samen
werken
Scrum Transparency: voordelen van het werk visualiseren
De kracht van visualisatie bevindt zich in vele optieken. Hedendaags wordt er echter in veel Agile teams beperkt gebruik van gemaakt. Ook zie je dat teams wel starten met werken met visualisatie, maar dat het op den duur in de vergetelheid raakt of versloft. Toch is dat zonde, want juist met visualisatie kan je veel creatiekracht tot stand brengen en kenniswerk optimaliseren. In dit blog bespreken wat Scrum Transparency is en hoe visualisatie helpt de jouw team verder te helpen.
Wat is Scrum Transparency?
Scrum Transparency is één van de drie fundamentele pijlers van Scrum, naast inspectie en aanpassing. Het refereert aan het zichtbaar maken van informatie, processen en voortgang, zodat iedereen over dezelfde informatie en inzichten beschikt, wat de samenwerking vergemakkelijkt. Transparantie maakt duidelijk wie wat doet, wat de doelen zijn en waar Impediments zitten. Visualisatie is dan ook een essentieel element voor het transparant maken van de werkzaamheden om een soepele samenwerking te bewerkstelligen. Echter biedt het visualiseren van werk nog veel meer voordelen.
We hebben hier een uitgebreide blog over waarom transparantie binnen Scrum zo belangrijk is.
De andere voordelen van visualisatie
Visualisatie betekent het vertalen van een gedachte naar beeld. De kunst is om dit beeld vervolgens transparant te maken zodat je hiermee informatieoverdracht creëert met teamgenoten en stakeholders. Misschien heb je wel eens van de uitdrukking gehoord: ‘een beeld zegt meer dan duizend woorden.’ Deze uitspraak slaat volledig op de kracht van visualisatie.
Dankzij visualisatie ontstaan er vrijwel direct associaties en roept het allerlei emoties op. Denk aan euforie, ontroering, woede of blijdschap. Emoties wakkeren op hun beurt weer actie aan. Bovendien is de kans groter dat dankzij deze visuele beleving mensen beter de boodschap onthouden en het pakkender is om naar de informatie te luisteren.
Visualisatie wordt dan ook veel gebruikt in creatieve teams waar het een belangrijke rol speelt bij de ontwikkeling van nieuwe ideeën en inzichten. Ook schept visualisatie een zekere manifestatiekracht; als je het voor je ziet, maak je het werkelijk. In een wereld van snelle verandering en vage doelen is het de kunst om het onzichtbare zichtbaar te maken en visualisatie ondersteunt dit.
Visualisatie helpt bij
- Het inzichtelijk maken van wie wat doet, en waar de Impediments zitten. Dit refereert naar het concept van Scrum Transparency
- Efficiënte communicatie: de kracht van eenvoud kan in één beeld een heel verhaal meegeven
- Beter begrip en inzicht: complexe informatie is beter begrijpelijk
- Binding: visuele informatie wordt beter onthouden dan tekstuele informatie
- Kern van zaken: helpt bij de rode draad bepalen en makkelijker komen tot oplossingen
- Hogere productiviteit: tijdsbesparing door snel en effectief informatie delen waarbij minder cognitieve belasting plaatsvindt
- Verhalen vertellen: verbetert de presentatievaardigheden en overtuigingskracht
- Motivatie: houdt de energie hoog, boeiend en aantrekkelijk waardoor de betrokkenheid wordt verhoogd
- Inclusiviteit en toegankelijkheid: maakt informatie toegankelijker voor iedereen, ook degenen die hun kracht in beeldcommunicatie vinden in plaats van taal
Invalshoeken en vormen van visualisatie
Wanneer je naar je huidige bedrijfsvoering kijkt, zijn er wellicht al een aantal visualisaties die veel gebruikt worden. Denk aan grafieken, diagrammen, burn-down charts etc. Toch zijn er veel meer krachtige vormen van visualisatie die je kunt gebruiken. Zeker binnen Agile werken, waar geldt: transparantie, inspectie, aanpassing, is het van belang zo veel mogelijk te visualiseren bij complexe aangelegenheden. In de basis heb je het dan over het transparant maken van werkzaamheden, door bijvoorbeeld canvassen, borden en backlogs te gebruiken. Dit kan een slag dieper op het moment dat je ook daadwerkelijk beelden gebruikt.
De vraag is eerst, wat is de invalshoek van je visualisatie? Wil je informatie overdragen, innovatie tot stand brengen, creativiteit aanwakkeren, enthousiasme creëren, autonomie versterken, een doel halen, verandering teweegbrengen of een andere invalshoek? Het is goed om dit van tevoren te bepalen zodat je ook een geschikte vorm kan kiezen voor de uitvoering van de visualisatie.
Er zijn verschillende vormen waar je aan kunt denken:
- Gedachten ordenen en overbrengen: hier werkt bijvoorbeeld een mindmap goed
- Verhalen vertellen: werk dan bijvoorbeeld met storycubes of associatiekaarten, die de verteller helpen met het bekrachtigen van het verhaal
- Samen tekenen: laat teamleden zelf in beeld uittekenen hoe zij het voor zich zien
- Storyboard: maak een verhaallijn met beeld, bijvoorbeeld de customer journey in beeld uitgetekend
Visualisatie werkvorm: drawing together
De werkvorm drawing together van de stroming Liberating Structures is een sterke werkvorm om visualisatie te bevorderen. Probeer deze dus vooral zelf uit.
Om te beginnen is een goede voorbereiding het halve werk. Zorg dus voor een duidelijke uitnodiging voor een groep van minimaal 6 personen. Benodigde materialen zijn flipover vellen en stiften. De ruimte moet groot en comfortabel genoeg zijn en mag zeker een mate van inspiratie bevatten. Ook handig is het om van tevoren de intentie van de werkvorm mee te geven, wat is het onderwerp voor de visualisatie?
Tijdens de sessie kan je de volgende stappen doorlopen:
- Context van het doel toelichten en de reden van de werkvorm. Welke stappen gaat iedereen doorlopen?
- Individueel Reflecteren (5 minuten): denk individueel na over het onderwerp en laat iedereen afzonderlijk zijn/haar gedachten en ideeën in een eenvoudige tekening uitdrukken.
- Interactie in kleine groepen van 3-4 personen (10 minuten): laat elke deelnemer zijn of haar tekening uitleggen aan de groep. Na de volledige uitleg mag iedereen vragen stellen (deze kunnen zij opschrijven tijdens het horen van de uitleg) en feedback geven.
- Samenvoegen van ideeën (15 minuten): laat elke groep een gezamenlijke tekening maken die de belangrijkste ideeën en inzichten van alle groepsleden weergeeft. Wat is er besproken en wat is er geleerd?
- Presentatie en discussie (20-30 minuten): elke groep presenteert plenair de gezamenlijke tekening. Zoek naar de gemeenschappelijke thema’s, overeenkomsten en verschillen tussen de verschillende uitingen.
- Afsluiting en reflectie (10-15 minuten): vat de belangrijkste inzichten en thema’s samen die tijdens de sessie zijn opgekomen en bepaal hoe dit in de praktijk toegepast kan worden. Tevens is er ruimte voor reflectie over het proces en ervaringen.
Tot slot
Indien je start met visualiseren is dit voor veel mensen nieuw en dus spannend. Een veelgehoorde uitspraak die dan valt is ‘ik kan niet tekenen’. Het goede nieuws is dat je niet hoeft te kunnen tekenen omdat de kracht van visualiseren niet gaat om perfectie. Het gaat om het delen van ideeën en het aanwakkeren van co-creatie. Des te belangrijker is het om te zorgen voor een veilige omgeving zodat iedereen zich comfortabel voelt zonder angst voor oordeel. Hier kun je voorafgaand altijd afspraken over maken. Last but not least, houd altijd het proces in ogenschouw, de waarde ligt in de onderlinge interactie, gezamenlijk leervermogen en het vieren van inzichten. Indirect volgt dan vanzelf resultaat.
Ben je naar aanleiding van dit artikel enthousiast geworden over werk visualiseren en transparantie? En wil je er graag eens over doorpraten? Aarzel dan niet en neem contact op via 020 2614 195 of info@agilescrumgroup.nl en één van onze consultants helpt je graag verder.
Ook interessant:
- Agile mindset: wat is het en hoe ontwikkel ik het? (+3 werkvormen)
- Welke rollen zijn er in Kanban?
- Wat is het verschil tussen transformeren en optimaliseren?
