samen
werken
Scrum: het nut van een takenbord
Bij het toepassen van Scrum wordt gewerkt met een takenbord. Het Scrum takenbord is eigenlijk bedoeld als hulpmiddel bij het inzichtelijk maken van de stand van zaken binnen een Sprint, een afgebakende tijdsperiode binnen een Scrum project. Elk project bestaat uit meerdere sprints, die allemaal dezelfde tijdsperiode kennen, maximaal een maand.
Alle taken die voor een Sprint geselecteerd zijn, worden opgenomen in de Sprint Backlog en hangen – vaak in de vorm van post-its – in één van de drie key kolommen op het Scrum takenbord: To Do, Doing, of Done.
- To do. Alle taken die nog uitgevoerd moeten worden binnen de bepaalde Sprint.
- Doing. De taken binnen de Sprint waar op dat moment aan gewerkt wordt.
- Done. Alle taken die al zijn afgerond binnen de Sprint.
Uiteindelijk is het doel om aan het einde van de Sprint alle taken onder de laatste kolom te hebben hangen. Dat betekent namelijk dat alle vooraf bepaalde taken ook echt zijn uitgevoerd en het doel van de Sprint daarmee behaald is.
Waarom een Scrum takenbord?
Behalve het feit dat het Scrum takenbord in één oogopslag laat zien wat de vorderingen zijn binnen de Sprint, brengt het takenbord nog een aantal pluspunten met zich mee. Je kan er namelijk meer uit afleiden dan je denkt.
- Waar heeft het team zich aan gecommitteerd? Naast de drie key kolommen bestaat het takenbord ook uit een kolom waarin de user stories, een korte beschrijving van de taken, staan weergegeven. Deze zijn voorafgaand aan de Sprint door het team bepaald, en elke taak wordt toegewezen aan één van de stories.
- Werkt het team aan de juiste taken? De user stories staan op volgorde van prioriteit op het takenbord; de belangrijkste User Story en de bijbehorende taken bovenaan. Als taken in het midden van of onderaan het bord sneller vorderen, kan dit wijzen op een probleem, omdat de taken met hogere prioriteit dan achterlopen.
- Werkt het team goed samen? Het takenbord laat niet alleen de vordering zien van de taken binnen elke user story, maar ook de verdeling van de teamleden bij de taken. Hieruit kan je opmaken of er wordt samengewerkt, of dat iedereen afzonderlijk van elkaar werkt.
- Waar loopt het team vast? Vaak wordt er op het takenbord gewerkt met speciale post-its die aangeven dat er een blokkade is. Deze worden ingezet als iemand ergens tegenaan loopt, zodat de rest van het team hiervan op de hoogte is en kan ondersteunen.
- Wat doe je als een taak is afgerond? Het takenbord geeft duidelijk weer welke taken nog opgepakt moeten worden, en welke taken de hoogste prioriteit hebben.
Maar, wat als de sprint is afgelopen en niet alle taken onder de kolom ‘Done’ staan? Taken kunnen dan bijvoorbeeld worden teruggeplaatst in de Product Backlog.
Tips en Valkuilen
Om het meeste uit een Scrum takenbord te kunnen halen hebben we nog wel wat tips!
Een Sprint Backlog bestaat uit drie delen. De User Stories die aangeven wat er moet gebeuren en de taken die laten zien hoe het werk gerealiseerd gaat worden gaan sowieso op het Scrum takenbord. Zet daarnaast ook het Sprintdoel ergens duidelijk neer. Zo blijft het voor iedereen helder waarom we het werk van deze Sprint doen!
Zet niet bij de planning alles al op naam. Het team is samen verantwoordelijk voor het halen van de Sprint. Als alles op naam staat zijn sommige teamleden misschien bezig met lager geprioriteerde zaken, lever je in op flexibiliteit en wordt er ook minder samenwerking gestimuleerd.
Zorg dat het bord transparant is. In Scrum doen we er alles aan om te laten zien waar we mee bezig zijn, niet alleen voor het team maar ook voor onze stakeholders. Zorg er dus voor dat die het bord kunnen zien, of toegang hebben tot de digitale omgeving. Dan nog een paar dingen die je moet vermijden om effectief een Scrum takenbord te gebruiken.
Houd het bord compact. Een bord waar te veel op staat geeft vaak net zoveel inzicht als geen bord. Als het te veel moeite kost om het bord te lezen wordt het namelijk vaak vergeten, of teamleden begrijpen alleen ‘hun’ stukje bord. Zeker met digitale borden is dit een risico; een digitaal kaartje is zo gemaakt of honderd keer gekopieerd.
Laat het geen administratieve last worden. Bespreek met elkaar tijdens de Sprint Retrospective wat er wel en niet op het bord wordt gezet. Transparantie is essentieel, maar het moet wel werkbaar blijven.
Overtuigd?
Ben je overtuigd over het nut van het takenbord? Wacht dan niet langer en schaf de materialen aan. Dit materiaal is van essentieel belang voor een goed werkend takenbord:
- Post-its. De originele van het merk ‘Post-it’ zijn naar onze mening de beste! Deze blijven namelijk ook écht plakken.
- Stiften. Als je gekleurde post-its gebruikt, denken wij dat alleen een goede zwarte marker genoeg is, zodat er geen onnodige chaos ontstaat.
- Flip-over vel of whiteboard. Voor het ‘old school’ gevoel raden wij een flip-over vel aan, maar dat is misschien niet meer helemaal van deze tijd. Tegenwoordig zijn er zelfs digitale takenborden die voor Scrum gebruikt kunnen worden..
Geen takenbord zonder Scrum
Om een Scrum takenbord te kunnen gebruiken, is het natuurlijk handig als je weet hoe je moet werken met de Scrum methodiek. Heb je interesse? Bekijk dan ons aanbod Scrum trainingen.
Ook interessant:
Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)
