manier. Iemand die blogger is op een website zal bijvoorbeeld als werkzaamheden hebben:
  • Schrijven van nieuwe blogs
  • Nalezen van blogs van collega’s
  • Oude blogs updaten
  • Onderzoek doen naar relevante onderwerpen om over te schrijven
• Domeinen vaststellen: een rol kan verantwoordelijkheid krijgen voor onderdelen of resources van de organisatie. Over het domein van de rol kunnen alleen mensen beslissen die de rol daadwerkelijk vervullen. Het domein van de fictieve blogger zou de blogpagina van een website kunnen zijn. Alleen de blogger bepaalt uiteindelijk wat daar gepubliceerd wordt.

De combinatie van doel, verantwoordelijkheden, en domeinen vormt een rol die vaak veel kleiner is dan een traditionele functie. Logischerwijs hebben medewerkers daarom meerdere rollen in plaats van één functie. Dit heeft diverse voordelen waar we nu op in zullen gaan.

3 Voordelen die organisaties ervaren die van functies naar rollen gaan

#1: Vrijheid en werkplezier

Als medewerker kun je meerdere rollen kiezen. Zo creëert iedere medewerker als het ware zijn of haar eigen unieke functie die op het lijf geschreven is. Hierdoor ervaren mensen vrijheid, autonomie, en plezier in het werk. Als je op termijn bent uitgekeken op een rol kun je deze overdragen en je op iets nieuws richten. Zo blijf je leren en blijf je gemotiveerd.

#2: Flexibiliteit van de organisatie en zelforganiserend vermogen stimuleren

Rollen ontstaan bottom-up vanuit de organisatie. Teams houden bij welke werkzaamheden er zijn, en alle werkzaamheden worden vervolgens geclusterd in logische rollen die waarde toevoegen voor de organisatie. Zo blijven de waardevolle activiteiten van een organisatie over. Doordat mensen rollen zelf kunnen vastleggen en kiezen stimuleert deze manier van werken het zelforganiserend vermogen van medewerkers.

Omdat de omgeving snel verandert houd je rollen geregeld tegen het licht. Zo ontwikkelen rollen zich door, ontstaan er nieuwe rollen, en houden er rollen op te bestaan. Dit maakt een organisatie die met rollen werkt veel flexibeler dan een organisatie met centraal opgestelde functieomschrijvingen.

Iedere manager en medewerker ziet er tegenop om jaarlijks te beoordelen of beoordeeld te worden. Zeker als dit aan de hand van het functieprofiel gedaan moet worden. De beoordelingsperiode (1 jaar) is te lang en hetgeen waarop de medewerker beoordeeld wordt niet altijd relevant.

Als je met rollen werkt dan kun je de prestaties op de specifieke rol regelmatig evalueren. Zo kun je bijvoorbeeld eens per kwartaal een feedback moment inlassen om de prestaties binnen de rol te bespreken. Daarnaast kun je rollen kiezen die je aanspreken en is het daardoor veel minder vervelend om beoordeeld te worden. De kans is namelijk groot dat je vrij goed bent in de dingen die je graag doet.

Hoe start ik met rollen?

Wil jij starten met werken in rollen? Daar helpen we je vanuit onze ervaring graag mee. Een mogelijke aanpak kan zijn:

1. Ieder teamlid schrijft 2 weken op wat hij of zij doet
2. Na twee weken bekijkt ieder teamlid wat de maximaal 10 meest voorkomende terugkerende taken zijn
3. Ga met elkaar in een ruimte zitten, deel je meest voorkomende taken met elkaar en cluster taken logisch
4. De clusters vormen rollen. Verzin per rol een doel en domeinen.

Wil je hier eens uitgebreider met ons over doorpraten omdat dit bij jouw team of organisatie speelt? Of wil je een training volgen in Agile HR? Neem contact op of schrijf je in voor de Agile HR training.

Ook interessant:

• Hoe HR het verschil maakt in de Agile Transformatie
• Agile HR: 4 HR invloeden voor een wendbare organisatie
• Klassieke organisatiestructuren werken soms minder goed

Vind je dit artikel interessant?

Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)

Over de auteur: Klaas van de Gevel

Klaas is Agile Coach afkomstig uit een IT omgeving. Zijn expertise ligt op het coachen van teams in Agile werken. Als Scrum Master of Agile Coach heeft Klaas een pragmatische, resultaatgerichte aanpak.