Agile en het inkoopproces

Het Agile Manifesto zegt dat samenwerken met de klant belangrijker is dan het contract met de klant. Dit is een interessant gegeven als je het hebt over hoe Agile toegepast kan worden op procurement (inkoopprocessen). Agile gaat ervan uit dat klant en leverancier samenwerken om uiteindelijk een product of dienst te krijgen waar de klant voor wil betalen.
Hoe ga je nu als inkoper op een Agile wijze met leveranciers om? In deze blog gaan we dieper in op de relatie tussen Agile en inkoopprocessen.

Hoe selecteer je een leverancier op een Agile wijze?
In Agile projecten begint het inkooptraject wanneer het ontwikkelteam iets (een product of dienst) nodig heeft. Het team, de Scrum Master werken gezamenlijk met de Product Owner om er voor te zorgen dat er budget is.

Vervolgens wordt er een leverancier geselecteerd, tot nu toe is dit allemaal vrij logisch. Als er in het ontwikkelproces moet worden samengewerkt met de leverancier wordt het al een stapje moeilijker. Je dient een leverancier te selecteren die:

• • Weet wat Agile werken is
  • Die in staat is om op een positieve manier met de klant te werken aan de ontwikkeling van een product
  • En, een leverancier, die op de locatie van de klant in het Scrum team kan werken

Contracten voor diensten op een Agile manier
Om contractafspraken te maken moet je je eerst verdiepen in de verschillende prijsstructuren en hoe deze hand in hand gaan met Agile projecten:

• Vaste prijs projecten: een leverancier werkt aan een product en levert deelproducten op net zolang totdat het budget is uitgenut.
• Vaste tijd projecten: dit is als je bijvoorbeeld met een Scrum team een bepaalde deadline moet halen, bijvoorbeeld vanwege een geplande productlancering. Met een vaste tijd project, worden de kosten voor een leverancier bepaald op basis van de tijd die besteedt wordt door de medewerkers van de leverancier
• Tijd en materiaal projecten: hierbij wordt net zolang met een leverancier gewerkt totdat er een ondergrens van een gereed product (minimal viable product) is bereikt.

Een Agile inkoopcontract
De Scrum Master is in het algemeen verantwoordelijk voor het opstarten van het contractproces, het onderhandelen over de contractvoorwaarden en ervoor zorgdragen dat interne goedkeuring plaatsvindt. Hierbij wordt hij of zij ondersteund door iemand van de afdeling inkoop.

Een Agile inkoopcontract kent de volgende kenmerken:

• • Beschrijving van de bijeenkomsten waar de leverancier bij is, zoals de Daily stand-up, de Sprint review en Retrospective.
  • Beschrijving van de op te leveren functionaliteit per Sprint
  • De Definition of Done
  • Lijsten die de leverancier zal aanleveren zoals bijvoorbeeld een (deel) van de Sprint backlog
  • De medewerkers vanuit de leverancier die onderdeel zijn van het Onwtikkelteam
  • Of de medewerkers van de leverancier op locatie van de klant werken

Als de leverancier niet op locatie bij de klant werkt, kan deze nog steeds onderdeel uitmaken van het Scrum team. De leverancier kan met een eigen Scrum team aan een eigen afgebakend onderdeel van het product werken. Dit gebeurt dan in eenzelfde Sprint ritme als het andere Scrum team.

Als een leverancier helemaal geen Agile werkwijze gebruik, dan kan het team van hen nog steeds samenwerken met het Scrum team. De Scrum Master zal dan moeten samenwerken met de traditionele projectmanager van de leverancier. Hierbij zal de Scrum Master ervoor moeten zorgen dat de projectmanager en zijn team blijft leveren volgende de Sprint kadans.

Meer weten over Agile en Scrum? Bekijk ons trainingsaanbod of neem vrijblijvend contact met ons op.

Ook interessant:

• Scrum Overheid: 4 redeneren om te scrummen binnen de overheid
• Zelforganisatie: Wat is het? En hoe start je met zelforganisatie? 
• Scrum motiveert!
• 10 redenen om te starten met Agile werken

Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)