Project Portfolio Management & Agile

Als organisatie wil je graag alle projecten en initiatieven op een Agile manier aanpakken, om efficiënt en effectief resultaat te leveren. De uitdaging is, echter, hoe weet je welke projecten je als eerste gaat doen, hoe zorg je ervoor dat je de belangrijkste dingen eerst doet, hoe zorg je ervoor dat je niet te veel projecten tegelijkertijd oppakt? Kortom hoe houd je grip op alle projectideeën in je organisatie, zonder je medewerkers teveel te belasten? Agile Project Portfolio Management is een tool die hiervoor gebruikt kan worden.

Wat is Agile Project Portfolio Management?

Voor Agile Project Portfolio Management wordt een Kanban bord (het project portfolio) gebruikt. Dit project portfolio bestaat uit een aantal processtappen weergegeven in kolommen:

• Funnel – hier staan alle projectideeën die in de organisatie leven
• Analyse – hier staan de projectideeën waar een go/ no-go beslissing over wordt genomen
• Portfolio Backlog – hier staan alle projectideeën die belangrijk genoeg zijn om in de (nabije) toekomst uitgevoerd te worden
• Implementatie – hier staan alle projectideeën die op dit moment worden uitgevoerd
• Done – hier staan alle projectideeën die uitgevoerd zijn

Dit project portfolio kan uiteraard ook in een software tool als Jira of Trello opgezet worden. Echter, werkt het effectiever om het project portfolio op een fysieke locatie te hebben waar het bord getoond wordt, liefst op een centrale plek in de organisatie zodat iedereen in de organisatie altijd de status van de diverse project(ideeën) kan zien.

Elke processtap (behalve de Funnel en Done) heeft een gelimiteerd aantal items (projectideeën). Deze limieten geven het maximale aantal projecten aan waar in de organisatie aandacht aan gegeven wordt. De maxima per stap zijn afgeleiden van de projectcapaciteit in de organisatie.  Met andere woorden, de hoeveelheid projecten die de organisatie tegelijkertijd gefocussed kan aanpakken met als doel deze daadwerkelijk af te ronden en waarde te leveren.

Het liefst wil je als team en individu niet aan meer dan één project werken zodat je de maximale focus hebt en houdt. Ook heeft de hoeveelheid opgepakte projecten invloed op het aantal projectideeën in de stappen Portfolio Backlog en Analyse. Het heeft immers geen zin om een onbeperkte hoeveelheid projectideeën klaar te hebben staan als er geen ruimte is voor de implementatie daarvan. De projectcapaciteit limiteert dus het aantal projectideeën waaraan aandacht wordt gegeven.

Push & Pull mentaliteit

Een belangrijke mentaliteit bij het werken met projecten is het bewust zijn van het verschil tussen Push en Pull. Traditioneel wordt werk de organisatie in geduwd (Push) door externe factoren: managers, collega’s, andere teams, stakeholders, klanten. Meestal wordt er gelijk aan een individu of een team gevraagd om te werken aan een project die recent is bedacht of ontstaan. Dit zorgt ervoor dat mensen en teams aan te veel projecten tegelijkertijd werken met een gelimiteerde doorlooptijd en het risico lopen projecten te laat of niet op te leveren. Agile Project Portfolio Management werkt vanuit de Pull mentaliteit. Projecten worden pas opgepakt als daar ruimte voor is. Zodra een team klaar is met een project, ontstaat ruimte voor het volgende project. Het team zelf geeft aan wanneer er een nieuw project kan worden opgepakt, zonder dat dit vanuit externe factoren wordt opgelegd.

Hoe begin je met Agile Project Portfolio Management?

Als ik organisaties begeleid in hun Agile reis, neemt Agile Project Portfolio Management een prominente plaats in. Veel organisaties worstelen met de grote aantallen activiteiten waar gelijktijdig aan gewerkt wordt. Hierdoor raakt het overzicht verloren en belangrijker: veel projecten duren te lang, worden niet afgemaakt of de uitkomst is niet meer relevant.

De implementatie van Agile Project Portfolio Management bestaat uit een aantal stappen:

1. Definiëren van project, wat is een project voor jullie organisatie?
2. Visualiseren van de actuele situatie met betrekking tot de projecten?
3. Wat is de capaciteit voor projecten in de organisatie?
4. Wat zijn de limieten per processtap?
5. Hoe regelen we governance in?
   • Welke informatie is nodig om go/ no-go te bepalen?
   • Wie bepaalt de go/ no-go?
   • Wie bepaalt de prioritering?
   • Hoe wordt de prioritering bepaald?
   • Wat is de frequentie van het project portfolio overleg?
6. Indien het aantal huidige projecten de limieten overstijgt, welke projecten blijven we uitvoeren en welke gaan terug in het proces (backlog, analyse of zelfs funnel)?

Wil je meer informatie over Agile Project Portfolio Management of wil je bespreken hoe je Agile Project Portfolio Management in jouw organisatie kunt gebruiken?

Neem dan contact met ons op via 020-2614195.

Ook interessant:

• Agile Management 3.0
• Agile Leiderschap: Hoe coach je managers in een Agile transformatie?
• Wat is Kanban? Een volledige uitleg van de Kanban methode
• Product Management met SAFe: wat is dat?

Vind je dit artikel interessant?

Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)