samen
werken
Kanban planning, wat is het en hoe werkt het?
Kanban planning, hoe werkt dat? Is er überhaupt een Kanban planning? Kan enkel het bord bijhouden ook niet voldoende zijn? In deze blog leggen we het je uit.
Hoe ziet de traditionele planning eruit?
De traditionele benadering van projectplanning deelt een project op in taken en wijst hier start- en einddatums aan toe. Vervolgens doen we onze uiterste best om die datums te halen. In het algemeen is er een projectmanager die dat allemaal in de gaten houdt en erover communiceert.
Dit leidt vaak tot de opvatting (misvatting) dat die einddatums vaststaan. Vaak zal een manager ervan uitgaan dat ze dus ook worden gehaald. Mocht dat niet zo zijn, dan zwaait er wat…
Als je Kanban werkt heb je ook een planning, maar dan wel anders. Naast het opdelen van taken wordt ook geschat hoe lang een team nodig heeft om alle taken te voltooien. Hierbij worden de praktijken en principes van Kanban toegepast om te bepalen aan welke taak als eerste gewerkt moet worden. Je voelt misschien al aan dat dat flexibeler is en dat de einddatum nog niet helemaal vaststaat. Hoe zit dat dan?
Hoe ziet een Kanban planning eruit?
Het belangrijke verschil met tradionele projectplanning is, dat een Kanban planning uitgaat van probabilistische schattingen van tijd in plaats van exacte datums voor het maken van een werkplan. Dat houdt in dat Kanban niet zegt, de deadline voor dit project is 1 september, maar: er is een kans van 85% dat het team tussen de 15 en 20 dagen nodig heeft om het project te voltooien.
Kanban planning streeft naar een nauwkeurige schatting van een tijdsbestek in combinatie met een waarschijnlijkheid in plaats van een vaste einddatum met een onterechte 100% waarschijnlijkheid. Het wil dus niet zeggen dat de onzekerheid als uitvlucht wordt gebruikt, maar het geeft een eerlijkere verwachting weer. Kanban maakt de onzekerheid inzichtelijk die het voorspellen van de toekomst met zich meebrengt. Het erkent dat er meer dan één mogelijke uitkomst is.
De vraag: Wanneer is het klaar? Kun je niet eenduidig beantwoorden en je kunt er dus feitelijk ook geen eenduidig antwoord op verlangen.
Kanban planning maakt gebruik van data
Een ander belangrijk aspect is dat we het plannen doen op basis van data gestuurde prognoses. Kanban beperkt daarmee het risico op aannames of onderbuikgevoelens.
Dit doen we aan de hand van historische gemiddelden van doorlooptijden. We gebruiken gegevens uit het verleden om de voorspelde totale tijd voor werkitems en projecten te berekenen. De betrouwbaarheid van schattingen is afhankelijk van betrouwbare meetgegevens en stabiliteit van de workflow.
We verzamelen meetgegevens voor het volgen van onze processen, zoals WIP, doorlooptijd en doorvoer. Bovendien streven we naar een stabiele workflow. Als je namelijk een stabiele workflow hebt, kun je ervan uitgaan dat vergelijkbare werkitems een vergelijkbare doorlooptijd hebben.
Belangrijk hierin is de gemiddelde doorlooptijd en de mate van spreiding daarin. Liggen de gemeten waarden ver uit elkaar, dan wordt je voorspelling onzekerder. Door de workflow stabieler te maken, zorg je er feitelijk voor dat de waarden dichter bij elkaar komen te liggen, ofwel de spreiding wordt kleiner. Dat zorgt voor een smaller bereik rondom een voorspelde einddatum. Maar hoe doe je dat precies? Kanban streeft ernaar de werkitems zoveel mogelijk van gelijke grootte te maken, want hele kleine items naast hele grote geeft geen eerlijke resultaten.
Bereken wanneer het werk waarschijnlijk is afgerond
Heb je op deze manier gezorgd voor goede metingen en een stabiel proces, dan kun je de gemiddelde doorlooptijd en doorvoercijfers gebruiken om te berekenen wanneer aanstaande werkitems en projecten met een bepaalde (en dus redelijk hoge) waarschijnlijkheid zullen worden afgerond.
De berekeningen zelf zijn niet moeilijk en kunnen voor eenvoudigere projecten handmatig worden gedaan. In essentie komt het erop neer dat je begin- en einddatums vastlegt. Het verschil is de doorlooptijd. Daarnaast houd je bij hoeveel werkitems er per tijdseenheid worden afgerond.
Maar als je meerdere projecten tegelijkertijd uitvoert, is dat ten eerste veel werk en kan het ten tweede snel gecompliceerd worden. Dan is het aan te raden om software te gebruiken om zogenaamde Monte-Carlosimulaties uit te voeren om de berekeningen en voorspellingen te doen. Monte- Carlosimulaties geven je een statistische verdeling van doorlooptijden op basis van de inputgegevens.
De taken prioriteren en plannen
Nu het project is opgesplitst in werkitems en we de geschatte doorloopttijden hebben bepaald, kunnen we het kanban-bord gebruiken om toekomstige activiteiten en taken te prioriteren en te plannen.
De linkerkolom van het kanban-bord vertegenwoordigt het werk dat nog moet beginnen, de werkvoorraad. We rangschikken de kaarten op basis van prioriteit. Hiervoor zijn allerlei criteria mogelijk, daarover in een andere blog meer. Nu kunnen we de verwachte leverdatum voor elk item bepalen.
De rechterkant van een kanban-bord bevat het ingeplande, lopende en voltooide werk. Hier managen we de huidige workflow, ofwel het werk van dit moment. Dit willen we goed blijven managen om te zorgen dat het werk ook volgens plan verloopt.
Plannen is een herhalende, bijna continue bezigheid. Je wilt telkens blijven inspelen op veranderingen en nieuwe omstandigheden. Als er bijvoorbeeld een spoedopdracht tussendoor komt, wil je daar goed op reageren. Daarom is het zaak je Kanban-bord goed bij te houden.
Conclusie
Kanban houdt bij het plannen van het werk rekening met de onzekerheid die toekomstvoorspellingen met zich meebrengen. Het kijkt hiervoor naar de meetgegevens uit het verleden. Als je genoeg meetgegevens hebt verzameld en je zorgt ervoor dat je proces stabiel is, kun je betrouwbare voorspellingen doen van de opleverdatum met daaraan gekoppeld een waarschijnlijkheid of het gaat lukken. Dit is een eerlijke en transparante manier van communiceren die geen valse verwachtingen wekt.
Ben jij na het lezen van deze blog nieuwsgierig geworden naar Kanban en heb jij vragen over dit onderwerp? Neem dan contact op via 020 2614 195 of info@agilescrumgroup.nl en onze experts helpen je graag verder.
Ook interessant:
- Kanban VS Scrum
- De 9 Kanban values als fundament
- Het Scrum Manifesto: de 6 principes en hun waarden
- Wat zijn de 12 Agile principes? Uitleg & praktische voorbeelden
