samen
werken
Waarom is stakeholder management belangrijk? 6 redenen
Je hoort het vaak voorbij komen als het over Stakeholders gaat: “bij projectmanagement dient er veel tijd en energie gestoken te worden in het realiseren van goed stakeholder management.” Maar waarom is dat eigenlijk? En waar bestaat goed stakeholder management uit?
Binnen het Agile gedachtengoed hebben stakeholders een prominente plaats. Dit zien we terug in het eerste principe uit het Agile Manifesto:
“Een tevreden klant is altijd de hoogste prioriteit, door het doorlopend leveren van waarde aan onze klanten”.
Voordat we aan de slag gaan met de redenen waarom stakeholder management belangrijk is, is goed om eerst de definitie van wat stakeholder management is helder te krijgen.
“Stakeholder management is het proces van het managen van de verwachtingen van iedereen die op een of andere manier betrokken is bij een project. Een belanghebbende is elke persoon, groep of organisatie die een project kan beïnvloeden en/of erdoor kan worden beïnvloed.”
Deze definitie is niet per se ‘de’ waarheid maar in het kader van deze blog hanteren we dit als uitgangspunt.
1. Om verrassingen gedurende projecten te voorkomen
Goed stakeholder management voorkomt verrassingen gedurende een project. Een belangrijk onderdeel van stakeholder management is het in kaart brengen van ‘alle’ stakeholders. Dit voorkomt dat er gedurende het project een ‘nieuwe’ stakeholder wordt ontdekt met als (mogelijk) gevolg dat het project bijgesteld moet worden naar aanleiding van de inbreng van de nieuwe stakeholder. Als dit gebeurt, dan kan dat tot significante vertragingen leiden omdat de richting van het project ‘fout’ blijkt te zijn of dat zaken opnieuw gedaan moeten worden rekening houdend met de belangen van de ‘nieuwe’ stakeholder. Dergelijke verrassingen voorkom je door stakeholder management.
2. Om erachter te komen wat de belangen van stakeholders zijn
Een belangrijke reden voor stakeholder management is dat het inzicht geeft in wat de belangen zijn. Dit inzicht wordt verkregen door de verschillende stakeholders uitvoerig te interviewen. Naast de belangen wordt tijdens de interviews duidelijk wat de stakeholders als risico’s zien. Vanuit een Agile perspectief is het belangrijk om in een zo vroeg mogelijk stadium helderheid te krijgen over de risico’s door hypotheses zo vroeg mogelijk te valideren.
3. en 4. Om gezamenlijk draagvlak te creëren en werkzaamheden te prioriteren
Naast het interviewen van de stakeholders is het van groot belang dat ze ook met elkaar in gesprek gaan. Dit bevordert het ontstaan van een gezamenlijk draagvlak. Men begrijpt elkaars behoeften waardoor er samen bepaalt kan worden in welke volgorde invulling gegeven moet worden aan de behoeftes. Met andere woorden, dit helpt om werkzaamheden te prioriteren.
5. Om verwachtingen dicht bij de realiteit houden
Stakeholders staan continue bloot aan meningen, opinies en andere informatie die hun verwachtingen vormgeven. Niet al deze verwachtingen zullen gerealiseerd worden en/of zijn realistisch. Het continue in gesprek zijn met stakeholders over wat ze kunnen verwachten, helpt om hun verwachtingen zo dicht mogelijk bij de realiteit te houden.
6. Om te informeren over veranderingen gedurende een project
Zoals we weten, verloopt een project nooit zoals van tevoren is bedacht. Dat betekent dat ook stakeholders continue geïnformeerd moeten worden over de veranderingen tijdens een project. Vervolgens kunnen ze gezamenlijk bepalen wat de gevolgen zijn van de nieuwe situatie voor de werkzaamheden en de prioritering ervan.
Bij goed stakeholder management staat transparantie centraal
De rode draad voor goed stakeholder management is geworteld in één van de pilaren van het empirisme waarop het Scrum framework is gebaseerd: transparantie. Dat betekent continue informeren maar vooral ook continue de verschillende stakeholders met elkaar in gesprek laten zijn. Het gezamenlijke gesprek is namelijk de basis waarop zij kunnen bepalen wat de prioriteit is van de verschillende werkzaamheden.
De momenten waarop stakeholders betrokken dienen te worden
Als we het Scrum framework bekijken, dan zien we dat stakeholders op verschillende momenten worden betrokken. Om te beginnen zijn ze betrokken bij het opstellen van de Product Backlog en het daarna vertalen naar de Product Backlog Items (meestal in de vorm van User Stories) voor de Sprint Backlog. Over de resultaten en voortgang worden ze geïnformeerd tijdens de Sprint Review. Aangezien Sprints een doorlooptijd hebben van maximaal een maand, betekent dit dat er doorlopend contact is met de stakeholders.
Ondanks dat er ongetwijfeld nog meer redenen zijn te bedenken waarom stakeholder management belangrijk is, geeft dit overzicht alleen al voldoende reden om tijd te investeren in goed stakeholder management.
Nieuwsgierig hoe de Agile Scrum Group jou kan helpen met het verbeteren van stakeholder management? Neem dan contact op via info@agilescrumgroup.nl of 020 2614 195 en we beantwoorden graag al je vragen.
Ook interessant:
- Wat zijn Spikes in Scrum en hoe gebruik je ze?
- Wat zijn de nadelen van de Scrum methode?
- NLP metamodel: stel slimmere vragen
