Welke laagdrempelige en innovatieve tools zijn er voor remote teams?

Het is goed mogelijk om als team online samen te werken dankzij diverse tools die de effectiviteit en productiviteit ten goede komen. In deze blog gaan we in op de volgende vraagstukken met betrekking op tools voor online werken:

• Waarom werkafspraken belangrijker zijn dan tools
• Dat tools logisch volgen uit werkafspraken
• Welke tools onze favoriet zijn

Waarom zijn werkafspraken belangrijker dan tools?

De daadkracht van een team is voor een aanzienlijk deel afhankelijk van de manier van samenwerken. Zijn er goede werkafspraken? Welke rollen zijn er binnen het team? Wie beslist waar over? Wie doet wat? Welke waarden hebben we als team? Hoe en wanneer geven we feedback? Welke terugkerende meetings hebben we en wat bespreken we in die meetings?

De werkafspraken die je als team maakt moeten passen bij het werk dat het team moet opleveren. Als een team vooral operationele procesmatige werkzaamheden uitvoert dan zijn andere afspraken nodig dan wanneer een team projectmatig werkt. Een team dat zowel projectmatig als procesmatig werk uitvoert, zal weer andere afspraken nodig hebben om resultaat te kunnen leveren.

Een tool mag nooit leidend zijn voor de samenwerking binnen een team; het type werk van het team moet leidend zijn voor de manier van samenwerken. De manier van samenwerken is vervolgens leidend voor de tool-keuze.

Wat is belangrijk in een online tool?

Veel organisaties kennen een wildgroei aan tools die nauwelijks of niet gebruikt worden. Dit moet én kun je voorkomen als je begrijpt wat er belangrijk is in een tool.

Gelukkig doet de wetenschap al decennialang onderzoek naar wanneer mensen een tool wel of juist niet gebruiken. Het Technologie Acceptatie Model (Lee, 2003) komt tot de simpele maar inzichtgevende conclusie:

• Als je wilt dat mensen een tool gebruiken, dan moet de gebruiksintentie voor de tool zo hoog mogelijk zijn.
• De gebruiksintentie is afhankelijk van twee factoren:
  • Een tool moet makkelijk te gebruiken zijn, want als een tool ‘user-friendly’ is dan neemt de intentie om de tool te gebruiken toe, én mensen zien sneller het nut in van een simpele tool.
  • Het ervaren nut van een tool is ook een bepalende factor voor de intentie tot gebruik. Om deze reden is het van belang dat je altijd éérst afspraken maakt over hoe je samenwerkt en daarna pas kijkt welke tool daar nuttig bij is.

Conclusie: maak éérst keuzes in de samenwerkingsvorm als online team. Schaf alleen tools aan die aansluiten op de samenwerkingsvorm én makkelijk zijn in het gebruik.

Welke online tools zijn het efficiëntst?

Wij hebben een aantal tools geselecteerd die aan bovenstaande voorwaarden voldoen. We categoriseren de tools in drie categorieën: videobellen, chatten, en visualiseren van werk.

Videobellen

Bij online samenwerken is het van belang om te kunnen videobellen. De effectiviteit van email en telefoon conversaties ligt een stuk lager dan die van videoconversaties zoals bovenstaande afbeelding laat zien.

Wij raden de volgende tools aan voor videobellen:

• Microsoft Teams: veel organisaties hebben al lopende licenties voor Microsoft Office (Word, Excel, etc.). Daar zit Microsoft Teams bij inbegrepen. De applicatie integreert goed met outlook waardoor je makkelijk vergaderingen kunt hebben via een videogesprek. Het is ook mogelijk om 1-op-1 gesprekken te hebben via video. Je kunt je scherm delen als presentator en er is een whiteboard functionaliteit voor als je wat wilt uitleggen.

• Google Hangouts: dit is de tegenhanger van Teams voor organisaties die de G-Suite gebruiken (Gmail, Docs, Sheets, etc.). Google Hangouts heeft vergelijkbare functionaliteiten als Microsoft Teams.

• Zoom: deze applicatie is wat geavanceerder. Het is met Zoom mogelijk webinars te verzorgen of subgroepjes te maken in videogesprekken. Ook is het met Zoom mogelijk om telefoonscherm of iPad-scherm te delen en met twee camera’s te werken. Zoom is niet gratis en de prijs is afhankelijk van de functionaliteit die je wilt gebruiken.

Chatten

Onderzoek wijst uit dat chatsystemen effectiever zijn om als team online samen te werken, dan het gebruik van e-mail (Lee et al., 2003). Kleine vragen worden sneller opgelost en gesprekken worden overzichtelijker gedocumenteerd. Daarnaast zijn mensen beter in staat zich volledig uit te drukken in een chatsysteem vergeleken met email en werkt het beter om frustraties te voorkomen of op te lossen. Veel organisaties en teams kiezen er daardoor voor om interne communicatie via de chat te laten verlopen. E-mails zijn dan voornamelijk nog voor de externe communicatie: buiten de organisatie.

• Microsoft Teams: naast videobellen is het in teams mogelijk om 1-op-1 chats of groeps-chats te voeren. Dit maakt Teams een complete tool.

• Slack: vernieuwende organisaties en start-ups kiezen voor Slack. Slack integreert goed met andere applicaties. Zo zijn er meer dan 2.000 apps die aanvullende functionaliteit aan Slack geven. Denk aan integraties met bijvoorbeeld Google Drive, Dropbox, Github, Trello, Jira, of Salesforce. Dit maakt het mogelijk Slack flexibel te integreren in jouw specifieke applicatielandschap. Slack is gratis met beperkte functionaliteit. Als je volledige functionaliteit wilt, is Slack prijzig, namelijk €6 per gebruiker per maand.

Visualiseren van werk

Als je niet in dezelfde ruimte zit kun je niet meer op een flip-over kliederen of post-its plakken. Het visualiseren van werk is een belangrijk onderdeel voor een optimale samenwerking. Het in beeld brengen van ideeën, zorgt ervoor dat het werk inzichtelijk blijft.

Het visualiseren van werk kan bijvoorbeeld ook digitaal met:

• Trello: dit is een laagdrempelig bord waar je kaartjes van column naar column kunt slepen. Het werkt perfect om bij te houden wie waar mee bezig is en het is in te zetten voor teams die bijvoorbeeld Scrum of Kanban gebruiken. Trello is een vervanging voor bijvoorbeeld de ouderwetse actielijst of fysieke backlogs. De gratis versie van Trello biedt voor de meeste teams voldoende functionaliteit.

Screenshot uit Trello van een team dat online samenwerkt

• Miro: deze applicatie heeft veel functionaliteiten. Zo kun je er brainstorms mee faciliteren, user story maps in maken en persona’s uitwerken. Dit is een perfecte tool voor teams die streven naar innovatie en leent zich ook prima voor productontwikkeling. Miro is niet gratis en de prijs is afhankelijk van hoe je de tool wilt gebruiken.

Enkele standaard Miro-templates

Bron: Lee, Y., Kozar, K. A., & Larsen, K. R. (2003). The technology acceptance model: Past, present, and future. Communications of the Association for information systems, 12(1), 50.

Blogreeks Slim Online Samenwerken

Deze blog is onderdeel van een 6-delige blogreeks, waarin verschillende vraagstukken rondom online samenwerken worden belicht. Om teams te ondersteunen in het slim online samenwerken, heeft Agile Scrum Group 10 korte workshops ontwikkeld die per stuk kunnen worden afgenomen. Lees meer over het Slim Online Samenwerken Curriculum of schrijf je hier onder in voor de 6-delige blogreeks over online samenwerken.

Vind je dit artikel interessant?

Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)

Over de auteur: Rik van der Wardt

Rik is Agile Coach met specialisatie op innovatie en zelforganisatie. Zijn expertise ligt op het ontwikkelen van teams die zelf verantwoordelijkheid nemen voor hun werk en tot waardevolle vernieuwing komen. Dit doet hij door het inzetten van elementen uit het Agile gedachtegoed, het aanspreken van intrinsieke drive, een dosis gezond verstand en aanstekelijk enthousiasme.