5 voorbeelden van Agile werken in de praktijk (non-IT)

Agile werken is in bijna elke setting relevant, de manier waarop er Agile gewerkt wordt bepaalt of het ook echt effectief is. Daarom zijn hier 5 voorbeelden van hoe Agile werken in de praktijk effectief kan worden toegepast voor non-IT organisaties.

1. Agile werken als facilitaire afdeling

Het eerste voorbeeld van Agile werken in de praktijk is van de facilitaire afdeling van een grote Nederlandse bank. Deze afdeling is verantwoordelijk voor alles dat te maken heeft met de inrichting en faciliteiten van de verschillende kantoorgebouwen. Daaronder valt onder andere de indeling van kantoren, het horeca aanbod, technisch onderhoud en de beveiliging.

De grootste recente verandering waar de afdeling op in heeft moeten spelen, was de coronapandemie. Door het massale thuiswerken veranderde de functie en het gebruik van kantoorgebouwen drastisch. Het was duidelijk dat dit ook consequenties zou gaan hebben voor de facilitaire dienstverlening, maar hoe precies was nog niet bekend. Daarom zijn ze met het Scrum Framework aan de slag gegaan.

Waar het werk eerder vooral bepaald werd door teammanagers, gebeurt dat nu door Product Owners in samenspraak met diverse stakeholders en de teamleden. Veranderingen aan een gebouw vinden niet meer in grote stappen plaats, maar in kleine stapjes, waardoor het eenvoudiger is om in te spelen op feedback van medewerkers. En bijkomend voordeel: ze begrijpen nu waarom de IT’ers alle ramen vol hingen met Post-it’s!

2. Iteratief nieuwe reizen organiseren

Als het ergens belangrijk is om waarde te leveren, is het wel in de reisbranche. Klanten sparen soms jarenlang voor die ene droomreis, dus die wil je niet in het water laten vallen. De juiste bestemmingen aanbieden en hoge kwaliteit leveren is daarom essentieel om te overleven als reisorganisatie. Maar, hoe weet je of je het juiste aanbod levert?

Om meer vanuit de beleving van reizigers te werk te kunnen gaan, is een reisorganisatie overgestapt op iteratieve ontwikkeling. In de eerste iteratie vindt een verkenning van mogelijke bestemmingen plaats. De tweede iteratie is er zelf heenreizen: is die locatie echt zo leuk als het lijkt? Een volgende stap is het aanbieden van bestemmingen en routes op de website, om te bepalen of er tractie op zit. En pas wanneer een reis daadwerkelijk interessant lijkt te zijn, wordt deze georganiseerd.

Door deze iteraties voorkomt de reisorganisatie aan de ene kant dat ze zich vol storten op een reis die uiteindelijk niet wordt geboekt en aan de andere kant dat reizen die worden geboekt, ook daadwerkelijk van het juiste kwaliteitsniveau zijn. Dat kost in het voortraject misschien wat meer tijd, maar uiteindelijk loont zich dat.

3. Agrarisch beleid uitwerken met Kanban

Het opstellen en uitwerken van beleid is vaak een langdurig proces. Je bent continu aan het afstemmen tussen verschillende meningen en wensen, waardoor het een hele tijd duurt voordat je een definitieve versie hebt. Om toch de focus te kunnen leggen op het afronden van werk, is een organisatie die beleid uitwerkt voor de agrarische sector met Kanban gaan werken.

De eerste stap was het beschrijven van het werkproces in een aantal kolommen op de website Trello. Dit gaf al snel overzicht van al het werk. In de stand-up merkten ze al snel dat het afstemmen van de werkzaamheden en knelpunten voor sommige teamleden relevanter was dan voor anderen. Daarom hebben ze de groep die bij de stand-up betrokken wordt, beperkt tot alleen die relevante personen.

Een volgende stap was het oplossen en voorkomen van knelpunten. Daarvoor werd een maandelijkse Retrospective geïntroduceerd. Hierdoor maken ze, zelfs in de complexe wereld van (overheids)beleid, elke maand een stap naar slimmer samen werken en daarmee meer afgerond werk.

4. Scrummend dienstverlening voor huurders verbeteren

Nog zo’n situatie met veel verschillende meningen, is die van een woningcorporatie in een grote stad. Na keer op keer dezelfde lange discussie hadden zij het gevoel geen stap verder gekomen te zijn. Om wel echt stappen te maken én tegelijkertijd met elkaar in gesprek te blijven, zijn ze gaan Scrummen.

Door complexe vraagstukken, waar iedereen weer een andere oplossing voor ziet, op te knippen naar kleine, concrete stappen, werd het gesprek eenvoudiger. Ineens gaat het niet meer over de grote uitdagingen, maar behapbare stukjes werk. Het voordeel daarvan is dat ze prima eerst het werk konden doen, om vervolgens in de praktijk te toetsen wat mensen er écht van vinden. En dat is vaak toch anders, dan wat vooraf wordt gezegd.

Ze merkten ook al snel dat niet elk vraagstuk zich leent voor deze aanpak. Voor sommige onderwerpen, waarvoor de oplossing al meer voor de hand ligt, werkt het beter om “gewoon te doen”. De Scrum Master helpt ze om daarin de juiste balans te vinden. Al doende worden ze daar steeds beter in.

5. Doorlopende verbetering en uitbreiding van trainingen

Uiteraard gaan we bij Agile Scrum Group zelf ook Agile te werk. In dagelijkse werkzaamheden, zoals het afstemmen van een trainingsprogramma op de behoefte van deelnemers, en in coaching trajecten, waarbij we gaandeweg ontdekken wat nodig is. Maar ook in de verbetering van onze trainingen en de ontwikkeling van nieuwe trainingen zijn we Agile.

Om overzicht te behouden van alle lopende projecten, maken we gebruik van Jira. Elk kwartaal bepalen teamleden zelf aan welk project ze gaan werken. De keuze is daarbij afgekaderd tot onderwerpen die op de Backlog staan. Die worden jaarlijks ververst, of eerder als daar aanleiding toe is. Zo zaten we bij het uitbreken van de Coronapandemie midden in de voorbereidingen voor het jaarlijkse Scrum Event. Dat werd op dat moment on hold geplaatst, en de focus verschoof naar het faciliteren van online trainingen en coaching.

Verder geven we commitment op onze keuze en houden we om de week een Review. Daarin bespreken we de onderdelen die klaar zijn, ook als dit nog geen eindproduct is. Vervolgens herplannen we voor de komende twee weken. Teamleden zijn hierin volledig zelf in control, maar door de tweewekelijkse meeting zorgen we er samen voor dat we de voortgang erin houden en prioriteiten aan kunnen passen wanneer dat nodig is.

Agile werken is in elke situatie relevant

Je ziet dat er verschillende redenen zijn om het werk Agile aan te pakken. Voor de een is dat om stappen te maken in plaats van alleen maar te praten, voor een ander om eerder feedback te kunnen krijgen of snel in te kunnen spelen op veranderingen.

Alleen al het werk iteratief uitvoeren, geregeld terugblikken op je manier van werken of prioriteiten herzien kan je Agile maken. Wat je nodig hebt om flexibel om te kunnen gaan met de balans tussen je middelen en de hoeveelheid werk, verschilt van situatie tot situatie. Soms leent het Scrum Framework zich daar perfect voor, ook in Non-IT situaties, maar niet altijd. Agile werken betekent dus niet automatisch Scrummen.

Ben jij door deze voorbeelden van Agile werken in de praktijk nieuwsgierig geworden naar Agile werken? Wil je graag hulp bij het ontdekken van je ideale werkwijze? Neem vrijblijvend contact met ons op via 020 2614 195 of info@agilescrumgroup.nl

Ook interessant:

• Wat is een Kanban Master?
• Starten met Scrum: hoe pak je dat aan?
• Wat is de rol van de Scrum Master bij Stakeholder Management?

Over de auteur: Dennis Dielissen

Dennis is Agile Coach en trainer. Hij heeft een passie voor producten en diensten waar mensen écht op zitten te wachten. Vanuit zijn expertise in innovatie management en praktijkervaring als Product Owner, helpt hij teams om op een Agile manier succesvolle oplossingen te ontwikkelen. Dit doet hij voornamelijk door focus aan te brengen in de werkzaamheden en rollen, waardoor kwaliteiten beter tot hun recht komen.