samen
werken
3 tips voor effectief stakeholdermanagement
Stakeholdermanagement is vaak een grotere uitdaging dan je op het eerste gezicht zult denken. Voor een goede start heb ik een aantal tips op een rijtje gezet (vanuit de praktijk zelf ervaren).
Pas de principes van zelforganisatie toe op het team van stakeholders
Over het algemeen heb je meer dan één stakeholder voor een product. De tip om te starten met het effectief managen van je stakeholders is om ze als een team te zien. Om te bepalen welke aspecten hierbij een rol spelen, gebruik je het zelforganisatiecanvas als leidraad. Dit vorm een “leidraad”, omdat niet alle onderwerpen van het zelforganisatiecanvas van toepassing (hoeven te) zijn.
Vind het gezamenlijk doel
Één van de belangrijkste startpunten waar je een team omheen formeert is een gezamenlijk doel (purpose). Voor de stakeholders is dit het product dat er moet komen dat invulling geeft aan een visie c.q. een ‘product goal’. Dit lijkt eenvoudig maar zelf als er wordt gewerkt aan één product, kunnen de belangen vaak verschillend zijn. Wat hier helpt is om terug te gaan naar het hogere doel. Denk hierbij aan de ‘why’ geformuleerd in de missie/visie van het bedrijf. Door uit te zoomen plaats je de ‘lokale’ belangen van de verschillende stakeholders in perspectief en wordt het eenvoudiger om een gezamenlijk doel te formuleren.
Ken elkaars persoonlijke doelen
Naast dit gezamenlijke doel is het goed om elkaars (persoonlijke) doelen en belangen te kennen. Dit helpt onder andere bij het prioriteren omdat je beter begrijpt waarom iets belangrijk is voor iemand anders. Bespreek de persoonlijke doelen met elkaar en leg ze vast.
Bepaal vervolgens, met behulp van de stakeholdermap (zie hieronder), wie welke rol heeft binnen het team. Dit zijn andere rollen dan je traditioneel hebt binnen een team. Het gaat hier meer over hoe zwaar iemands stem weegt.
Maak afspraken
Het maken van werkafspraken is de volgende stap. Maak om te beginnen afspraken over de frequentie waarin overleg plaatsvindt en wie aanwezig is en wat de agenda is. Maak ook afspraken over de manier waarop geprioriteerd wordt. Gaan jullie werken met een tool zoals WSJF of wellicht met een Risico matrix? Als laatste, maak een afspraak over het mandaat van de Product Owner. Conform het Scrum framework heeft de Product Owner het mandaat om beslissingen te nemen. Idealiter nemen de stakeholders en de Product Owner samen besluiten. Echter, vroeg of laat zal de situatie zich voordoen dat een eenstemmig besluit niet mogelijk is. Het is goed om op dat moment voorbereid te zijn door expliciet de afspraak te bevestigen dat de Product Owner in zulke gevallen het laatste woord heeft.
Naar behoefte kun je de rest van de onderwerpen van het zelforganisatiecanvas uitwerken maar bovenstaande punten zijn een mooi startpunt voor het realiseren van effectief stakeholdermanagement!
Gebruik de stakeholdermap om de samenwerking effectiever te maken
De tweede tip is om de stakeholdermap te gebruiken om de stakeholders te visualiseren in relatie tot hun ‘belang’ en ‘invloed’. Dit gebruik je vervolgens om te bepalen hoe je samenwerkt met de verschillende stakeholders.
Naast bovenstaande doel kun je de stakeholdermap ook gebruiken om nog niet geïdentificeerde stakeholders te ‘vinden’ en om het belang en de invloed van de geïdentificeerde stakeholders, te ‘finetunen’.
Om dit te realiseren deel je de ingevulde stakeholdermap met de stakeholders. Bij voorkeur doe je dat in een meeting waarin alle stakeholders zijn vertegenwoordigd. Vervolgens komt er vanzelf een proces op gang waarin iedereen een inschatting maakt of de stakeholders op de juiste plaats zijn geplot in relatie tot hun belang en invloed. Op hetzelfde moment zullen de aanwezige stakeholders tot de conclusie komen dat stakeholders ontbreken. Op basis van deze input kun je de stakeholdermap beter en completer maken.
Als er sprake is van een omvangrijke groep stakeholders, overweeg dan een ‘liberating structures’ werkvorm toe te passen. Het toepassen van een dergelijke werkvorm zorgt ervoor dat de mening van iedereen wordt gehoord. Doordat iedereen zich gehoord voelt zal er minder weerstand zijn tegen beslissingen, daarmee is het een van voorwaardes om stakeholders effectief te managen.
Stakeholders zijn ook gewoon mensen
Wat ik bedoel met ‘stakeholders zijn ook gewoon mensen’ is dat het belangrijk is om het ‘probleem’ los te zien van de mens. De stakeholder heeft emoties die meespelen bij het gedrag dat wordt getoond. De emoties ontstaan door overtuigingen maar ook door situaties die voor de toeschouwer onzichtbaar zijn maar voor de stakeholder reëel zijn. Dat betekent dat gedrag (dat wellicht als lastig wordt ervaren) niet op zichzelf staat maar dat daar een reden voor is.
Ga emoties daarom niet uit de weg maar benoem ze. Het benoemen van de emoties zorgt ervoor dat de ander ervaart dat de emoties er mogen zijn. Het effect daarvan is dat de emoties tijdens het gesprek veel minder een rol spelen, waarmee de communicatie en daarmee het stakeholdermanagement veel effectiever zal verlopen.
Een ander fenomeen waar we ons van bewust moeten zijn is dat we allen een eigen bril hebben waarmee we naar de werkelijkheid kijken. Dat betekent dat ieder zijn eigen interpretatie geeft aan hetgeen hij of zij hoort en ziet. Zorg dat je zoveel mogelijk subjectiviteit weghaalt uit de communicatie. Dit doe je door vragen te stellen over dingen die voor meerdere uitleg vatbaar zijn (subjectief c.q. niet concreet). Check voor inspiratie deze werkvorm Liberating Structures – 3. Nine Whys.
Benieuwd geworden hoe jij jouw stakeholders beter kan managen of heb jij vragen over stakeholdermanagement? Neem contact op via 020 2614 195 of info@agilescrumgroup.nl en één van onze consultants zal je verder helpen.
Ook interessant:
- Agile Beoordelen: hoe pas je het toe? (+3 toepassingsvormen)
- Kanban feedback loops: hoe breng je ze tot stand?
- Welke branches en bedrijven werken Agile?
